Может ли работник взять отпуск не по графику

Может ли работник взять отпуск не по графику

Что делать бухгалтеру и кадровику, если работник не хочет идти в отпуск


Право отдыхать как минимум 28 календарных дней имеют все без исключения постоянные работники. И если одним такого количества дней даже не хватает, то другие не ходят в отпуск годами. А ведь это не только неудобно для работодателя и, в частности, для кадровиков и бухгалтеров, но и чревато административной ответственностью.

О том, сколько лет работник может не ходить в отпуск и что делать работодателю, если некоторые работники не используют свой ежегодный отдых, поговорим в статье.По ст.

123 ТК РФ очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года в порядке, установленном ст.

372 ТК РФ. При этом график отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. Составление графика отпусков – дело довольно ответственное, особенно если в организации большой штат работников. В таких случаях сначала, как правило, составляются графики в структурных подразделениях, а затем формируется сводный график.

Составление проекта графика отпусков подразделения можно поручить руководителям этих подразделений. На основании представленных ими графиков кадровая служба составляет сводный график отпусков. Причем обязанность руководителей подразделений по составлению проекта графика лучше закрепить в соответствующем приказе.

Если такие полномочия руководителям не предоставлены, они могут просто собрать с сотрудников их пожелания, на основании которых и с учетом требований трудового законодательства кадровый работник уже составит единый график отпусков. При составлении графика отпусков следует учитывать право отдельных категорий работников на отпуск в любое время и стаж работы для предоставления такого отдыха. Не забывайте включать в график и не использованные за предыдущие годы отпуска.

Кроме этого, при составлении графика придется учитывать и пожелания остальных работников, и очередность отпусков в предыдущем году, и напряженность трудового процесса в течение года, и специфику деятельности организации. Придется постараться, чтобы не ущемлялись ни интересы работников, ни интересы работодателя.

Во избежание споров можно прописать порядок предоставления отпусков в локальном нормативном акте и ознакомить с ним работников.

После составления график подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным на то лицом (ставится подпись).

Если на предприятии есть профсоюз, то график необходимо с ним согласовать. Несмотря на отсутствие обязанности ознакомить работников под подпись с утвержденным графиком, сделать это нужно. Ежегодный оплачиваемый отпуск может быть перенесен на следующий рабочий год.

Если такой перенос осуществляется по инициативе работодателя согласно ч. 3 ст. 124 ТК РФ, должны быть соблюдены два условия: – предоставление работнику отпуска в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации; – работник согласился перенести отпуск на следующий рабочий год.

С просьбой перенести отпуск на другой срок, в том числе на следующий год, может обратиться и сам работник. Если работодатель не возражает, следует издать приказ о таком переносе и внести изменения в график отпусков.Перенесенный по инициативе работодателя отпуск должен быть использован не позднее 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставлен. В силу ч. 1 ст. 125 ТК РФ по соглашению между работником и работодателем ежегодный оплачиваемый отпуск можно разделить на части, одна из которых должна быть не менее 14 календарных дней.

Возникает вопрос: сколько таких частей должно быть в следующем рабочем году, если отпуск полностью переносился на этот год?

То есть должен работник использовать два отпуска по 14 дней, а остальные 28 дней по частям или один отпуск в размере 14 дней, а остальные 42 дня по частям?

Из положений ст. 125 ТК РФ, независимо от того, сколько дней отпуска работник использует в течение года, можно сделать вывод, что одна из частей отпуска должна составлять как минимум 2 недели непрерывно, а остальное время отпусков за оба года может быть разбито на части по согласованию между работником и работодателем.

Неиспользованные дни ежегодного оплачиваемого отпуска за предыдущие периоды работодатель обязан учесть при составлении каждого нового графика отпусков. В соответствии со ст. 124 ТК РФ запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение 2 лет подряд, а также непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и лицам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. То есть если по общему правилу сотрудники могут не использовать ежегодный отпуск минимум 2 года, то работники в возрасте до 18 лет и занятые на работах с вредными и (или) опасными условиями труда должны использовать отпуск каждый год.

Непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска более 2 лет подряд, а также непредоставление неиспользованной части ежегодного отпуска при его переносе в течение 12 месяцев после окончания того рабочего года, за который он предоставляется, является нарушением трудового законодательства и в случае проверки трудовой инспекцией на организацию может быть наложен штраф в соответствии с ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ. Если же все‑таки получилось, что работник не использовал отпуск 2 года и у него накопилось 56 календарных дней отпуска, должен ли работодатель в следующем году предоставить ему 84 дня или они «сгорают»?

Конечно, ничего не «сгорает», такого понятия в трудовом законодательстве нет. Придется либо предоставить работнику отпуск в количестве 84 дней, либо выплатить компенсацию за эти дни при увольнении. Согласно Письму Роструда от 08.06.2007 № 1921‑6 в случае, если работник имеет неиспользованные ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды, то за ним сохраняется право на использование всех полагающихся ежегодных оплачиваемых отпусков.

Ежегодные отпуска за предыдущие рабочие периоды могут предоставляться либо в рамках графика отпусков на очередной календарный год, либо по соглашению между работником и работодателем. Ранее сомнения по этому вопросу возникали в связи с ратификацией Конвенции Международной организации труда № 132 «Об оплачиваемых отпусках» (далее – Конвенция) согласно ст. 9 которой непрерывная часть ежегодного оплачиваемого отпуска (по меньшей мере 2 рабочие недели) предоставляется и используется не позже чем в течение года, а остаток ежегодного оплачиваемого отпуска – не позже чем в течение 18 месяцев после окончания того года, за который предоставляется отпуск.

На основании Конвенции некоторые суды отказывали уволившимся во взыскании компенсации за неиспользованные отпуска. Правда, причиной отказа был пропуск работником срока исковой давности. Так, Верховный суд Республики Карелия в Апелляционном определении от 27.03.2015 по делу № 33‑1227/2015 отметил, что срок по требованиям о компенсации за неиспользованные отпуска равен 21 месяцу после окончания года, за который предоставляется отпуск (18 месяцев (период, в течение которого должен быть предоставлен отпуск) + 3 месяца (срок на обращение работника в суд)).

О том, что отпуск в календарном году предоставлен не в полном размере и не произведена выплата компенсации, должно было быть известно по истечении каждого года работы, по результатам которого не был предоставлен положенный отпуск.

Ситуация проще, если работник каждый год использовал основную часть отпуска в размере 14 дней, а остальные неиспользованные части отпуска у него накапливались. Здесь Конвенция устанавливает, что любая часть ежегодного отпуска сверх установленной минимальной продолжительности может быть отложена с согласия работника на период, превышающий 18 месяцев, но не выходящий за отдельно установленные пределы (п. 2 ст. 9). Таким образом, оставшиеся отпуска могут быть использованы работником в сроки (периоды), согласованные с работодателем.

А в случае увольнения работодатель обязан будет выплатить компенсацию за все неиспользованные (накопленные) отпуска ( ТК РФ).

Тем не менее работодателю не следует допускать задолженности по отпускам работников – в первую очередь потому, что работа без отпуска сказывается и на физическом, и на психологическом состоянии сотрудника, в результате падает производительность труда, иммунитет, сотрудник чаще уходит на больничный. Возможны проблемы, вплоть до того, что может произойти несчастный случай на производстве. Кроме этого, выплачивая компенсацию при увольнении, работодатель может переплатить, если за последний год работнику повышали зарплату, поскольку компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается исходя из среднего заработка за 12 месяцев (Положение об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденное Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).

Чтобы избежать проблем с неиспользованным отпуском и выплатой компенсации, некоторые работодатели по истечении 2 лет без отпуска оформляют увольнение работника с выплатой ему компенсации, а затем опять принимают его на работу. С точки зрения законодательства, никаких нарушений вроде бы нет.

Но если такой вариант применяется постоянно, то проверяющие могут усмотреть нарушение прав работников: во‑первых, у них прерывается стаж для следующего ежегодного оплачиваемого отпуска, а во‑вторых, работник может лишиться прав на гарантии или выплаты, установленные в организации, например за непрерывный стаж работы. Итак, что делать, если работник не использует отпуск или использует его не полностью, накапливая оставшиеся части с разрешения работодателя, и за что может наступить ответственность, разобрались. А вот если работник ни в какую не хочет уходить ни в этом, ни в следующем году, и у него то одна причина, то другая?

Конечно, можно войти в положение раз, другой, но проблемы потом решать придется и непосредственно кадровику, и работодателю. Поэтому пускать все на самотек не стоит.

Работника следует привлечь к дисциплинарной ответственности, например для начала объявить замечание, потом выговор. Но чтобы такое наказание было законным, должны быть выполнены некоторые требования. 1. В наличии должен быть график отпусков, подписанный начальником отдела кадров, утвержденный руководителем организации и согласованный с профсоюзом при его наличии.
1. В наличии должен быть график отпусков, подписанный начальником отдела кадров, утвержденный руководителем организации и согласованный с профсоюзом при его наличии.

Также желательно, чтобы была подпись работника, подтверждающая его ознакомление с графиком. 2. За 2 недели до начала отпуска согласно графику работнику должно быть направлено уведомление о времени начала отпуска. Получение уведомления должно быть подтверждено подписью работника.

Если работник отказывается подписывать документ, следует составить об этом акт. 3. Нужен приказ о предоставлении ежегодного отпуска, с которым ознакомлен работник.

Если он откажется, надо зафиксировать этот факт. 4. Не позднее чем за 3 дня до начала отпуска необходимо выплатить работнику отпускные (ст.

136 ТК РФ). Не забывайте, что если работнику своевременно не была произведена оплата за время ежегодного оплачиваемого отпуска либо работник был предупрежден о времени начала этого отпуска позднее чем за 2 недели до его начала, то работодатель по письменному заявлению работника обязан перенести отпуск на другой срок, согласованный с работником. 5. Выход сотрудника на работу во время отпуска должен быть зафиксирован актами.

6. Привлечение к дисциплинарной ответственности осуществляется согласно ст. 192 и 193 ТК РФ. Ну а если работник все равно продолжит ходить на работу во время своего отдыха, вручите ему письменное уведомление, что время его нахождения на работе оплате не подлежит, поскольку он находится в ежегодном отпуске согласно утвержденному графику отпусков.

Понятно, что привлечение к административной ответственности за отказ идти в отпуск – это крайняя мера, предназначенная для тех, кто «злостно» уклоняется от своего права отдыхать, создавая проблемы работодателю. В обычных же случаях можно пойти навстречу работнику, который просит перенести его отпуск, если есть уважительные причины. Тогда работник должен написать заявление и указать в нем эти причины.

Если же возможности переносить отпуск уже нет, а отказ работника от отдыха устраивает работодателя, то можно, отправив работника в отпуск, на этот период заключить с ним гражданско-правовой договор. * * * Подведем итог. Если ваши сотрудники наотрез отказываются уходить в отпуск, вы можете: – перенести отпуск, за исключением случая, когда работник вообще не ходил в отпуск в течение 2 лет; – уволить работника, выплатив ему компенсацию, а затем принять (злоупотреблять этим способом не советуем); – оформить отпуск, а с работником заключить гражданско-правовой договор подряда или оказания услуг; – оформить отпуск, а работника привлечь к дисциплинарной ответственности. Некоторые работодатели оформляют работникам отпуск на выходные.

Это, в принципе, законодательству не противоречит, но лишние вопросы проверяющих обеспечит. Еще напомним работодателям, что отказать в предоставлении отпуска по графику вы не можете, за исключением случаев производственной необходимости и при наличии письменного согласия работника. А если работодатель незаконно отказывает работнику в отпуске и тот ушел в отпуск самовольно, уволить его за прогул нельзя (пп.

«д» п. 39 Постановления Пленума ВС РФ от 17.03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»).

: Теги:

  1. , эксперт

5850 9750 ₽ –40%

  1. © 2001 — 2021, Клерк.Ру.

18+

Порядок предоставления отпуска вне графика

» Предоставить отпуск сотруднику не по утвержденному ранее графику отпусков руководству предприятий не запрещено.

При этом необходимо принять во внимание пожелание самого работника.

Инициатива об изменении времени отдыха может исходить и от сотрудника, и от администрации предприятия. График составляется почти за год до их наступления, поэтому не получается предугадать все возникающие события. Для внесения в него изменений работнику и руководителю предприятия нужно лишь достигнуть соглашения по поводу новой даты, длительности отпуска и документально его оформить.

График отпусков является локальным нормативным документом предприятия. Это не просто перечень с пожеланиями работников, согласованный директором.

В соответствии с графиком определяется численность работников на каждый месяц, и, следовательно, объем выпускаемой продукции. Отсутствие на рабочем месте одного специалиста может негативно сказаться на организации всего производственного процесса.

Поэтому на время неявки работника всегда планируется замещение должностей, переводы между отдельными подразделениями. Кроме этого, необходимо предусмотреть запас денежных средств на расчетном счете в банке на выплату отпускных, так как они выдаются до наступления отпуска в отличие от обычной зарплаты.

Перенос по желанию работника Чаще всего желание перенести время отдыха у работника появляется в связи с какими-то изменившимися обстоятельствами в жизни.

Иногда нужно организовать отдых одновременно с другими членами семьи или друзьями, может быть незапланированная путевка, необходимость ухода за больным, а также болезнь самого сотрудника. Начинать оформлять документы нужно с написания заявления на имя руководителя, в котором следует подробно изложить причину изменений, новую дату и продолжительность отдыха.

Лучше обратиться к работодателю заранее, чтобы тот успел уточнить, могут ли распределить обязанности отпускника и не допустить сбоев в работе. Если сотрудник работает в бригаде, цехе или другом подразделении, нужно получить согласие на отдых в другие дни от непосредственного начальника.

Просьбу работника руководство предприятия рассматривает отдельно по каждому случаю, принимая во внимание производственные возможности. И если изменение очередности предоставления дней отдыха признается нецелесообразным, работодатель не отпускает в отпуск без объяснения причин. Важно! При этом сотрудник должен продолжать работать.

Важно! При этом сотрудник должен продолжать работать. Если на заявлении нет согласования с руководителем, самостоятельное прекращение работы не допускается.

И отсутствие человека на рабочем месте будет расценено как прогул.

Необходимость внесения изменений в график отпусков может появиться и у работодателя.

На предприятиях, где объем производства зависит от количества заключенных договоров и полученных заказов, иногда требуется вовлечь в работу максимальное число сотрудников, чтобы не упустить возможность получить дополнительную прибыль.

Может быть и такое, что возникают трудности с заказами, и работодатель не в состоянии обеспечить всех необходимым объемом работы. По закону в случае простоя производства предприятие обязано выплачивать рабочим компенсацию, которая составляет две трети зарплаты. Но начальству выгоднее отправлять людей в очередные отпуска.

Сделать это можно только по их желанию.

При первоначальном составлении графика к мнению работников только прислушиваются. А если документ уже утвержден и с ним ознакомлен весь коллектив, внесение изменений допускается только с письменного согласия конкретного сотрудника.

И он имеет право выбирать между отдыхом в период, который предлагает руководитель и компенсацией за простой. При изменении периода отпуска необходимо составить приказ и внести уточнения в график и личную карточку работника. Приказ об изменении срока отпуска может быть оформлен в произвольной форме.

Его удобно применять в случае, если отдых переносится на несколько недель или даже месяцев.

Если отклонение от графика составляет небольшой срок, целесообразно сразу сделать приказ о предоставлении отпуска по типовой форме Т-6 и отдать его в бухгалтерию для начисления выплат. Если отпуск переносится по инициативе работника, основанием для издания приказа является его письменное заявление, на котором стоит согласительная виза руководителя. Если инициатива исходит от работодателя, приказ оформляют без заявления.

Кроме нового периода должно быть указано, по какой причине происходят изменения. Работника обязательно знакомят с приказом под роспись.

После этого вносят изменения в график отпусков. Документ разрабатывают и утверждают за две недели до начала нового года на унифицированном бланке Т-7.

При корректировке графика информацию об изменениях вносят в отдельные графы:

  • В графе 9 отмечают новую дату начала отпуска
  • В графе 8 указывают основание для переноса срока отдыха. Им будет заявление с разрешительной резолюцией руководителя.
  • В графе 10 в качестве примечания записывают причину переноса.

В случае, если у перенесенного ранее отпуска опять нужно изменить период, запись вносится в новой строке без зачеркиваний и исправлений. Существуют категории граждан, которые могут выбрать время отдыха в удобное для них время.

Работодатель не отпустить в отпуск таких сотрудников не имеет права. Перечень их довольно большой, но чаше всего такими льготами на предприятии пользуются:

  1. женщины, перед началом отпуска по беременности и родам, или сразу после его окончания;
  2. мужчины в период, когда жена находится в отпуске по беременности и родам;
  3. сотрудники, отозванные ранее из очередного отпуска.
  4. несовершеннолетние работники;

Кроме этого могут возникнуть ситуации, когда время отдыха может быть перенесено по вине работодателя.

Это происходит в случаях если:

  1. работник не был предупрежден о начале отпуска за две недели;
  2. отпускные деньги не были выплачены за три дня до наступления отпуска.

При этом инициатива должна исходить от работника.

Для изменения дней начала отдыха ему нужно написать заявление на имя руководителя. Отсутствие такого заявления будет считаться согласием с первоначальным решением администрации.

Автоматически изменяется время окончания отпуска, если он попадает на время:

  1. исполнения государственных обязанностей;
  2. болезни работника, подтвержденной листком нетрудоспособности;
  3. военных сборов;
  4. вызовов в следственные органы и прокуратуру в качестве потерпевшего или свидетеля.

На этот период отдых прерывается, и день выхода на работу переносится на более поздний срок. В первый год работы у сотрудников отпуск бывает вне графика. Согласно законодательству, человек может получить его уже через шесть месяцев после приема на работу.

Для отдельных людей этот срок может быть уменьшен по их желанию. Естественно, в графике для новичка не предусмотрено время отдыха.

Поэтому вопрос можно решить, только договорившись с начальством об отдыхе в дни, удобные для каждой из сторон.

Если сотрудник принят на место уволенного, руководство может согласиться предоставить отпуск в дни, в которые его планировали для предыдущего работника. Тогда не нужно будет дополнительно производить кадровые перемещения. Если работника не отпускают в отпуск или переносят дни отдыха без его согласия, он имеет право написать жалобу и потребовать восстановить нарушенные права.

Для этого он может обратиться:

  1. в государственную инспекцию по труду;
  2. в суд.
  3. в профсоюзный комитет предприятия (если такой имеется);
  4. в прокуратуру;

Надзорные органы проверят, имеет ли право работодатель не предоставить дни отдыха по желанию работника. В случае выявления нарушений трудового законодательства руководство могут привлечь к административной ответственности.

Но прежде чем идти на открытый конфликт, можно попытаться переговорить с руководителем и постараться найти такой выход из ситуации, который был бы удобен для каждой из сторон. У многих новых работников возникают мысли о том, сколько дней по Трудовому кодексу длится При трудоустройстве каждому потенциальному работнику обещают гарантированный оплачиваемый отдых, как того и требует российское Людей, работающих по найму, часто интересует вопрос, пропадает ли неотгуленный отпуск, или его можно В работе кадровых служб предприятия часто возникают вопросы о том, как правильно оформить отпуск

Можно ли идти в отпуск не по графику

Подборка наиболее важных документов по запросу (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Основанием для предоставления ежегодного отпуска и издания приказа является график отпусков. Этот документ обязателен как для работника, так и для работодателя (ч.

2 ст. 123 ТК РФ). Если работник идет в отпуск не по графику или принят на работу после его утверждения, то основанием для подготовки приказа является заявление работника. Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Еще одно неоспоримое преимущество — когда происходит прием новых работников, в таблице можно заполнить предполагаемый и фактический месяцы ухода работника в отпуск. Например, человек устраивается на работу в феврале 2021 года.

Ему положен отпуск лишь через полгода — в августе.

Такой сотрудник не может быть в графике отпусков на 2021 год, утвержденном в декабре 2018 года, поэтому он идет в отпуск не по графику, а по заявлению (ч.

2 ст. 122 ТК РФ). Вставляем строки в таблицу и в августе отправляем его в отпуск (в примере 3 таких сотрудников пятеро — Светлая А.Я., Лужайкина А.Ю., Южная А.Е., Тимофеев Т.Т.

и Печкин И.В. (см. отметки «2» — «6»). Все они были приняты на работу в течение 2021 г., поэтому их фамилий нет в утвержденном ранее графике отпусков в примере 2.

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Вместе с тем, вследствие ряда объективных и субъективных причин, многие работники подают заявления о предоставлении отпуска не по графику, а в наиболее удобное им время, часто за день или два до начала отпуска. В результате, оплата за отпуск, не по вине работодателя, начисляется с нарушением установленного трехдневного срока.

Открыть документ в вашей системе КонсультантПлюс:Продолжительность отпуска должна быть не меньше, чем это установлено законом. А если по заявлению работника ежегодный отпуск делится на части, то хотя бы одна его часть не должна быть меньше 14 дней (так записано в ст.

125 ТК РФ). Если сотрудники ходили в отпуск не по графику, то в этот документ надо внести соответствующие изменения согласно приказам и заявлениям работников.

Отпуск для сотрудника: как правильно оформить и оплатить

Редактор: Елена Галичевская 26.01.2021 3 923 Антон Дыбов Эксперт по праву Трудовой кодекс гарантирует сотрудникам отпуск — 28 дней, его можно взять частями в течение года. В это время сотрудник не работает, но за ним в компании сохраняют рабочее место и средний заработок.

Если компания не предоставит отпуск или не оплатит его, сотрудник может пожаловаться в трудовую инспекцию, а компания получит штраф.

В этой статье все, что нужно знать работодателям об отпусках и расчете отпускных.

По закону отпуск получают все сотрудники, которые работают по трудовому договору.

Неважно, как они работают — полный рабочий день или неполный, дома или в офисе, у ИП или в ООО, — отпуск все равно нужно предоставить. Сотрудник имеет право отдыхать каждый год. А для исполнителей по гражданско-правовым договорам отпуска не предусмотрены.

Отпуск считают за рабочий год, а не за календарный — с того дня, когда сотрудник устроился на работу. Сотрудник пришел в компанию 10 октября 2021 года, его рабочий год — с 10 октября 2021 года по 9 октября 2021 года.

За это время он должен был получить отпуск. Следующий рабочий год сотрудника начнется с 10 октября 2021 года.

Иногда рабочий год может стать длиннее, например, если человек взял больше 14 календарных дней отпуска за свой счёт. Например, если он отдыхал за свой счет 20 дней, рабочий год увеличится на 6 дней.

В первый год работы сотрудник получает право на отпуск через 6 месяцев. Ключевое слово здесь — право. Не значит, что сотрудник сразу получит отпуск, но может обсудить даты отдыха с работодателем. Если сотрудник договорится с работодателем, можно уйти в отпуск и раньше. В следующие годы сотрудник может уйти в отпуск в любое время по графику отпусков.

В следующие годы сотрудник может уйти в отпуск в любое время по графику отпусков. В этих ситуациях работодатель не может отказать в отпуске:

  1. сотрудник усыновил ребенка в возрасте до 3 месяцев;
  2. родитель трех и более детей в возрасте до 12 лет подает заявление на отпуск.
  3. женщина идет в отпуск до декрета или после него;
  4. совместитель берет отпуск, при этом у него отпуск на основной работе;
  5. мужчина берет отпуск во время декрета жены;
  6. родитель ребенка-инвалида идет в отпуск;
  7. сотрудник сдает сессию;
  8. сотрудника отозвали из ежегодного отпуска;

Эти сотрудники могут выбрать удобное для них время отдыха, даже если это не вписывается в планы работодателя. У большинства сотрудников отпуск — это 28 календарных дней.

Если сотрудник моложе 18 лет, его отпуск будет длиннее — 31 день.

Не обязательно брать все дни сразу, можно разбить из на части. Главное, чтобы одна из частей не была менее 14 дней.

Чтобы отдыхать больше, сотрудники иногда берут отпуск с понедельника по пятницу. По сути это 5 календарных дней, а отдыхают они 7, захватывая субботу и воскресенье.

Это нормальная практика, если работодатель не против. Придется составить много документов — обычно этим занимается сотрудник по кадрам или бухгалтер. Мы разберем все шаги, чтобы вы могли пройти по ним сами или проверить работу своих специалистов.

Шаг 1. Составить положение об отпусках. Документ не нужен, если компания будет предоставлять отпуска строго по Трудовому кодексу.

Но если она хочет увеличить длительность отпусков или выплачивать отпускные раньше, эти моменты нужно прописать в положении об отпусках. Документ составляют в произвольной форме, но мы рекомендуем предусмотреть такие пункты:

  • Какие документы в компании оформляют по отпускам. Например, когда составляют и утверждают график отпусков, как сотрудников уведомляют о начале отпуска, когда сотрудник должен написать заявление на отпуск.
  • Виды отпусков в компании и их продолжительность: кто, когда и на сколько может идти в ежегодный оплачиваемый отпуск, положен ли сотруднику дополнительный отпуск или отпуск без сохранения зарплаты.
  • Правила, по которым сотрудника могут отозвать из отпуска. Например, сотрудник дает согласие на отзыв из отпуска и пишет в пожелания о том, когда хотел бы отгулять отпуск.
  • Стаж работы для отпуска: какой стаж для какого отпуска нужен и что в этот стаж включается. Например, можно указать, что стаж не важен для отпуска за свой счет и для дополнительного отпуска.
  • Выплата отпускных. Прописывают срок — минимум за три дня до начала отпуска. Если компания решит выплачивать отпускные раньше, это не будет нарушением. Если компания платит сотрудникам материальную помощь к отпуску, это тоже нужно прописать в документе. Компании, которые находятся в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, могут в этом разделе определить, как они компенсируют расходы на проезд в отпуск.

Шаг 2. Составить график отпусков. Это документ, в котором описано, кто и когда идет в отпуск.

Его обязаны составлять все компании, кроме микропредприятий.

Это компании, у которых среднесписочная численность сотрудников до 15 человек и доход до 120 млн рублей в год. Микропредприятия могут заменить график на письменное соглашение между работодателем и сотрудником. Но составлять десяток соглашений неудобно, поэтому проще составить один график.

График отпусков обязаны соблюдать работодатель и сотрудники. Сотрудник должен уйти в отпуск по графику, а работодатель — отпустить его в эти даты.

Закон разрешает менять даты отпуска, если и работник, и работодатель не против.

Например, если сотрудник передумал брать отпуск в сентябре и хочет отдыхать в ноябре, он должен согласовать это с работодателем. Или наоборот: если во время отпуска сотрудник нужен на работе, то отпуск можно перенести, если он не против. График отпусков помогает разрешать споры между сотрудником и работодателем по поводу отпуска.

Плюс это еще документ, который будет проверять трудовая инспекция. Если графика отпусков нет, компания может получить штраф — от 30 000 до 50 000 ₽, а руководитель — от 1000 руб. до 5 000 ₽. За повторное нарушение штрафы больше.График отпусков можно заполнять по форме или сделать произвольный бланк.

Утвердить график отпусков на следующий год нужно за две недели до конца текущего года, например на 2022 год — до 17 декабря. Руководитель компании или его заместитель подписывают график.

Если в компании есть профсоюз, график отпусков нужно согласовать с ним: направить проект графика и копии документов, которые подтверждают, что некоторые сотрудники могут взять отпуск в удобное время. С графиком отпусков нужно ознакомить сотрудников. Закон не поясняет, как это сделать. Например, можно попросить каждого расписаться в своей графе.Если сотрудник передумал и хочет изменить даты отпуска, он должен написать заявление в произвольной форме.

Например, можно попросить каждого расписаться в своей графе.Если сотрудник передумал и хочет изменить даты отпуска, он должен написать заявление в произвольной форме.

Работодатель может согласиться или отказать. Если сотрудник ушел в отпуск без согласия, его можно уволить за прогул. Сотрудник написал заявление на отпуск по графику, но передумал и перенес даты отпуска.

С руководителем согласовал это устно. Когда сотрудник не вышел на работу, его уволили за прогул.

Он обратился в суд и попросил признать увольнение незаконным.

Судьи обратили внимание на то, что работодатель на перенос дат не соглашался, приказ на отпуск не издавал, и вообще не обязан предоставлять отпуск вне графика.

Увольнение посчитали законным.

Шаг 3. Вручить сотруднику уведомление об отпуске за 2 недели до начала отдыха.

У документа нет обязательной формы, поэтому можно оформить его так: Шаг 4. Получить от сотрудника заявление на отпуск. В положении об отпусках прописывают, когда сотрудник должен подать заявление на отпуск.

Если отпуск по графику, иногда компании отказываются от заявлений. Но если в положении об отпусках оно было прописано, то сотруднику можно дать такую форму. Шаг 5. Оформить приказ на отпуск, записку-расчет и выплатить отпускные.

Приказ на отпуск — документ, который подтверждает, что сотрудник не приходит на работу по уважительной причине: он на отдыхе. Подписывают документ руководитель и сотрудник. На основании приказа составляют записку-расчет отпускных.

Этот документ подписывают специалист отдела кадров и бухгалтер, который делал расчет. Отпускные рассчитывают по формуле: Сумма отпускных = Средний дневной заработок × Количество дней отпуска Главная проблема тут — правильно рассчитать средний дневной заработок. И тут два шага:

  • Посчитать доход сотрудника.
  • Рассчитать количество отработанных дней.

Посчитать доход сотрудника.

Расчетный период для отпуска — 12 календарных месяцев до месяца начала отпуска.

Отпуск начинается в июне. Расчетный период — с 1 июня прошлого года по 31 мая текущего. В доход включают все выплаты за работу, которые были начислены сотруднику: зарплату, премии, переработки. Годовая премия, которая относится к расчетному периоду — учтут полностью.

Например, менеджер уходит в отпуск с 01.04.2021. Расчетный период — с 01.04.2021 по 31.03.2021.

За этот период ему начислили две годовые премии: за 2021 год — в мае 2021 года; за 2021 год — в марте 2021 года. При расчете отпускных учтут только одну премию — за 2021 год. Годовая премия за 2021 год, хоть и попала в расчетный период, к нему не относится, поэтому ее не учитывают. Квартальную премию учитывают по такому правилу: если квартал полностью попадает в расчетный период, премию учтут полностью.

Квартальную премию учитывают по такому правилу: если квартал полностью попадает в расчетный период, премию учтут полностью. Разовую премию учитывают, если она предусмотрена в положении о премировании или другом локальном нормативном акте.

Премии к праздникам — не включают.Отпускные, командировочные, больничные, материальная помощь, компенсация проезда — не включают. Рассчитать сколько дней отработано.

Тут все зависит от того, полностью отработаны месяцы за год или нет.

Например, в какие-то дни сотрудник мог болеть или быть в командировке.

А выходные и праздники значения не имеют.

Например, человек не болел в январе, но, несмотря на новогодние праздники, месяц считается отработанным полностью.Если сотрудник полностью отработал год до отпуска, средний дневной заработок считают так: Выплаты, которые включат в расчет среднего заработка за расчетный период / 12 / 29,3. 29,3 — это среднемесячное число календарных дней.

У сотрудника отпуск с 15 апреля 2021 года. Расчетный период с 1 апреля 2021 года по 31 марта 2021 года отработан полностью.

Доход за это время — 1 110 000 ₽. Средний дневной заработок для оплаты отпускных: 1 110 000 ₽ / 12 / 29,3 = 3157 ₽. Если сотрудник не работал какие-то дни расчетного периода, например был в отпуске по уходу за ребенком, на больничном, в командировке, это время и выплаты за него не входят в расчет.

Средний дневной заработок = Выплаты, включаемые в расчет среднего заработка за расчетный период / (29,3 × Количество полностью отработанных месяцев + Количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах) Сотрудник уходит в отпуск с 6 по 19 июля 2021 года на 14 дней. Его доход за рабочий год — 750 000 ₽.

Расчетный период — год до отпуска: с 1 июля 2021 года по 30 июня 2021 года.

В это время сотрудник: был в отпуске в августе 2021 года — 7 календарных дней; был в командировке в декабре 2021 года — 9 дней; был на больничном в феврале 2021 года — 7 календарных дней.

Полностью отработанные месяцы рабочего года: — в 2021 году: июль, сентябрь, октябрь, ноябрь; — в 2021 году: январь, март, апрель, май, июнь. Не полностью отработанные месяцы рабочего года: — в 2021 году: август, декабрь; — в 2021 году: февраль. Количество дней в не полностью отработанных месяцах: в августе 2021 года: 29,3 / 31 день × (31 день − 7 дней) = 22,68 дня; в декабре 2021 года: 29,3 / 31 день × (31 день − 9 дней) = 20,79 дня; в феврале 2021 года: 29,3 / 28 дней × (28 дней − 7 дней) = 21,98 дня.

Средний дневной заработок: 750 000 ₽ / (29,3 × 9 месяцев + 22,68 дня + 20,79 дня + 21,98 дня) = 2278,6 ₽. Отпускные 2278,6 ₽ × 14 дней = 31 900,4 ₽. Если средняя зарплата сотрудника, работающего на полную ставку, меньше федерального МРОТ, то для расчета отпускных берут МРОТ.

В 2021 году это 17 792 ₽. Выплатить отпускные нужно минимум за три календарных дня до начала отпуска, причем первый день отпуска сюда не входит.

Сотрудник идет в отпуск 10 декабря — отпускные ему нужно перечислить до 7 декабря. Если сотрудник уходит в отпуск с понедельника, отпускные надо выплатить в четверг.

Если дата выплаты выпадает на выходной или праздник, отпускные перечисляют за день до этого. Отпускные можно перечислить вместе с зарплатой.

В компании зарплату выплачивают 4 декабря. Сотрудник идет в отпуск 10 декабря — 4 декабря надо выплатить зарплату и можно перечислить отпускные. Главное — не нарушить сроки выплаты.

Работодатель не только начисляет отпускные, но еще платит НФДЛ и взносы. Все эти тонкости знают бухгалтеры, но на всякий случай все равно обращаем на это внимание. НДФЛ — со всей суммы отпускных.

Сотрудник получает отпускные за минусом налога. Перечислить НДФЛ в бюджет нужно до последнего числа месяца, в котором отпускные выплачены, а если это выходной — в первый рабочий день следующего месяца. Сотрудник ушел в отпуск 15 октября 2021 года, НДФЛ нужно перечислить в бюджет 2 ноября, потому что 31 октября — суббота.

Но можно перечислить и раньше, это не запрещено.

Страховые взносы — платит работодатель.

Всю сумму отпускных облагают страховыми взносами и включают в облагаемую базу за тот месяц, в котором они начислены. Перечислить взносы в бюджет нужно в следующем месяце. Причем неважно, когда сотрудникам выплатили отпускные.

Отпускные начислены в октябре, а сотрудник получил их в ноябре. За октябрь — включаем в базу по страховым взносам.

Перечислить взносы в бюджет нужно до 15 ноября.

Налог на прибыль — если компания на ОСНО.

Учет отпускных зависит от метода учета доходов и расходов в компании.

При методе начисления учитывают одним из двух способов: 1. Включают в расходы ежемесячно по мере начисления.

Если отпуск приходится на разные месяцы, то отпускные распределяют пропорционально количеству дней отпуска в каждом месяце.Компания «Альфа» применяет метод начисления. Отчетный период по налогу на прибыль — первый квартал, полугодие и девять месяцев.Инженер идет в отпуск с 26 марта по 8 апреля, получил отпускные — 30 000 ₽.В расходах по налогу на прибыль бухгалтер отразит отпускные так:

  1. в полугодии: 30 000 ₽ / 14 дней × 8 дней=17 142,86 ₽.
  2. в первом квартале: 30 000 ₽ / 14 дней × 6 дней=12 857,14 ₽;

2.

Создают резерв предстоящих расходов на оплату отпусков. Отчисления в такой резерв признают в расходах равномерно в течение года, независимо от того, когда сотрудники идут в отпуск, а оплату отпусков списывают за счет резерва. Работодатель не обязан формировать резерв и делает это по желанию.

Все эти тонкости тоже знают бухгалтеры. Налог при УСН «Доходы минус расходы». Отпускные с НФДЛ учитывают в расходах на дату их выплаты, а взносы — на дату уплаты в бюджет.

Ежегодный отпуск придется продлить в трех случаях:

  • Во время отпуска были праздничные дни. Например, отпуск у сотрудника был с 1 по 14 июня. 12 июня — праздник, значит, отпуск продлят на один день, сотрудник выйдет на работу не 15, а 16 июня.
  • Во время отпуска сотрудник исполнял государственные обязанности, например его призвали на военные сборы или он был в суде присяжным заседателем.
  • Сотрудник заболел во время отпуска и оформил больничный.

Нельзя продлить отпуск, если в это время заболел ребенок или другой родственник.

Такой ситуации нет в законе, но работодатель может прописать ее в положении об отпусках, и тогда болезнь члена семьи будет основанием для продления отпуска. Отпуск продлевают на то количество дней, которое совпало, например с больничным. Сотрудник ушел в отпуск 1 декабря на 14 дней.

Во время отпуска он проболел 5 дней. В этом случае отпуск продлят на 5 дней.

Сотрудник должен сообщить работодателю, что из отпуска он выйдет позже, например написать заявление. Если сотрудник хочет не продлить, а перенести отпуск, это нужно согласовать с работодателем. Чтобы отозвать сотрудника из отпуска, нужно получить от него согласие.

Причем не со всеми сотрудниками это можно сделать.Нельзя просить прервать отпуск:

  1. беременных женщин;
  2. сотрудников в возрасте до 18 лет;
  3. сотрудников, которые работают во вредных и опасных условиях.

Это нарушение закона, можно получить штраф. Если сотрудник согласился выйти на работу, ему придется отдать дни, которые он не догулял.

Причем он может выбрать удобное время в течение текущего года или присоединить дни к отпуску следующего года.

Как правильно оформить отзыв из отпуска, в законе не сказано. Рекомендуем оформлять так. Шаг 1. Получить от сотрудника согласие прервать отпуск.

Если сотрудник, который ушел в отпуск, очень нужен на работе, то его руководитель пишет на имя руководителя компании служебную или докладную записку. Можно, например, в такой форме.

Если руководитель компании разрешает отозвать сотрудника из отпуска, он отправляет сотруднику уведомление об этом по эл. почте или телеграммой. Сотрудник должен согласиться письменно.

Вот пример уведомления сотрудника.

Шаг 2. Издать приказ. К моменту выхода сотрудника на работу работодатель должен издать приказ об отзыве из отпуска в произвольной форме. В приказе указывают:

  1. дату выхода на работу;
  2. время, когда будет предоставлены неиспользованные дни отпуска.
  3. причину отзыва работника;

Образец приказа об отзыве работника из отпуска выглядит так: Шаг 3.

Внести изменения в график отпусков.

графу 10 «Примечание»: указать, что сотрудника отозвали из отпуска, и дату, когда он начал работать.В графу 8 «Основание (документ)» нужно внести реквизиты приказа об отзыве из отпуска, а в графу 9 «Дата предполагаемого отпуска» — дату, когда будут использованы оставшиеся дни отпуска. Шаг 4. Оформить личную карточку по форме Т-2. Информацию об отзыве из отпуска можно указать в разделе VIII.

Если работодатель перенес часть отпуска, информацию в графах 1—3 и 5 не меняют. В графах 4 и 6 одной чертой зачеркивают записи и ниже либо на следующей строке вписывают количество отгулянных дней отпуска и дату его окончания с учетом вызова на работу.

Графу 7 дополняют реквизитами приказа, на основании которого часть отпуска перенесли.Если работодатель перенес весь отпуск, в графах 1—7 информацию об отпуске зачеркивают одной чертой, а рядом с графой 7 или под ней указывают, например, реквизиты приказа об отмене приказа об отпуске.Сотрудник, который внес изменения, ставит свою подпись под новыми записями. Шаг 5. Внести изменения в табель учета рабочего времени. Дни отпуска до отзыва сотрудника следует отражать в табеле «ОТ» или «09».

Дни, когда сотрудник вышел из отпуска, — в табеле «Я» или «01».Шаг 6. Пересчитать отпускные. Если сотрудник вышел на работу, он должен получать зарплату, а не средний заработок, как при расчете отпускных.

Поэтому работодателю придется пересчитать отпускные исходя из уменьшенного количества дней отпуска.Если сотрудник не вернет отпускные за неиспользованные дни отпуска, их нужно зачесть в счет зарплаты, а НДФЛ с зарплаты уплатить в бюджет за вычетом налога, который перечислили ранее с излишних отпускных. Ежегодный оплачиваемый отпуск сотрудника можно компенсировать деньгами только в двух случаях:

  1. сотрудник увольняется, и у него остались неиспользованные дни отпуска. В этом случае работодатель при увольнении вместе с зарплатой выплачивает компенсацию за те дни отпуска, которые сотрудник не отгулял;
  2. сотруднику положен удлиненный или дополнительный отпуск. В этом случае деньгами можно заменить ту часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней.

Допустим, у сотрудника ненормированный рабочий день. По коллективному договору он может взять дополнительный отпуск к основному — 4 календарных дня.

28 дней он отгулял, а 4 дня — нет.

Поэтому эти 4 дня перенесли на 2021 год. Теперь сотрудник может взять 36 дней отпуска: 4 дня за 2021 год и 32 дня за 2021 год. Он может написать заявление и заменить денежной компенсацией ту часть отпуска, которая превышает 28 календарных дней, то есть 8 календарных дней: 4 дня за прошлый год и 4 дня за текущий.

Нельзя заменить деньгами дополнительный отпуск:

  1. сотрудникам, который работают во вредных и опасных условиях.
  2. беременным;
  3. лицам в возрасте до 18 лет;

Перед увольнением сотрудник может написать заявление и взять все неиспользованные дни отпуска.

Но давать такой отпуск или не давать — решает работодатель. Если он не подпишет заявление сотрудника об отпуске с последующим увольнением, то должен выплатить ему компенсацию за неиспользованные дни отпуска.

Если сотрудник самовольно уйдет в отпуск, работодатель вправе уволить его за прогул.Тут есть одна особенность: датой прекращения трудового договора считают не последний день работы, а последний день отпуска. Однако выплатить сотруднику зарплату и все компенсации, связанные с увольнением, и отдать трудовую книжку нужно перед его уходом в отпуск, в последний день работы.Чтобы оформить отпуск с последующим увольнением, работодатель должен получить от сотрудника заявление. Оно немного отличается от обычного заявления на отпуск.

Компания может пострадать, если не дает сотрудникам ежегодный отпуск, не составляет или не соблюдает график отпусков. А еще компания не может уволить сотрудника, который ушел в отпуск.

Исключение — если компания ликвидируется или ИП закрывается. Штрафы для компаний и ИП. Впервые Предупреждение или штраф от 30 000 до 50 000 ₽Руководителю — предупреждение или штраф от 1000 до 5000 ₽. ИП — предупреждение или штраф от 1000 до 5000 ₽ Повторно, то есть в течение года после наказания за первое нарушениеШтраф от 50 000 до 70 000 ₽Руководителю — штраф от 10 000 до 20 000 ₽ или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет.