Обязанности архивариуса на предприятии

Обязанности архивариуса на предприятии

Обязанности архивариуса на предприятии

Архивариус: обязанности на предприятии

Архивариусом может выступать сотрудник архива или же хранитель документов. Должностные обязанности архивариуса на предприятии направлены на грамотную организацию работы и документооборота в архиве.

Поговорим о них подробно в этой статье. Должностные обязанности данного специалиста велики. Сотрудник с такой профессией востребован там, где наблюдается большой могут быть страховые, финансовые предприятия, учреждения.

Также есть такая должность, как архивариус в суде.

Обязанности его заключаются в ведении документооборота в данном учреждении. В двадцатых годах 18 века Петр I издал » Генеральный регламент», в котором была прописана основа формирования управления государством в стране и который указывал на формирование архивов во всех ведомственных учреждениях. Одновременно с этим создана была такая должность, как актуариус.
Одновременно с этим создана была такая должность, как актуариус.

Это был писец в суде, который занимался написанием различных актов, оформлением их в регистр. С течением времени его функционал переступил через рамки судопроизводства, а профессия стала называться «архивариус». В 20 веке слово устарело, и на его смену пришла должность «архивист».

Архивариус — это технический исполнитель.

Данную должность может занимать лицо, которое имеет профессиональное образование либо среднее образование и какие-либо оконченные курсы по данному направлению. Работник может выдвигаться на вакантное место и быть уволенным руководством компании.

Должностные обязанности этого сотрудника состоят в следующем:

  1. прием корреспонденции, которая поступает в компанию, фиксирование и подшивка в архив;
  2. выдача копий архивных документов либо во временное пользование оригиналов файлов, находящихся в архиве;
  3. формирование архива: он может быть как на бумажном носителе, так и в электронном виде;
  4. формирование отчета по своей деятельности.

Помимо этого, обязанности архивариуса на предприятии заключаются в следующем:

  1. соблюдение правил безопасности в помещении архива и их контроль.
  2. предоставление документации в компанию, из которой был сделан запрос;

Какими навыками обязан владеть архивариус? Обязанности этого сотрудника состоят в знании следующей информации:

  1. единая система по делопроизводству, принятая на уровне государства;
  2. трудовое законодательство РФ.
  3. порядок учета и формирования отчетности;
  4. порядок по приему и сдаче документации в архив, методы и способы ее хранения и применения;
  5. различного рода акты, положения, касающиеся его работы;
  6. методы формирования описи документов, их краткого описания, актов по уничтожению документации;
  7. навыки работы на ПК на уровне профессионала;
  8. методы работы с офисной техникой на уровне продвинутого пользователя;
  9. навыки работы с колоссальными объемами информации;
  10. организационная структура компании;
  11. порядок подготовки документов к хранению и применению;

Помимо этого, он должен уметь грамотно излагать свои мысли как письменно, так и устно. Что касается образования, то это может быть как высшее образование, при этом крайне желательно, чтобы оно было профильным («архивное дело», «документоведение»), так и Также можно получить данную профессию, пройдя специализированные курсы.

Профессия «архивариус», обязанности которой изложены в данной статье, имеет свои плюсы и минусы. Достоинства:

  1. не обязательно получать специальное образование.
  2. несложная работа в физическом плане;

Минусы профессии:

  1. невысокий уровень оплаты труда;
  2. большинство работников считают ее самой скучной профессией;
  3. практически нет карьерного роста.

Размер оплаты труда данного работника может быть от 20 000 до 70 000 рублей. Уровень зарплаты зависит от региона, объема работ и прочих нюансов.

Размер средней заработной платы — 45 000 рублей. Архивариус, обязанности которого строго закреплены в его должностной инструкции, в своей работе опирается не только на нее, но и на положение об архиве.

Если рассматривать способности, которые должны быть у архивариуса, то это:

  1. умение осуществлять анализ колоссального объема информации;
  2. умение обращать внимание на детали;
  3. способность осуществлять длительный срок мелкую монотонную работу;
  4. навыки работы с канцелярскими принадлежностями;
  5. отличная память;
  6. тонкая ручная моторика.

Рассматривая качества личности, интересы, можно выделить:

  1. умение организовывать;
  2. педантичность, собранность.
  3. аккуратность;
  4. упорство;
  5. усидчивость;
  6. умение контролировать себя;
  7. четкость;

Качества, которые будут препятствовать эффективному выполнению обязанностей:

  1. импульсивность.
  2. неаккуратность;
  3. узкий кругозор;
  4. невнимательность;
  5. неумение организовывать себя;

Основные виды деятельности по профессии «архивариус»:

  1. обязанности поддержания документов в сохранности;
  2. формирование описи документации, которая есть в архиве.
  3. формирование списка документации, которую надо сдать на хранение;
  4. создание системы входящей информации;
  5. проверка грамотности и правильности оформления входящей информации;
  6. отслеживание применения документов;
  7. выдача по запросам документов, справок;
  8. прием документации на хранение на долгий срок;
  9. отправление сведений по делам в государственный архив;

Сотрудник обладает такими правами:

  1. выдвигать рекомендации по улучшению своего функционала;
  2. обращаться к руководству предприятия для получения помощи и поддержки для выполнения прописанных должностных обязанностей.
  3. знать о проектах и решениях руководства компании, которые касаются его работы;
  4. в рамках своей должности и инструкции уведомлять вышестоящее руководство в случае обнаружения недостатков в ходе выполнения своей работы, выдвигать предложения по их устранению;
  5. просить у вышестоящего руководства или остальных сотрудников всю документацию, которая нужна для осуществления своих обязанностей;

Данный сотрудник ответственен в рамках законодательства о труде за полноценное выполнение своих обязанностей. Рассматривая административный и уголовный аспект деятельности, можно сказать, что архивариус ответственен за допущенные в ходе работы нарушения.

В рамках Гражданского кодекса и законодательства о труде РФ — за нанесение материального вреда.

  1. 0
  2. 18.11.2015

Поделиться:

Должностные права и обязанности архивариуса.

Разработка инструкции и ее положения

» Ключевые функциональные обязанности архивариуса включают следующее:

  1. принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.
  2. в соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет;
  3. следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности;
  4. подготавливает данные для составления отчетности о работе архива;
  5. участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов;
  6. участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив;
  7. подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на госхранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли;
  8. ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;
  9. выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива;
  10. осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии;
  11. контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива;
  12. принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством;
  13. организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив;

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯархивариуса1.

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность архивариуса «____________» (далее — «Организация»).1.2. Архивариус назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Организации.1.3.
Архивариус назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Организации.1.3. Архивариус подчиняется непосредственно _____________ Организации.1.4.

На должность архивариуса назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.1.5. Архивариус должен знать:— нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;— порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;— Единую государственную систему делопроизводства;— порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;— порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;— порядок ведения учета и составления отчетности;— структуру Организации;— основы организации труда;— правила эксплуатации технических средств;— основы трудового законодательства;— правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.1.6. В период временного отсутствия архивариуса его обязанности возлагаются на ____________.2.

ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ2.1. Архивариус исполняет следующие обязанности:2.1.1. Осуществляет работу по ведению архивного дела в Организации.2.1.2.

Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.2.1.3. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.2.1.4. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив.2.1.5.

В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.2.1.6. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.2.1.7.

Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.2.1.8. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.2.1.9. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.2.1.10.

Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.2.1.10. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.2.1.11.

Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.2.1.12.

Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.3.

ПРАВА3.1. Архивариус имеет право:3.1.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности архивариуса.3.1.2. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию архивариуса.3.1.3.

Представлять интересы Организации в сторонних организациях по вопросам, связанным с его профессиональной деятельностью.4.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ4.1. Архивариус несет ответственность за:4.1.1.

Необеспечение выполнения своих функциональных обязанностей.4.1.2. Недостоверную информацию о состоянии выполнения работы.4.1.3.

Невыполнение приказов, распоряжений и поручений руководителя Организации.4.1.4. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности Организации и ее работникам.4.1.5.

Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ5.1. Режим работы архивариуса определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.5.2.

В связи с производственной необходимостью архивариус обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч.

местного значения).6. ПРАВО ПОДПИСИ6.1. Архивариусу для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.

С инструкцией ознакомлен ___________________/_________________/ (подпись)А вот что должен знать архивариус:

  1. порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;
  2. правила и нормы охраны труда.
  3. порядок ведения учета и составления отчетности;
  4. основы организации труда;
  5. нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;
  6. порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;
  7. правила эксплуатации технических средств;
  8. структуру предприятия;
  9. правила внутреннего трудового распорядка;
  10. основы трудового законодательства;
  11. требования законов к системе делопроизводства;
  12. порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;

Профессия архивариус заключается в том, что работник должен следить не только за сохранностью всей документации в отделе, но и обязательно уметь её систематизировать.Чем занимается архивариус? В некоторой степени его работа схожа по своим функциям на библиотекаря, поскольку, получив задание найти определённый документ, архивариус его ищет и выдаёт посетителю. Если возникает необходимость, то работник должен сделать конкретные выписки или ксерокопии.Чтобы бумаги как можно дольше сохранили свой первоначальный вид, архивариус должен поддерживать оптимальную влажность в помещении, следить за тем, чтобы документы не были повреждены грызунами.

Работник отдела отвечает за пожарную безопасность.Не пропустите:Преимущества:

  1. работа физически не сложная.
  2. не требует специального образования;

Недостатки:

  1. отсутствие карьерного роста.
  2. считается одной из самых скучных профессий;
  3. невысокая оплата труда;

Процесс поиска необходимых бумаг зависит от поставленной задачи.

Если архивный отдел довольно крупный (работают несколько сотрудников), то к поиску нужной информации привлекается целая команда.Специалист должен определиться с целями и задачами поиска, затем сделать прогноз достижения результатов, и наконец, какой продукт должен получиться «на выходе».«МЕЖРЕГИОНАЛЬНЫЙ СПЕЦИАЛИЗИРОВАННЫЙ«СИБИРСКИЙ РЕЕСТР»УТВЕРЖДЕНАПриказом Генерального директораот 08.г. № 1/1Профстандарт 2022 представляет собой характеристику квалификации.

Которая необходима работнику для того, чтобы он мог работать в определенной профессии.Данное понятие включает в себя требования к навыкам и умениям.также опыту работы.Популярные материалы разделаМашина в наследство порядок действий продажаКак узнать сумму своих накоплений в фонде благосостояниеОбязательно ли обращение в гибдд при дтпГде проверить готовность вида на жительство челябинск тракторозаводской р нТест при устройстве на работу в детскую поликлиникуКакой орган от имени государства получаетнаследствоСпециалист, отвечающий за сохранность и конфиденциальность базы данных должен уметь концентрироваться, а также быть терпеливым, старательным и бдительным.

Для него должна быть характерна дисциплинированность и организованность. Архивариус должен:

  1. владеть основами делопроизводства;
  2. владеть правилами ведения архива;
  3. уметь правильно зарегистрировать документы;
  4. знать, как составить отчетность.

В обязанности специалиста входит прием, оформление, сохранность и утилизация документации. Для этого ему необходимо иметь навыки обращения с компьютерной техникой и техническими средствами.

Поэтому он должен быть уверенным пользователем ПК и иметь опыт работы по специальности.Круг должностных функций архивариуса должен в первую очередь включать в себя те обязанности, которые непосредственно связаны с его профессиональной специализацией, так как именно из-за этих специальных навыков и принимается на работу сотрудник. Кроме того, каждый работодатель волен включать в круг должностных обязанностей сотрудника иные, отличные от стандартных, трудовые функции, которые могут как соответствовать профессиональным навыкам работника и лишь немного корректироваться в соответствии со спецификой и особенностями работы организации, так и не быть связанными с его специализацией.К типовым должностным обязанностям архивариуса можно отнести:

  • Участие в составлении нормативных требований по учету и использованию архивной документации.
  • Обеспечение доступа сотрудников к архиву, выдачу требуемых архивных документов.
  • Хранение находящихся в архиве документов.
  • Составление отчетов.
  • Прием и регистрацию поступивших в архив документов.
  • Ведение учетных и отчетных документов (журналов, реестров и т. д.).
  • Организацию и ведение архивного делопроизводства на предприятии (как в бумажном, так и в электронном виде).

К должностным обязанностям, не связанным с профессиональными навыками, которые могут быть включены в должностную инструкцию, относятся:

  • Обязательства по сотрудничеству и взаимодействию с различными подразделениями организации.
  • Обязанности, связанные с поддержанием в надлежащем порядке рабочего места и архивного помещения (к примеру, соблюдение противопожарной безопасности).
  • Различные организационные требования по соблюдению трудового распорядка в организации.

1.1.Специалист архива Общества (Филиала) осуществляет выполнение работ по ведению архивного дела в Обществе (Филиале).1.2.Специалист архива Общества (Филиала) относится к категории специалистов Общества (Филиала), назначается и освобождается от занимаемой должности Генеральным директором Общества (Руководителем Филиала).Функции, права, должностные обязанности Специалиста архива могут быть переданы любому сотруднику Общества (Филиала) по усмотрению Генеральным директором Общества (Руководителем Филиала), при этом такой сотрудник несет ответственность, предусмотренную настоящей Должностной инструкцией.1.3.Специалист архива подчиняется непосредственно Исполнительному директору Общества (Руководителю Филиала).1.4.

Специалисту архива устанавливается нормированный рабочий день.1.5. В своей работе Специалист архива руководствуется:

    требованиями действующего законодательства РФ; нормативными документами Федеральной Комиссии по рынку ценных бумаг и другими документами, регламентирующими работу с ценными бумагами; Уставом ОАО «Сибирский реестр» (Положением о филиале); Правилами ведения реестров владельцев именных ценных бумаг ; Порядком хранения и защиты информации и другими внутренними нормативными документами Общества; Приказами и распоряжениями вышестоящего Руководства Общества (Филиала); настоящей Должностной инструкцией.

2.

ФУНКЦИИНа Специалиста архива возложены следующие функции:

    Осуществление работ по ведению архивного дела в Обществе (Филиале). Организация хранения и обеспечение сохранности документов, поступающих в архив.

· Контроль за состоянием документов в помещении архива.

    Подготовка справочного аппарата к хранящимся в архиве документам. Организация отбора документов с истекшими сроками хранения.

3. ОБЯЗАННОСТИК непосредственным обязанностям Специалиста архива входит выполнение следующих работ:

    Обеспечение в установленном порядке приема, регистрации, систематизации, хранения, учета и выдачи документов, поступающих в архив, и их комплектование по соответствующим папкам. Прием-передача из Филиала в головную организацию Общества документов и копий документов, подлежащих хранению в архиве головной организации, контроль за полнотой передаваемых документов, своевременным поступлением документов на хранение, правильностью оформления описи поступающих дел в соответствии с внутренними документами, утвержденными Обществом. Обеспечение сохранности документов, принятых на хранение, осуществление контроля за состоянием документов в помещении архива, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов. Обеспечение конфиденциальности сведений , содержащихся в документах. Создание справочного аппарата к хранящимся в архиве документам, облегчающего учет и использование архивных документов. Выдача в соответствии с поступившими запросами архивных копий и документов, составление необходимых справок на основе сведений, имеющихся в документах архива, оказание методической помощи в поиске необходимых документов. Инструктирование работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив, проверка правильности формирования дел при передаче их в архив. Контроль за своевременностью поступления в архив документов, законченных делопроизводством. Составление установленной внутренними нормативными документами Общества отчетности. Ведение учета документооборота и количества дел, выдача архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива, систематизация и размещение дел. Участие в проведении работ по экспертизе ценности архивных документов, формирование документов в дела постоянного и временного хранения, отбор документов с истекшими сроками хранения. Составление описи дел для передачи документов в государственные архивы, составление актов об уничтожении передаче в другие организации на хранение документов, сроки хранения которых истекли. Участие в разработке внутренних документов Общества, касающихся порядка ведения архивного дела. Соблюдение требований законодательства РФ, Правил внутреннего трудового распорядка, Правил техники безопасности , охраны труда , противопожарной защиты и других, относящихся к деятельности Специалиста архива, требований, содержащихся во внутренних нормативных документах Общества (Филиала). Проведение санитарно-гигиенических мероприятий в архиве.

4.

ПРАВАСпециалист архива имеет право:

    Требовать от соответствующих сотрудников Общества (Филиала) соблюдения установленного внутренними нормативными документами Общества (Филиала) порядка выдачи документов из архива. Требовать от соответствующих сотрудников Общества (Филиала) соблюдения установленного внутренними нормативными документами Общества (Филиала) порядка подготовки к сдаче документов в архив. Инструктировать сотрудников Общества (Филиала) о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив. Выносить вопросы, связанные с его деятельностью, на рассмотрение Исполнительного директора Общества (Руководителя Филиала). Получать необходимые разъяснения и консультации по вопросам своей деятельности и деятельности Общества (Филиала) у вышестоящего Руководства, Юриста, Контролера Общества (Филиала). Требовать от вышестоящего Руководства Общества (Филиала) создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей. Ограничивать доступ в архив сотрудников Общества (Филиала) в соответствии со списком лиц, имеющих право доступа в архив, определенном и утвержденном Генеральным директором Общества (Руководителем Филиала). Выполнять другие должностные обязанности по поручению вышестоящего Руководства Общества (Филиала).

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬСпециалист архива несет предусмотренную внутренними нормативными документами Общества (Филиала) и законодательством РФ ответственность:

    За некачественное и несвоевременное выполнение обязанностей и неисполнение прав, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией. За разглашение конфиденциальной информации, содержащейся в хранящихся в архиве документах.

6.

КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ6.1. На должность Специалиста архива принимается дееспособное физическое лицо, удовлетворяющее следующим квалификационным требованиям.

Специалист архива:

    Должен иметь высшее образование . Должен иметь стаж профильной работы не менее 1-го года. Должен иметь опыт работы с персональным компьютером, программными продуктами.

6.2.Специалист архива должен владеть вопросами:

    действующего законодательства об архивации документов организации и в соответствии с его деятельностью; порядка оформления документов, поступающих в архив; структуры Общества (Филиала); порядка приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользованием ими; культуры труда и служебной этики; охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

С инструкцией ознакомлен:____________________________________________ _______________ «_____» ______________ 20 ___г.(Ф. И.О. – указываются полностью) (подпись) (дата)Должностная инструкция архивариуса пишется для специалиста, услуги которого могут быть востребованы на многих крупных предприятиях с большим объемом документооборота.

О том, кто такой архивариус, какие трудовые обязанности присущи работнику этой профессии и как грамотно составить должностную инструкцию для него, расскажем в статье далее.( 2 оценки, среднее 4.5 из 5 )Понравилась статья? Поделиться с друзьями:

Должностная инструкция архивариуса

3631 В должностной инструкции архивариуса дано расширенное разъяснение параметров трудового договора, особенно в отношении должностных обязанностей сотрудника.

Являясь востребованным документом в деловой практике, рекомендованным к использованию Рострудом, инструкция требует внимательного отношения к качеству своего составления.

  1. Бесплатная загрузка
  2. Онлайн просмотр
  3. Бланк и образец
  4. Проверено экспертом

ФАЙЛЫ

  • Архивариус нанимается и освобождается от своей должности указанием руководителя организации, по рекомендации начальника отдела делопроизводства.
  • действующие законы;
  • сроки проведения основных работ с документами;
  • Архивариус подчиняется начальнику отдела делопроизводства.
  • порядок списания и ликвидации документов;
  • правила обращения с необходимым в архивном деле офисным и компьютерным оборудованием, а также соответствующими программами;
  • Кандидат на эту должность должен удовлетворять следующим квалификационным требованиям:
    • средне-специальное образование по профилю документоведения или архивного дела;
    • опыт работы с архивами от одного года.
  • соответствующие документы организации.
  • стандарты хранения документации в архиве;
  • порядок доступа персонала к категориям архивных дел;
  • правила проверки корректности документации;
  • В случае временного отсутствия специалиста (диспансеризация, отпуск и пр.) его трудовые функции выполняет другой сотрудник, выбранный руководителем отдела делопроизводства.
  • профильные нормативы;
  • правила ведения учета хранящихся документов и составления справок по ним;
  • правила перевода бумажных дел в форму электронных баз данных;
  • средне-специальное образование по профилю документоведения или архивного дела;
  • положения данной инструкции;
  • Архивариус ориентируется на:
    • действующие законы;
    • профильные нормативы;
    • положения данной инструкции;
    • соответствующие документы организации.
  • Архивариус обязан разбираться в следующих профессиональных вопросах:
    • законодательство и отраслевые нормативы, регулирующие процесс ведения архивов;
    • правила эксплуатации автоматизированной системы документооборота;
    • система сортировки документов по различным параметрам;
    • нормы приема документов в архив;
    • стандарты хранения документации в архиве;
    • правила обращения с необходимым в архивном деле офисным и компьютерным оборудованием, а также соответствующими программами;
    • правила ведения учета хранящихся документов и составления справок по ним;
    • правила перевода бумажных дел в форму электронных баз данных;
    • правила проверки корректности документации;
    • сроки проведения основных работ с документами;
    • порядок доступа персонала к категориям архивных дел;
    • порядок списания и ликвидации документов;
    • нормы трудового распорядка и дисциплины.
  • правила эксплуатации автоматизированной системы документооборота;
  • законодательство и отраслевые нормативы, регулирующие процесс ведения архивов;
  • система сортировки документов по различным параметрам;
  • опыт работы с архивами от одного года.
  • нормы трудового распорядка и дисциплины.
  • нормы приема документов в архив;

Архивариус отвечает за следующий спектр вопросов:

  • Взаимодействие с другими сотрудниками по вопросам, относящимся к работе с документами.
  • Участие в составлении экспертных заключений по ценности соответствующих документов.
  • Участие в создании общедоступного справочника по архивированной документации.
  • Нахождение документации, складированной в архиве, по правомочным просьбам сотрудников.
  • Контроль за соблюдением конфиденциальности в области хранимой документации.
  • Обеспечение сохранности архивированной документации.
  • Контроль за списанием и уничтожением требуемых документов.
  • Обеспечение порядка и чистоты на своем рабочем месте.
  • Отслеживание состояния имеющихся в архиве документов.
  • Участие в составлении описи имеющихся документов.
  • Отслеживание соблюдения правил пожарной безопасности в архиве.
  • Структурирование хранимой документации по заданным параметрам.
  • Перевод документов в электронную форму, с помощью соответствующей программы организации.
  • Выдача по требованиям сотрудников копий хранимой документации.
  • Изготовление требуемых отчетов по архивным документам.
  • Выкладывание копий документов в локальную сеть организации.

Архивариус наделен следующими правами:

  • Информировать руководство по отмеченным в работе проблемным моментам.
  • Подписывать документы в пределах своих полномочий.
  • Получать от других сотрудников информацию, необходимую в выполняемой работе.
  • Требовать от руководителей поддержания нужных для качественной работы условий.
  • Вносить предложения по улучшению состояния дел в архиве.

Архивариус несет ответственность в следующих случаях:

  • За невыполнение своих трудовых функций — в той форме, которая указана в законодательстве и правилах организации.
  • За ущерб, который был причинен работодателю по его вине, — в пределах, заданных в соответствующих частях законодательства.
  • За нарушения законов и нормативов, совершённых в ходе выполнения своей работы, — в соответствии с разделами действующего законодательства.
  • За разглашение внутренней информации — в границах, определенных в соответствующих частях законодательства.

В действующих нормах трудового права отсутствуют указания по составлению должностной инструкции. Как ориентир можно применять подходящие профессиональные стандарты, рекомендованные к применению статьями 195.1-195.3 ТК.

Для профессии архивариуса можно использовать стандарты делопроизводителя (07.002) и специалиста по формированию архива (07.009). Поскольку эти профстандарты имеют в большинстве рекомендательный характер, то работодатели могут адаптировать их содержимое под себя, с учетом своих особенностей. При написании инструкций рекомендуется применять определенные правила, в том числе касающиеся формы документа.

Образцовая типовая структура выглядит следующим образом:

  1. Его трудовые права.
  2. Ответственность за нарушения.
  3. Обязанности специалиста.
  4. Общая часть.

Если работодателем является крупная компания, ориентирующаяся на формализацию своих отношений со служащими, то могут быть добавлены и другие части:

  1. Условия работы специалиста.
  2. Параметры, по которым оценивают результаты его работы.
  3. Особенности должностных взаимоотношений.

Внимание! Оформление инструкции должно соответствовать стандартам официальной документации.

В ней обязаны присутствовать дата написания, основные реквизиты компании-работодателя и пр. Рекомендуется её распечатать на официальном бланке компании.

Вводная часть, посвященная описанию базовых моментов деятельности сотрудника. В ней присутствуют:

  1. порядок его приема на работу и увольнения;
  2. умения, которыми он должен обладать;
  3. квалификационные стандарты.
  4. порядок его временной замены;

Требуемые навыки, образование и опыт специалиста должны обеспечивать выполнение должностных функций, которые описаны в следующей части. Внимание! Поскольку инструкция считается дополнением к трудовому договору, описанные в её разделах параметры не должны противоречить содержанию этого договора или выходить за его границы.

Хотя основные обязанности архивариуса редко меняются, второстепенные функции могут существенно отличаться в разных компаниях. Помимо ведения архива специалисту могут поручить перевод бумаг в электронную форму, участие в экспертизах документов и пр.

Все эти различия определяются спецификой предприятия-работодателя: его размерами, организационной структурой, сферой деятельности и другими факторами.

Традиционно отдельно прописывают обязанность сотрудника соблюдать правила трудовой дисциплины и пожарной (технической) безопасности. Внимание! Если у нанимателя числится множество сотрудников со своими персонализированными должностными инструкциями, рекомендуется утвердить отдельный регламент, в котором прописать алгоритм их принятия, корректировки и других действий. Здесь дан перечень прав, которыми обладает специалист.

Этот список не должен копировать тот, который приведен в ст. 21 ТК. Скорее данный перечень можно рассматривать как дополнительные права, предоставленные работодателем специалисту.

Так, здесь можно прописать возможность получить определенные льготы за счет нанимателя. Перечень нарушений и мер наказания прописывается в общей форме. Определенная ответственность сотрудника наступает только после окончания административных и юридических процедур, возможно даже завершившихся в суде.

В разделе можно расширить список нарушений, упомянув ответственность за срыв сроков, игнорирование параметров обращения с документами и пр. В целом эта часть играет скорее дисциплинарную роль, побуждая работника внимательнее относиться к своим обязанностям.

Должностная инструкция после её первоначального составления должна быть продемонстрирована профильным специалистам. Обычно в этом процессе участвуют юрист, сотрудник кадровой службы и начальник соответствующего отдела. После учета их корректировок документ отправляется к руководителю организации.

Сам специалист получает к ней доступ в ходе своего трудоустройства.

Для ввода инструкции в силу требуется её подписание всеми сторонами: самим специалистом, директором организации, а также другими людьми, которые участвовали в её составлении.

В чем заключается работа архивариуса: профессия, которая не требует специального образования

21.04.2022 Архивариус есть на любом предприятии и госучреждении. Многие задаются вопросом, в чем заключается работа архивариуса, об этом решил поведать наш сайт .

В должностные обязанности этого сотрудника предприятия или госучреждения, входит проведение работ по систематизации и хранению документации, архивных данных. Он принимает документы, регистрирует их, откладывает на определенные сроки хранения, которые указаны в методических указаниях отдела.

Поэтому значимость архивариуса на предприятии высока.

Он отвечает за сохранность этих документов и их безопасность. Содержимое архивов компании описано и в случае необходимости, документы любого года хранения могут быть извлечены для дальнейшей работы.

Оглавление статьи: Как и любая другая профессия, она имеет свои положительные и отрицательные стороны и прежде чем определиться с ней, необходимо ознакомиться с этими плюсами и минусами.

Основное преимущество профессии архивариус заключается в том, что:

  1. напряженность обстановки сведена к минимуму.
  2. физически не сложная умственная работа;
  3. специальное образование не требуется;
  4. на рабочем месте всегда тишина и покой;
  5. работник может проявить творческий подход к делу;

Без недостатков также не обходится:

  1. отсутствие карьерного роста;
  2. невысокий порог заработной платы;
  3. самая скучная профессия.

Как и было отмечено выше, должность архивариуса есть на каждом государственном учреждении и предприятии.

Если рассматривать обязанности архивариуса в больнице, то они ничем не отличаются от обязанностей на любом из предприятий. Должностные обязанности сотрудника данного уровня включают в себя работу по сохранности документов всех структурных подразделений больницы и обеспечения быстрого поиска их в случае необходимости, выдаче согласно официальных запросов необходимых справок и информаций.

В обязанности архивариуса больницы входят также такие обязанности как:

  1. контроль правил противопожарной защиты;
  2. ответственность за состояние документов;
  3. составление необходимых справок и отчетов, в основе которых лежат архивные дела.
  4. выдача копий архивных документов в соответствии с официальными запросами;

Архивариус больницы обязательно владеет знаниями всех нормативных и правовых актов, порядком приема и сдачи документов в архив.

Ведет подготовку документации для постоянного и временного хранения. Должность архивариуса в суде также важна, как и на любом другом направлении деятельности. Здесь он также относится к категории технических специалистов.

Чтобы понять, что делает архивариус в суде, достаточно ознакомиться с его должностными инструкциями. Они также включают в себя знание всех нормативных актов, а также приемом всех документов и приведение их в надлежащее состояние для хранения.

Чаще всего, на эту должность назначают лицо, имеющее начальное профобразование. К стажу работы никаких требований не предъявляется. Сотрудник должен относиться к своим обязанностям со всей ответственностью.

Он также составляет соответствующие отчеты, справки и многое другое. На работу его назначает руководитель предприятия, он же и увольняет.

Профессия архивариуса в современном мире отходит на второй план, но пока она существует, многие задаются вопросом – а сложно ли работать архивариусом? Фактически в этой профессии нет ничего сложного.

Физически эта работа не трудная, но существуют некоторые нюансы, которые могут подойти не всем. Человек, который уже наработал опыт, в своем архиве сможет найти любой документ. Он сориентируется среди этого множества бумаг.

Единственным минусом в данном случае, может стать многолетняя пыль, на которую может быть спровоцирована аллергия. В современном мире все идет к тому, что профессия архивариуса может быть замерена машинами, но пока нет ничего ценнее оригинальных документов.

Архивариусами работают люди, которые привязаны к своей работе. Им чаще всего нравится работа с бумагами, прикасаться к документам, которые представляют живую историю. Учитывая всю специфику работы архивариуса, есть люди, которым будет интересна такая должность.

Молодежь, желающая связать свою дальнейшую деятельность с архивными документами, интересует вопрос о том, какие предметы надо сдавать на архивариуса.

Эта профессия востребована во многих учреждениях, таких как больницы, банки, страховые компании, музеи, государственные структуры. Чтобы получить соответствующее образование, выпускники школ при поступлении в соответствующие ВУЗы обязаны сдавать родной язык, иностранный язык, историю и математику. Специальность данного уровня имеет гуманитарное направление, поэтому такие предметы как история, обществознание, родной язык, иностранный играют немаловажную роль.

Эти базовые предметы не ограничены такими знаниями как основы информационной безопасности и защиты информации, также специалист данной сферы должен понимать принципы работы архивных и справочных электронных систем.

Для получения квалификации архивариуса, можно пройти обучение не только в ВУЗе и колледже, а и на соответствующих курсах.

Должность архивариуса на предприятии с большим документооборотом довольно ответственна. Стандартная должностная инструкция архивариуса состоит из таких пунктов, как:

  1. контроль правил пожарной безопасности в архивном помещении.
  2. включение в общий архив входящей документации;
  3. выдача по официальному требованию архивных документов и их копии;
  4. формирование и подготовка отчетов по документообороту в архиве;
  5. составлять каталоги документов, которые хранятся в архивах;
  6. уметь проводить экспертизу ценности предоставленных на хранение бумаг;
  7. формирование архивного дела в бумажном и в последнее время электронном виде;

Для успешной работы архивариусом, необходимо знать основные нормативные документы, положения и инструкции по работе с архивом.

Без знаний нормативно-правовой документации вообще невозможно работать в данном направлении.

Без знаний по пользованию ПК также не обойтись, так как в современном мире обретает популярность электронный документооборот.

Умение пользования современной офисной техникой также немаловажно.

К такой технике относятся принтеры, сканеры, копировальные аппараты.

Сотрудник архива должен обрабатывать большие объемы информации, предпочтительно иметь высшее образование, обладать чистой и грамотной речью.

Также немаловажно умение составлять разнообразные отчеты и отчеты.

Правильно организованное рабочее место архивариуса гарантирует слаженность его работы.

Поскольку основное направление деятельности этого должностного лица напрямую связано с архивными документами, то работа, без излишеств бумажная. На каждый принятый документ в соответствии с методическими указаниями заводятся сопроводительные карточки и многое другое. Изначально, архив предприятия или другой какой-либо организации, это помещение со стеллажами, хранящими информацию об исполненной документации.

Поскольку в современном мире все сводится к тому, что информацию стремятся хранить в электронном виде, рабочее место специалиста должно быть оборудовано компьютером, сканером, копировальной техникой. Работу с архивами нужно любить и чаще всего, на такие должности люди приходят по призванию. Существует множество учебных заведений, которые готовят сотрудников архивного дела.

Можно окончить ВУЗы и даже колледжи где обучают на архивариуса. Сроки обучения по данной специальности обычно не долгие, но если человеку нравиться прикасаться к живой истории, эта профессия для него будет бесценной и, несмотря на заработную плату, которая здесь не отличается большими размерами. Многие сотрудники организаций оканчивают курсы архивного дела и развиваются в своей любимой профессии.