Рискм при работе на условиях гарантийного письма

Рискм при работе на условиях гарантийного письма

Рискм при работе на условиях гарантийного письма

Кирилл Сидоренко → Гарантийное письмо: практические рекомендации по оформлению и применению


В практике коммерческого оборота довольно распространено применение такого документа, как гарантийное письмо. Учитывая, что Гражданский Кодекс Российской Федерации не содер-жит такого понятия, необходимо определить юридическое значение гарантийного письма в контексте практики его использования предпринимателями. Гарантийное письмо в основном применяется в двух случаях — когда должник признает свою задолженность перед кредитором и определяет сроки ее погашения, а также в ситуации, когда контрагент просит продать товар, оказать услугу, выполнить работы на условиях отсрочки или рассрочки платежа.

Рассмотрим эти ситуации подробнее. Признание долга В ситуации, когда контрагент задерживает оплату, кредиторам всегда хочется иметь уверен-ность в том, что деньги будут получены. Поэтому кредиторы часто становятся инициаторами выдачи должником гарантийного письма.

Опыт изучения многочисленных «писем счастья» показывает, что типичным их содержанием является примерно следующее: «ООО «Ромашка» подтверждает задолженность перед ООО «Василёк» в размере 1 рубль и обязуется погасить задолженность до такого-то числа».

Можно с уверенностью заявить, что пользы от такого до-кумента не больше, чем от таблетки успокоительного средства: возможно кому-то он и позво-лит спать спокойней, но вероятность погашения долга он не увеличивает.

Есть ли тогда смысл требовать от контрагентов предоставления таких документов?

На самом деле, при корректном оформлении гарантийного письма, этот документ может оказаться крайне полезным. В принципе, при надлежаще оформленных документах по сделке, необходимости в гарантий-ном письме для последующего обращения в суд нет, ничего нового по содержанию отношений сторон оно нам не дает, кроме одного важного момента — перерыва срока исковой давности. По общему правилу (ст. 196 ГК РФ) срок исковой давности составляет три года.

Согласно же ст.203 ГК РФ течение срока исковой давности прерывается предъявлением иска в установленном порядке, а также совершением обязанным лицом действий, свидетельствующих о признании долга. После перерыва течение срока исковой давности начинается заново; время, истекшее до перерыва, не засчитывается в новый срок.
После перерыва течение срока исковой давности начинается заново; время, истекшее до перерыва, не засчитывается в новый срок. В п.20 совместного постановления Пленумов Верховного (от 12.11.2001 №15) и Высшего Арбитражного судов (от 15.11.2001 №18) указывается, что к действиям, свидетельствующим о признании долга в целях перерыва течения срока исковой давности, исходя из конкретных обстоятельств, в частности, может относиться признание претензии.

Очевидно, что письмо, самостоятельно направленное должником в адрес кредитора с признанием задолженности, также является действием, прерывающим течение срока давности. В связи с этим по тем долгам, срок давности по которым истекает, но в отношении которых еще жива надежда на их погашение в той или иной форме и пока что нет желания обратиться в суд с иском, следует обеспечить получение подобного письма, чтобы оставить себе возможность на получение судебного решения, если долг всё же не будет погашен добровольно. При полном же отсутствии документов по сделке или крайне некачественном их оформлении, фактически равнозначном их отсутствию, гарантийное письмо не закроет бреши в Вашей позиции и будет «инъекцией в протез».

Гарантийное письмо может быть дополнительным доказательством, исправляющим некоторые недостатки основного пакета документов. Прежде всего речь идет о наиболее распространенной проблеме при оформлении передачи товаров, оказании услуг, выполнении работ — подписании документов о приемке неуполномоченным лицом.

В такой ситуации оснований требовать оплаты с контрагента не будет. Но если контрагент направляет гарантийное письмо в котором признает долг, то это действие в соответствии с п.2 ст.183 ГК РФ будет квалифицировано как прямое последующее одобрение сделки, совершенной неуполномоченным лицом, что следует в частности из п.5 Информационного письма ВАС РФ от 23.10.2000 №57 (подробнее об этой и смежных с ней проблемах Вы можете прочитать в статье о самых распространенных ошибках в документах по поставкам в «Правовом обозрении» №13 (86) за декабрь 2008 г.). Однако, чтобы такое письменное заявление могло быть расценено как последующее одобре-ние, из его содержания должно быть понятно в отношении какой именно сделки выражено одобрение.

То есть недостаточно просто признать наличие задолженности в определенном размере, необходимо прямое указание на договор и первичные документы (накладные, акты приемки) с указанием их полных реквизитов (номера и даты). Кроме этого документ должен ясно определять стороны сделки.

Указание только на их наиме-нование не достаточно, поскольку действующее законодательство не препятствует регистрации юридических лиц с одинаковыми наименованиями. Для более качественной индивидуализации дополнительно следует указывать как минимум ИНН предприятия.

Примером корректной формулировки гарантийного письма может быть такая: «ООО «Ромашка» (ИНН ***, ОГРН ***) подтверждает получение от ООО «Василек» (ИНН ***, ОГРН ***) товар по накладной № *** от *** на общую сумму 3 рубля». При этом указание на срок погашения задолженности не обязателен, но желателен, поскольку вносит некоторую определенность в отношения сторон, а при его нарушении может быть дополнительным аргументом перед судом о недобросовестности контрагента, который нарушает не только договорные сроки, но и сроки, определенные им же самим.

Отдельно необходимо отметить, что получать гарантийные письма следует с «живой» подпи-сью, а ни в коем случае не по факсу или электронной почте.

Такие документы в нашей судебной практике в настоящее время практически невозможно представить в качестве достоверных доказательств. Также рекомендуем проверять подпись на аутентичность, если письмо не подписывалось в Вашем присутствии или присутствии Вашего представителя. Письмо может быть умышленно подписано иным лицом либо должник использует факсимиле для того, чтобы в дальнейшем оспорить данный документ и отказаться от признания долга.

Первое проверяется с помощью сравнения подписи на гарантийном письме с образцами подписи на других документах в отношении которых с достоверностью известно, что их подписывал руководитель предприятия-должника, а второе определяется в частности по таким признакам как ровное распределение краски по всей длине подписи, абсолютная «гладкость» ее выполнения без каких-либо дефектов, а самое главное — отсутствие следов вдавливания на бумаге от шариковой или перьевой ручки.

Для более детального изучения данной темы рекомендую интересующимся обратиться к разделам учебников по криминалистике, посвященным криминалистической технике, либо специализированной литературе по вопросу проведения почерковедческих и технических экспертиз документов, которая имеется в том числе в свободном доступе в Интернет.

Просьба продать товар (оказать услугу, выполнить работу) в долг Это вторая наиболее распространенная ситуация предоставления гарантийного письма. В этом случае письмо само по себе также не дает какой-либо дополнительной уверенности в том, что Ваш товар (работа, услуга) будут оплачены в будущем.

По-сути такое письмо является офертой (предложением заключить договор — ст.435 ГК РФ) на условиях отсрочки платежа. В том случае, если после получения такого письма Вы передадите Вашему контрагенту товар, окажете услугу, выполните работу со ссылкой в первичных документах на данное письмо, то таким образом Вы документально оформите заключение договора и Ваш должник будет нести обязанности в соответствии с нормами закона, регулирующими соответствующий вид договора. Однако, мы бы не рекомендовали широко практиковать подобную форму договорных отношений, поскольку в таком случае остаются неурегулированными многие вопросы и условия, которые могут иметь для Вас значение и всё, на что можно будет опираться в отношениях с должником — это общие положения Гражданского Кодекса, которые подчас вызывают больше вопросов, чем дают ответов.

Данная информация о таком способе оформления договорных отношений приведена исключительно для того, чтобы Вы имели правильное представление о значении такого документа как гарантийное письмо и с одной стороны не возлагали на него необоснованных надежд, а с другой стороны могли бы в случае необходимости «выжать» из него максимум пользы. В связи с изложенным, рекомендуем Вам не довольствоваться невнятными гарантийными письмами контрагентов, а разработать для них собственную форму документа, которая содержит все необходимые данные о сторонах и предстоящей сделке, чтобы иметь данный документ в качестве «запасного парашюта» если вдруг по какой-либо причине иные документы (прежде всего — договор, оформленный как единый документ) не позволят определить наиболее важные для Вас условия договора и прежде всего — существенные условия (по смыслу статьи 432 ГК РФ), без которых договорных отношений с точки зрения норм гражданского права просто не возникает.

В том случае, если в силу обстоятельств подобное «просительное» письмо направляете Вы, то обязательно обеспечьте исполнение следующих условий: Письмо должно исчерпывающим образом раскрывать как минимум существенные условия договора, а желательно также и иные наиболее важные для Вас условия сделки.

Письмо должно иметь реквизиты, позволяющие его идентифицировать (как минимум дату, а желательно также и номер) Вы должны иметь доказательство получения данного письмо Вашим контрагентом. Идеальный вариант — получение письма руководителем предприятия-контрагента под расписку на втором экземпляре письма. Менее желательным, но также допустимым является такое же получение документа представителем контрагента, в отношении которого у Вас есть доказательство наличия у него полномочий на получение документов от имени Вашего контрагента (доверенность либо иное письменное доказательство), либо доказательства наличия таких полномочий из обстановки (например при получении письма секретарем руководителя — иные письма, полученные этим секретарем ранее, на которые у Вас есть письменный же ответ).

В крайнем случае такое письмо следует отправить по почте, но не простым письмом, а ценным с описью вложения и уведомлением о вручении. При этом в описи вложения недостаточно просто написать «письмо», Вам следует максимально его индивидуализировать.

Необходимо указать номер, дату и тему (например «Предложение о поставке такого-то товара»).

При этом все указанные реквизиты (в том числе тема) должны быть в тексте самого письма, чтобы почтовый служащий мог удостовериться, что опись соответствует почтовому отправлению.

В дальнейшем, получив подтверждение доставки письма, Вы сможете утверждать что отправили контрагенту не «какое-то» письмо, а совершенно определенное. Первичные документы, оформляющие сделку (накладные, акты приемки) должны иметь ссылку на Ваше письмо с указанием его реквизитов. В том случае, если эти условия не будут соблюдены, то может иметь место например такая ситуация: Вы просите поставить Вам партию какого-либо товара с условием об отсрочке оплаты на два месяца (либо о рассрочке, т.е.
В том случае, если эти условия не будут соблюдены, то может иметь место например такая ситуация: Вы просите поставить Вам партию какого-либо товара с условием об отсрочке оплаты на два месяца (либо о рассрочке, т.е.

об оплате частями, например в течение трех месяцев).

Вы передаете письмо, поставщик отгружает товар, но в накладных отсутствует ссылка на Ваше письмо. В такой ситуации на основании ст.

486 ГК РФ поставщик будет вправе потребовать от Вас уплаты всей цены товара сразу непосредственно после его передачи. С учетом еще некоторых норм, оплата должна поступить на расчетный счет поставщика не позднее чем через два рабочих дня после передачи товара, если он находится в одном субъекте федерации с Вами, или не позднее чем через пять, если в разных.

В том случае, если указанный срок оплаты будет нарушен, то поставщик будет вправе также взыскать и проценты за пользование чужими денежными средствами на основании ст.395 ГК РФ. В силу сложившейся судебной практики при расчете суммы процентов за основу берется ставка рефинансирования, установленная Центробанком. В настоящее время эта ставка равна 13% (www.cbr.ru).

Резюмируя всё вышеизложенное, можем высказать одну обобщающую рекомендацию: учитывая, что цена ошибки в документах в условиях экономического кризиса может быть высокой не только в денежном выражении, использование Вами любых документов должно основываться на ясном представлении об их истинном юридическом значении и возможных последствиях их оформления и использования. Не используйте документы по принципу «все так делают», потому что ответственность за ошибку Вам придется нести в одиночку.

г.Красноярск, февраль 2009 г.

  1. 1
  2. 3 декабря 2010, 20:17

Правовая природа понятия «гарантийное письмо» в хозяйственной деятельности организаций

Важное 11 августа 2009 г. 17:28 Андрей Бадулин, юрисконсульт АКГ «» Опубликовано в «Финансовой газете» №31, 2009 В процессе осуществления хозяйственной деятельности организации часто прибегают к практике использования так называемых «гарантийных писем».

Такие письма могут выполнять различные функции – свидетельствовать о признании задолженности, удостоверять залоговые обязательства. В данной статье предполагается рассмотреть случаи, когда составление гарантийных писем подменяет собой заключение сторонами единого подписанного документа – договора. Это делается тогда, когда заключение полноценного договора невозможно или представляется нецелесообразным в определенный момент по техническим причинам или в связи с недостатком времени для его согласования, подписания и т.п.
Это делается тогда, когда заключение полноценного договора невозможно или представляется нецелесообразным в определенный момент по техническим причинам или в связи с недостатком времени для его согласования, подписания и т.п.

Подобные гарантийные письма обычно представляют собой документ, исходящий от одного из контрагентов, в котором содержится обязательство данного контрагента выполнить какое либо действие в отношении другого лица: уплатить деньги за оказанные услуги (выполненные работы, поставленные товары), оказать услуги или выполнить иные действия. При применении таких гарантийных писем возникает целый ряд вопросов: насколько правомерным является их использование, заменяют ли они собой обычный договор, необходимо ли в дальнейшем дополнительно оформлять правоотношения, возникшие из гарантийных писем, в какой форме такие гарантийные письма должны составляться и какую информацию содержать. Отвечая на поставленные вопросы необходимо иметь в виду следующее.

Понятие «гарантийное письмо» в действующих нормативно-правовых актах Российской Федерации не применяется.

Соответственно не содержится в нормативно-правовых актах и требований, предъявляемых к составлению и оформлению гарантийных писем. Фактически составление гарантийного письма является действием, направленным на заключение договора. В соответствии с Гражданского кодекса Российской Федерации договор заключается посредством направления оферты (предложения заключить договор) одной из сторон и ее акцепта (принятия предложения) другой стороной.

В соответствии с Гражданского кодекса Российской Федерации договор заключается посредством направления оферты (предложения заключить договор) одной из сторон и ее акцепта (принятия предложения) другой стороной.

Таким образом, по своей сути гарантийное письмо, исходящее от организации, в гражданско-правовом понимании представляет собой либо оферту (то есть предложение заключить договор), либо акцепт (то есть принятие уже существующего предложения заключить договор).

Рассмотрим ситуацию, при которой гарантийное письмо будет являться офертой.

В соответствии со Гражданского кодекса Российской Федерации офертой признается адресованное одному или нескольким конкретным лицам предложение, которое достаточно определенно и выражает намерение лица, сделавшего предложение, считать себя заключившим договор с адресатом, которым будет принято предложение.

То есть, в том случае если организация составляет гарантийное письмо, адресованное конкретному лицу (лицам), в котором содержится, например, предложение оплатить услуги контрагента, если таковые будут оказаны, либо предложение оказать такие услуги (выполнить работы, поставить товары) такое гарантийное письмо будет считаться офертой.

Гарантийное письмо- должно содержать существенные условия того вида договора, на заключение которого направлено предложение. Так, например, предложение в гарантийном письме оплатить выполнение контрагентом подрядных работ должно содержать перечень подлежащих выполнению работ, а также начальный и конечный сроки выполнения работ, так как в соответствии со статьями Гражданского кодекса Российской Федерации предмет и сроки выполнения работ являются существенными условиями договора подряда.

В том случае, если получивший надлежащим образом составленное гарантийное письмо-оферту контрагент ответит согласием на данное предложение либо осуществит действия по выполнению указанных в нем условий договора (отгрузка товаров, предоставление услуг, выполнение работ, уплата соответствующей суммы и т.п.), то его действия будут считаться акцептом оферты и договор между контрагентами будет считаться заключенным (в соответствии с пунктом 3 статьи 438 и Гражданского кодекса Российской Федерации). Дополнительного оформления отношений между сторонами требоваться не будет, хотя стороны по своему желанию могут подписать также и двусторонний документ – договор.

Необходимо учитывать, что в соответствии со Гражданского кодекса Российской Федерации полученная адресатом оферта не может быть отозвана в течение срока, установленного для ее акцепта, если иное не оговорено в самой оферте либо не вытекает из существа предложения или обстановки, в которой оно было сделано. То есть лицо, направившее контрагенту гарантийное письмо-оферту, лишено возможности отказаться от сделанного предложения, если иное прямо не указано в гарантийном письме.

Гарантийное письмо также может являться и акцептом, то есть документом, свидетельствующим о принятии существующего предложения о заключении договора (в соответствии с положениями Гражданского кодекса Российской Федерации). Такая ситуация может сложиться в том случае, если контрагентом, которому направляется гарантийное письмо, уже сделано предложение о заключении договора.

Так, например, предложение о заключении договора может содержаться в коммерческом предложении, полученном организацией, вытекать из смысла размещенной на сайте контрагента информации или содержаться в рекламе компании-контрагента. В таком случае, направление гарантийного письма контрагенту уже фактически сделавшему предложение о заключении договора (в том числе предложение, адресованное неопределенному кругу лиц), будет являться акцептом, то есть принятием условий, предложенных контрагентом.

Законодательством к акцепту не применяется таких требований, как к оферте.

То есть в гарантийном письме-акцепте достаточно сформулировать полный и безоговорочный ответ лицу, предложившему заключение договора о принятии его условий ( Гражданского кодекса Российской Федерации). Необходимо также помнить, что отозвать гарантийное письмо-акцепт можно только ранее или одновременно с поступлением гарантийного письма-акцепта контрагенту ( Гражданского кодекса Российской Федерации). Таким образом, можно сделать следующие выводы.

Возникновение правоотношений между сторонами на основании гарантийных писем без оформления единого подписанного сторонами документа является правомерным.

При этом необходимо чтобы сторонами были соблюдены требования к оферте и акцепту, предусмотренные Гражданским кодексом Российской Федерации. Судебная практика признает гарантийные письма в качестве доказательств заключения договора между сторонами. В частности, такой вывод можно сделать из Постановления Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 10 сентября 2007 года по делу № А56-43080/2006; Постановления Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 29 февраля 2008 года по делу № А56-8699/2007; Постановления Федерального арбитражного суда Московского округа от 02 октября 2006 года № КГ-А40/9363-06.
В частности, такой вывод можно сделать из Постановления Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 10 сентября 2007 года по делу № А56-43080/2006; Постановления Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 29 февраля 2008 года по делу № А56-8699/2007; Постановления Федерального арбитражного суда Московского округа от 02 октября 2006 года № КГ-А40/9363-06.

Вместе с тем, существенным недостатком использования гарантийных писем является то, что в них невозможно прописать досконально все права и обязанности сторон по договору. В частности, в гарантийных письмах обычно не указывают такие условия как: ответственность сторон за неисполнение обязательств, случаи досрочного расторжения договора; часто в гарантийных письмах детально не оговаривается порядок расчетов между сторонами, порядок урегулирования споров.

Таким образом, для четкого разграничения прав и обязанностей сторон, целесообразно дополнительно оформлять правоотношения сторон подписанием двустороннего документа – договора. Это позволит избежать возможных судебных споров между сторонами, а также позволит сторонам четко понимать свои права и обязанности.

Образец гарантийного письма об оплате задолженности

Автор статьи Практикующий юрист с 1990 года Убедить контрагента, что платежи после поставки товара, выполнения работ либо оказания услуг будут перечислены вовремя, поможет гарантийное письмо об оплате.

Оно представляет собой важный элемент деловой переписки между предприятиями и дает гарантию оплаты задолженности после предварительного выполнения обязательств одной из сторон по сделке.

Эта бумага является основанием для внесения в соглашение отсрочки или рассрочки платежей, а также реструктуризации долга. Образец гарантийного письма об оплате позволяет зафиксировать сроки и порядок расчета по поставке товара, аренде помещения или иному предмету сделки.

Другими словами, этот документ представляет способ обеспечения исполнения финансовых обязательств стороной по договору.

Он может являться ответом на претензию. Чтобы правильно составить письмо, стоит придерживаться соответствующих образцов оформления и бланков. Гарантийное письмо подтверждает вашу готовность исполнить взятые обязательства по договору.

В зависимости от условий договора и принятых обязательств, содержание письма может существенно отличаться. Например, образец гарантийного письма на оплату аренды помещения содержит совершенно разные пункты по сравнению с аналогичным документом для налоговой инспекции.

Читайте также Разберем, как правильно написать гарантийное письмо об оплате задолженности и рассмотрим образец этого документа по отдельным пунктам.

Прежде чем заполнить образец гарантийного письма об оплате задолженности, ознакомьтесь с требованиями.

В крупных компаниях есть специальные инструкции по делопроизводству, где содержатся правила оформления деловой переписки.

Нужно придерживаться официально-делового стиля. Эта документация оформляется на листе формата А4 или на специально разработанном бланке предприятия с его наименованием, всеми необходимыми реквизитами и логотипом.

При написании следует опираться на правила делопроизводства.

Такой документ отличается однозначностью формулировок, прозрачностью и ясностью намерений «гаранта».

Читайте также Составьте письмо-гарантию об оплате задолженности на фирменном бланке организации либо проставьте угловой штамп с уже имеющимися реквизитами фирмы (наименование, форма собственности, фактический адрес и т.д.). Чтобы правильно составить гарантийное письмо, нужно придерживаться правил делопроизводства.

Зарегистрируйте этот бланк как исходящую документацию.

В правом верхнем углу требуется указать реквизиты получателя (полное название компании, Ф.И.О. и должность руководителя). Если вы не в курсе, кто конкретно занимается финансами в фирме, адресуйте обращение компании в целом.

Образец гарантийного письма об оплате товара содержит просьбу о поставке либо выполнении услуг и гарантирует своевременную выплату. Текст документа начинается словами: «Просим выполнить», последний пункт — «Оплату гарантируем». Для письма, которое содержит только гарантию оплаты задолженности, начало будет следующее — «Гарантируем оплату».

При этом нужно указать точный срок исполнения финансового обязательства.

Перечислите продукцию либо услуги, которые стали предметом для оформления двухстороннего соглашения. Укажите размер суммы сделки не только цифрами, но и прописью, а также срок оплаты, размер штрафных санкций и пени, которые накладываются на плательщика в ситуации ненадлежащего исполнения обязательств. В конце документа обязательно укажите полное название, юридические адреса каждой из сторон и реквизиты банка для перечислений.

Передайте бланк на подпись руководству. В определенных ситуациях письмо имеет право подписывать и главбух. Заверьте их подписи печатью. Обратите внимание!Гарантийное письмо оплаты имеет юридическую силу при грамотном оформлении и соблюдении правил делопроизводства.

В обязательном порядке указываются полные реквизиты сторон-партнеров, формулировки «оплату гарантируем», присутствует подпись руководителя и печать организации. Заполнив образец гарантийного письма об оплате по договору, необходимо соблюсти правила вручения документа контрагенту.

При возникновении споров о порядке и сроках расчета по контракту, доказательства вручения будут исследоваться судом. Направить адресату соответствующую корреспонденцию можно несколькими способами:

  • факсом;
  • через почтовую связь — заказным письмом с уведомлением о вручении;
  • лично. В таком случае адресат обязан расписаться в получении документации;
  • по электронной почте.

Наиболее предпочтительные варианты — первый либо второй, так как у отправителя остаются на руках подтверждающие документы. Остальные возможны по соглашению сторон (к примеру, если в договоре между сторонами указаны адреса e-mail).

  1. жаргон, устаревшие, неупотребляемые слова (архаизмы) и двусмысленные слова не должны присутствовать в деловой переписке;
  2. будьте грамотны — пишите без ошибок.
  3. применяйте официальный стиль изложения, не усложняйте предложения — они должны быть просты и конкретны;
  4. не нужно использовать деепричастные и причастные обороты;
  5. фразы не должны быть расплывчатыми, долгие рассуждения неприемлемы. В противном случае ваш получатель не поймет суть ваших требований или будет сомневаться в ваших гарантиях. Искренность и доброжелательность помогут настроить контрагента на принятие положительного решения в вашу пользу;

Типовой образец гарантийного письма об оплате услуг или продукции не утвержден на законодательном уровне. Поэтому контрагенты должны придерживаться при их составлении стиля, принятого для деловых бумаг.

Образец правильного гарантийного письма об оплате задолженности должен содержать четкие формулировки, позволяющие определить срок и порядок исполнения обязательств, а также условия привлечения к ответственности. Поэтому содержание отдельных пунктов может существенно отличаться, в зависимости от предмета сделки, Содержание документа должно быть четким и понятным, язык — деловым, без сленговых и жаргонных выражений.

Прописывая условия, важно осознавать свои реальные возможности.

Обратите внимание!При невыполнении обязательств вам придется заплатить пени и штрафы.

Образец гарантийного письма об оплате garantiinoe-pismo.docx ≈ 12 КБ Мы не рекомендуем вам составлять документ самостоятельно. Обратитесь к юристу! Скачать образец гарантийного письма об оплате по договору можно на нашем сайте.

Заполняя образец гарантийного письма на оплату счета, нужно указать следующие пункты:

  1. наименование организации, ФИО лица, которому адресовано письмо — получателя;
  2. суть предоставляемых адресату гарантий;
  3. реквизиты отправителя (ИНН, КПП);
  4. наименование организации, ФИО лица-отправителя;
  5. сроки исполнения.
  6. юридический и фактический адрес отправителя;
  7. вид обстоятельств;

В конце ставится гербовая печать компании-отправителя, подпись и дата составления документа. Гарантийное письмо можно составить при взятии кредита, регистрации компании в налоговой, по договорам поставки, выполнения работ или оказания услуг.

Оформляя этот документ, вы гарантируете исполнение в будущем взятых на себя обязательств по оплате долга.

К перечисленным выше пунктам необходимо добавить сумму задолженности (указывается прописью и цифрами), график ее погашения, номер и дату договора, по которому возник долг. Чтобы перенести сроки исполнения обязательств или согласовать реструктуризацию долга, можно использовать образец гарантийного письма об отсрочке оплаты. В таком документе нужно указать точный срок, на который должник просит перенести выплаты, а также условия ответственности за его нарушение.

Этот документ необходим при регистрации юридических лиц.

Налоговые инспекторы часто требуют от заявителей предоставления гарантийного письма от будущего арендодателя.

Таким образом ФНС проверяет адрес создаваемой организации.

В письме важно указать на намерение собственника заключить с регистрируемой организацией договор аренды нежилого помещения, расположенного по конкретному адресу.

Также стоит прописать реквизиты правоустанавливающих документов на помещение. Чтобы собственник арендуемого объекта не сомневался в своевременном расчете по платежам, необходимо заполнить и представить образец гарантийного письма об оплате аренды.

В этом документе указывается ссылка на заключенный договор либо потенциальный арендатор будет гарантировать своевременность оплаты при заключении соглашения.

Образец гарантийного письма об оплате помещения понадобится и при возникновении задолженности по ежемесячным платежам.

Важно тщательно прописать гарантии, предоставляемые собственнику объекта, так как за несвоевременную оплату аренды договор может быть расторгнут в одностороннем порядке.

Этот документ предоставляет заказчику исполнитель перед заключением договора.

В нем указываются конкретные виды работ или услуг, которые в определенный срок обязуется выполнить подрядчик. На практике для подтверждения добросовестности исполнителя представляется и банковская гарантия. Образец гарантийного письма на оплату счета необходим, если срок получения продукции не совпадает с моментом перечисления средств.

В таком письме важно указать сумму оплаты и наименование товара, реквизиты продавца.

В некоторых ситуациях можно прописать ответственность за нарушение обязательства. Оно имеет ряд важных функций:

  1. подтверждает факт оформления соглашения между контрагентами (в качестве доказательства).
  2. удостоверяет определенный размер долга одной стороны перед другой, а также прочие обстоятельства;
  3. является признанием задолженности (а это связано с доказыванием и течением срока исковой давности);

Обратите внимание!

Гарантийное письмо считается одним из вариантов обеспечения обязательств и используется не только в деловых отношениях юрлиц, но и при взаимодействии физлиц и ИП. В дополнение к письму можно представить банковскую гарантию на всю сумму долга.

Нередко гарантийными письмами обязуются выполнить любые действия, которые не противоречат действующим законам: например, оформление контракта в определенные сроки, подтверждение каких-то сведений, исполнение взятых обязательств, а также работ, поставки товара либо предоставления услуг.

Грамотно написанное гарантийное письмо создает хорошую репутацию вашей организации и является залогом долгосрочного сотрудничества с деловым партнером. Если у вас возникли трудности с составлением этого документа, рекомендуем обратиться к нашим юристам за консультацией.

Связаться со специалистом можно по телефону или написать нам прямо на сайте.

Редактор Практикующий юрист с 2006 года

Гарантийное письмо – что это такое, как выглядит, зачем нужно, имеет ли юридическую силу?

В деловой переписке между компаниями и/или индивидуальными предпринимателями гарантийное письмо является частым видом официального документа. Такая бумага имеет юридическую силу, выполняет ряд функций и обязательно составляется по всем правилам документооборота. Компании в условиях рыночной экономики взаимодействуют с партнерами и подрядчиками ежедневно.

Не каждую сложившуюся ситуацию можно решить путем устных переговоров.

Для того чтобы договоренности имели юридическую силу, одна из сторон может направить другой гарантийное письмо. Такой документ считается официальным и даже учитывается в судебном процессе как доказательство. Гарантийное письмо – это одно из разновидностей деловой переписки между юридическими лицами, выражающее волеизлияние одной стороны произвести определенные действия в пользу другой.

Такой документ подписывается руководителем предприятия или иным лицом, наделенным такими полномочиями.

Для того чтобы некую официальную бумагу можно было считать гарантийным письмом, она должна иметь следующий вид:

  • Иметь другие атрибуты документации: дату, ФИО и подпись исполнителя, штамп организации.
  • В краткой форме в официально-деловом стиле на листе А4 с одной стороны излагается сама суть документа. То есть, кто, кому и что гарантирует.
  • Нередко такой официальный деловой документ печатается на фирменном бланке компании.
  • Содержать заголовок и «шапку»: реквизиты стороны-гаранта и получателя.

В сфере бизнеса служебная переписка считается рутинной обыденностью специалистов многих отделов. Некоторые из них ежедневно имеют дело с гарантийными письмами, которые:

  • Иногда нужны, чтобы изменить условия ранее подписанных обязательств.
  • Необходимы для подтверждения выполнения ранее оговоренных требований в особых условиях. К примеру, из-за некоторого форс-мажора должник не оплачивает в сроки задолженность или задерживает поставку товара.
  • В определенной ситуации такой документ помогает прервать срок исковой давности, потому как в нем должник признает свои долговые обязательства.
  • В некоторых ситуациях юристы объясняя, что дает гарантийное письмо, советуют требовать такой документ вместо официального договора, то есть используя его как более простую форму официальной бумаги.
  • В некоторых ситуациях подтверждают ранее оговоренные договоренности, подписание документов по которых было произведено неуполномоченными лицами.

Поскольку такой документ относится к деловой переписке, то многие сомневаются, имеет ли юридическую силу гарантийное письмо.

Специалисты в области юриспруденции так объясняют суть этого документа:

  • Такая бумага может иметь юридическую силу и признаваться как доказательство в суде, если составлена согласно всем нормам права. То есть указаны все необходимые данные и сама суть гарантии.
  • Он выражает лишь волеизлияние одной из сторон совершить некоторые действия в пользу другой.
  • Однако такая официальная бумага не может приравниваться по юридической силе к договору. В некоторых ситуациях она может лишь заменить его часть, к примеру, оферту или акцепт.

Официально в законодательных актах страны не закреплено такое понятие, как гарантийное письмо и не предусмотрена официальная форма его составления.

В зависимости от ситуации, при которой возникла необходимость в его написании, выделяют следующие разновидности документа:

  • Для подтверждения обещания поставить продукцию или оказать услугу за определенное вознаграждение. Считается частью более «серьезного» документа – договора.
  • Документ, гарантирующий предоставление в определенные сроки других официальных бумаг, необходимых для совершения сделки или других действий.
  • Письмо о гарантийных обязательствах по выплате некой задолженности. К примеру, за поставленную продукцию, выполненную услугу или заемную сумму денег.
  • Документ, подтверждающий намерение работодателя принять на работу сотрудника. Часто необходим в миграционную службу, чтобы гражданин другого государства могут пересечь границу или осуществлять свою деятельность на территории.

Самой частой разновидностью документа является гарантийное письмо на оплату уже имеющейся задолженности.

Его компания-должник направляет кредитору, чтобы:

  • По возможности получить изменения условий договора, к примеру, не выплачивать пеню, которая значится в документе.
  • Подтвердить свои намерения оплатить имеющийся счет.
  • Обозначить причину задержки и сроки погашения долга.
  • Признать факт имеющейся задолженности.
  • При необходимости попросить новую поставку товара без оплаты предыдущей и другое.

Гарантийное оплатное письмо имеет свои особенности:

  • Такой вид документа часто подписывает не только директор, но и главный бухгалтер компании.
  • Нередко в документе указывается еще и факт наличия пени. В ряде ситуаций должникам удается избежать штрафных санкций после устных и письменных договоренностей с кредиторами.

Еще одной разновидностью документа является письмо-гарантия о приеме на работу. Оно может потребоваться:

  • Людям, освободившимся из мест лишения свободы для органов, осуществляющих контроль за такими персонами.
  • Иностранному гражданину, принимаемому на работу в другое государство для предоставления в ФМС.
  • Учащемуся в высшем учебном заведении для предоставления в деканат, например.
  • Специалистам, которые хотят удостовериться в серьезности намерений работодателя и не потерять текущую работу.

Разбираясь в том, что это такое гарантийное письмо о приеме на работу, многие специалисты по документообороту советуют просить составителя указывать в нем:

  • Условия социального пакета и прочие важные нюансы.
  • Размер заработной платы или систему премирования.
  • Вакантную должность, которая будет занята соискателем.

Часто в деловом документообороте компании встречается гарантийное письмо на поставку товара.

Оно бывает необходимо, если нарушаются сроки, оговоренные в договоре.

Аналогичной разновидностью является гарантийное письмо о выполнении работ.

В таких документах могут указываться:

  • Факт поставки товара надлежащего качества и в полном или частичном объеме.
  • Причину задержки, которая может повлиять на условия назначения санкций, например, форс-мажорные обстоятельства.
  • Иногда, когда наименований товара не много, можно перечислить их в самом тексте или же приложить копию накладной или ссылку на нее.
  • Точные сроки исполнения условий по договору (поставка товара, оказание услуг).

Более редкой разновидностью является гарантийное письмо о предоставлении документов в срок. Оно может быть необходимо как ответ на претензию в ситуациях заключения коммерческой сделки или иных форм соглашений, для которых требуется некий пакет документов. Нередко ответчик гарантирует предоставить запрашиваемый юридический адрес в указанный срок, например, для заключения договора аренды или в налоговую инспекцию.

В российском законодательстве не существует правового акта, который бы регламентировал составление гарантийного письма о выполнении обязательств по договору.

Что касается сроков действия, то они абсолютно никак не определены на законодательном уровне.

В этом вопросе можно руководствоваться лишь текстом самого документа, в котором могут быть прописаны, к примеру, дата составления и конкретное число, к которому обязательства будут выполнены. Для того чтобы такой документ имел юридическую силу, необходимо соблюсти все нюансы оформления гарантийного письма, указав:

  • Печать организации.
  • Дату составления официальной бумаги.
  • ФИО и контакты составителя документа при необходимости.
  • Если в организации ведется делопроизводство по всем правилам, то необходимо присвоить номер документу и указать его.
  • Стороны: отправителя и получателя.
  • Должность, инициалы и подпись уполномоченного лица: директора компании, главного бухгалтера.
  • Кратко и лаконично указывается суть гарантии: кто, что, кому, в какие сроки и другие нюансы.
  • Если подпись ставится по доверенности, то это тоже важно указывать.
  • Реквизиты стороны-гаранта.

По своей сути форма гарантийного письма предполагает обязательное размещение реквизитов стороны-отправителя (гаранта). Их можно размещать «в столбик» в левом или правом верхнем углах документов.

Для организаций и частных предпринимателей в реквизитах обязательно указывается:

  1. фактический адрес;
  2. юридический адрес;
  3. адрес электронной почты.
  4. ОГРН, ИНН или КПП фирмы или ИП;
  5. номера телефонов или факса для связи;
  6. полное наименование компании;
  7. инициалы должностного лица отправителя;

Существуют и некоторые нюансы того, как пишется гарантийное письмо:

  • Такое деловое письмо составляться в официально-деловом стиле.

    Допустимы только стандартные выражения и обороты, «сухие» факты и подчеркнуто уважительный тон обращения.

    В противном случае документ не будет рассматриваться как серьезная бумага.

  • Документ лучше составлять на официальном бланке компании. Это не влияет на его юридическую силу, однако повышает статус серьезности в глазах получателя.
  • В деловой переписке не допустимы архаизмы и жаргонный стиль изложения.
  • Весь текст располагается с одной стороны листа А4. В редких случаях, когда требуются дополнения, их указывают в документе как приложения.

    Все страницы нумеруются и подписываются в обязательном порядке, либо сшиваются по всем правилам документооборота.

  • Саму суть гарантии важно излагать максимально ясно и прозрачно, избегая двусмысленных фраз.
  • Лучше исключить сложные предложения, причастные и деепричастные обороты.

Выше уже упоминалось, что понятие гарантийного письма не регламентировано в законодательстве РФ, однако по закону некоторые действия с ним можно совершать по аналогии с другими документами. То есть отозвать гарантийное письмо на оплату счета по договору неправомерно, однако такое действие можно совершить, если оно вступает акцептом. То есть ответом на ранее предложенные договоренности.

В таком случае ранее высланную бумагу можно официально отозвать:

  • Оно (извещение) должно быть доставлено ранее, чем «гарантийка» адресату или одномоментно с ее доставкой.
  • Для этого необходимо отправить извещение об отзыве.

В любом делопроизводстве составленное по всем правилам гарантийное письмо – это документ, который подтверждает обязательства одной стороны перед другой с минимальным указанием нужной информации. То есть в случае нарушения договоренности, документ может выступать как основным, так и дополнительным доказательством наличия возникших правоотношений и неисполнения одной из сторон своих обязательств. Такие бумаги принимаются на рассмотрение в качестве доказательства в арбитражных судебных разбирательствах по гражданским делам.