Как правильно прошивать и нумеровать документы

Как правильно прошивать и нумеровать документы

Как нумеровать листы при сшивании. Ошибки в нумерации. Как правильно сшивать документы: общепринятые правила и практические советы


» Заграничные 25.07.2021Каким образом осуществляется нумерация – страниц или листов документов – это нормативными актами не устанавливается.

Исходя из того, что нумерация осуществляется в целях учета, можно сказать, что не имеет принципиального значения, что нумеруется: лист или страница, главное, чтобы в заверительной надписи, которая делается на задней обложке журнала (книги), было указано, что пронумеровано – листы или страницы.Нормативных документов, которые бы устанавливали в деталях порядок нумерации, прошивки и заверения журналов, нет. Единственное, что может устанавливаться нормативным документом, это то, что регистрационно-учетный журнал (книга) должен быть пронумерован, прошнурован, заверен печатью организации и подписью уполномоченного лица.

  • Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23. 12. 2009;
  • ГОСТ 51141 по делопроизводству;
  • Также правила делопроизводства, содержащие требования по прошиванию документации, разработанные отраслевыми ведомствами (ЦБ РФ, Министерством по налогам и сборам и т.п.).

Подшивая дела для архива необходимо следить, чтобы текст оставался читаем.

Нумерацию проводят простым карандашом в верхнем правом углу.

Не рекомендуется использование для данных целей шариковые и гелевые ручки, цветные карандаши и фломастеры.В продаже имеются голографические наклейки для прошивания, которые приклеиваются к бумаге и оставляют следы при попытке их отклеить.

Это не обязательно, но я люблю клеить такие наклейки так, чтобы ее часть заходила на полоску с надписью ‘прошнуровано, пронумеровано’, а часть оказалась на основном листе.Я прошиваю документы так. Сшиваю комплект степлером по левой стороне.

Прокалываю дыроколом одно отверстие (вставляю в дырокол пачку листов так, чтобы листы попали только под один штырь дырокола в нужном месте) в левом верхнем углу документа. Беру хлопчатобумажную нитку, складываю ее в 10 раз — получаю шнурок.

Шнурок продеваю в полученное отверстие два раза так, чтобы концы шнурка оказались с лицевой стороны документа.

Завязываю. Наклеиваю на лицевую сторону документа (так, чтобы накрыть концы шнурка) полоску бумаги с надписью:В деле могут находиться документы с собственной нумерацией. Например, в деле с пакетом учредительных документов находится устав организации со своей нумерацией. Если устав находится вначале при нумерации и в нумерации нет ошибок, то можно не нумеровать, а оставить нумерацию в уставе, а далее в хронологическом порядке нумеруются следующие документы.

Если многостраничный документ находится где-то в середине, то необходимо нумеровать и листы в этом документе. В нашем примере это был устав организации (о регистрации ООО смотри форум).При подаче документов в налоговую инспекцию или для участия в различных тендерах требуется сшивать документы, если они имеют более двух листов. Также требуется сшивать договоры, дополнительные соглашения к ним, которые имеют более двух листов при подаче на государственную регистрацию перехода права собственности или государственную регистрацию договора в Управлении Росреестра (о заключении договора купли-продажи недвижимости смотри здесь).

Если Вы обращали внимания, то решения судов также выдают в сшитом виде, в том числе для апелляционного обжалования.

Сшивать документы требуется для того, чтобы исключить или, по крайней мере, предотвратить возможность подмены листов в документе, так как документ считается единым.

Приведу пример того, как важно именно сшивать договор, а не скреплять его канцелярским степлером.

Так между юридическими лицами был подписан договор об аренде имущества, состоящих из двух листов, пронумерованных, скрепленных печатями на последней странице второго листа и заверен подписями представителей контрагентов на последней странице в графе «подписи и реквизиты сторон).

Суть заключалась в том, по условию договора аренды, договор может быть расторгнут в одностороннем порядке как арендатором, так и арендодателем при письменном уведомлении за тридцать календарных дней. Одна из сторон договора решила не дожидаться тридцатидневного срока уведомления при расторжении договора в одностороннем порядке.
Одна из сторон договора решила не дожидаться тридцатидневного срока уведомления при расторжении договора в одностороннем порядке.

Первая страница договора, где было указано о порядке расторжения договора, была заменена другой страницей. страницы было частично изменено в следующей части. Слова

«арендатор и арендодатель вправе расторгнуть настоящий договор, письменно предупредив об этом за тридцать календарных дней…»

были заменены на «арендатор и арендодатель вправе расторгнуть настоящий договор, письменно предупредив об этом.

Договор считается расторгнутым с момента получения уведомления». Вы кончено можете возразить, что в судебном порядке может быть назначена судебная техническая экспертиза по установлению тождественности страниц документа, определению вида печатающего устройства, определению периода изготовления страниц документа.

Да, все это в судебном порядке установить можно, но на это уйдут не малые денежные средства и время.

Такие затраты приведут к вынужденным убыткам. Вышеуказанный случай наглядно показывает, как не прошитый документ может привести к убыткам и потери времени. Пример также показывает, что в юридических делах мелочей не бывает.

Даже, казалось бы, к такой мелочи необходимо относится серьезно.Читать еще –> Как При Разводе Оставить Ребенка С Отцом Судебная Практика

  1. Дата подшивки.
  2. Срок хранения.
  3. Список всех документов, внесенных в подшивку, с указанием страниц в каждом документе.
  4. Название документа.
  5. Данные ответственного лица – составителя подшивки.
  6. Аннотация (то есть пояснение, что содержится в документе и для чего необходимо его хранить).

Единой инструкции по сшиванию документов не разработано. Но рекомендации по прошивке дел содержатся в Методических рекомендациях Росархива, приказе Министерства культуры России за 2005 года №536, инструкции Центрального банка по документоведению и в ГОСТе 51141, которые регулируют правила хранения документов.Но это всё хорошо и красиво, однако бухгалтерии ещё долго придется работать с бумагами, причём делать это нужно сейчас! А так как сшивать нужно разные документы, имеющие разное значение, форму листов, толщину дела (пачки листов), то и рекомендации/правила/практика имеют несколько вариантов пошаговых инструкций.

Наверное, для удобства нужно поделить объекты сшивания:Документы, которые подписываются цифровой подписью, практически никогда не дублируются на бумаге и не требуют, соответственно, хранения-сшивания и т.п. Они хранятся в электронном виде в электронных архивах специализированного оператора связи. В частности, предприятия на упрощенке, вмененке или общей налоговой системе можно вести с помощью уже упомянутой онлайн-бухгалтерии, в которой есть всё, от самообновляемого бесплатного индивидуального календаря отчетности до обслуживания любого количества предприятий.

В частности, предприятия на упрощенке, вмененке или общей налоговой системе можно вести с помощью уже упомянутой онлайн-бухгалтерии, в которой есть всё, от самообновляемого бесплатного индивидуального календаря отчетности до обслуживания любого количества предприятий. Конечно, её можно считать альтернативой 1С и других бухгалтерским программам, но по сути, это качественный скачок в автоматизации труда бухгалтера. Электронный архив создается сам, не нужно документы куда-то посылать, обновления форм отчетностей, порядка расчетов, формул и т.п.

происходит централизованно и не требует никаких действий со стороны пользователей, календарь отчетности предприятия всегда актуален, под рукой, и нем только то, что нужно делать по данному предприятию, о прочих удобствах можно почитать отзывы, посмотреть видео, а главное — примерить! И не в урезанной демо-версии, а в полноценно работающей системе в течение месяца после регистрации.Для удобства объяснения условно пронумеруем проколы: №1 – верхний, №2 – центральный, №3 – нижний. Начинать нужно с того, что продеть иглу в отверстие №2, оставив один конец нити с обратной стороны прошивки.

После этого пропускаем иглу с лицевой стороны в отверстие №1.

Как только конец нити и игла оказались на обороте дела, нужно вывести иглу на лицевую сторону через отверстие №3, а потом снова на оборотную сторону через отверстие №2. Дело прошито через все три прокола, и теперь можно завязать узел на обороте. Узел завязывается очень туго, как можно ближе к последнему листу и фиксируется клеем и заверительной наклейкой.

При этом концы нити должны быть свободны и видны.Источник: https://firstjurist.ru/darenie/kak-schitat-listy-pri-sshivanii

  1. : Подшивка дела (1-й вариант).
  2. Сшивание документов скрепкой степлера
  3. : Как сшить документы?
  4. : Подшивка дела
  5. : Подшивка дела (2-й вариант)
  6. : Как правильно прошивать документы?
  7. Как прошить тетрадь учета: образец
  8. Как сшить дело?
  9. Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке?
  10. Как сшивать документы для налоговой: правила, образец
  11. : Подшиваю АРХИВную ПАПКУ на камеру — подробное описание
  12. : Как ИП прошить документы?
  13. Как прошить папку с документами?
  14. Прошивка документов для архива
  15. : Как прошивать документы?
  16. Как сшить документы на уголок: схема
  17. Как правильно прошнуровать и пронумеровать журнал учета: образец

Благодаря правильной прошивке документы легче систематизировать.На прошивку документов пластиковой или металлической пружиной с обложкой уйдет 10-30 минут.

  1. Но в том, чтобы доверить свои документы сторонней организации, есть определенный риск: бумаги могут содержать коммерческую тайну.
  2. Потому стоит один раз внимательно прочитать инструкцию, как прошивать документацию различного формата, используя обычные нитки или степлер.

Какой нитью сшивать документы

  1. Иглу вводят сначала в среднее отверстие. Лучше использовать двойную прошивку.
  2. 2-3 листа сшиваются обычной нитью.

    Ее необходимо сложить вдвое для прочности.

    Процесс прошивки начинается с того, что в листах проделываются отверстия. Прошивку производят с задней стороны собранных вместе листов.

  3. Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками. Но если таких ниток нет, то подойдут и обычные суровые нитки.
  1. Сколько делать отверстий?

    Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы. Проколы должны равномерно располагаться по левому полю.

ВажноОтверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см.На прошитые документы клеится лист бумаги. На нем ставится печать, подпись и дата

  1. Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см.
  2. Для особо важных документов проделывается пять отверстий. Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.

Указываем на нем количество прошитых листов цифрами и прописью.Подготавливаем комплект документов.

В пачке должно быть не более 250 листов.

Толщина ее должна составлять не более 4 см. К блоку необходимо добавить пустой лист.

Все скрепки, булавки должны быть удалены.

3. Нумерация. Нумерация страниц производится только простым карандашом.

Номер ставится в правом верхнем углу. Никаких римских обозначений. Опись в нумерацию не включается.

Номера страниц не должны задевать текст документа.Важно! В процессе нумерации с титульным листом цифра «1» не ставится, нумеруем только со второго листа с цифры «2».

Основные инструкции:

  1. В документах письма хранятся в конвертах.
  2. Если в документации попадается лист большого формата, его необходимо развернуть и пронумеровать в верхнем правом углу, затем так же свернуть. Подшивается он аккуратно, за один край, что бы его можно было неоднократно развернуть.

Это позволяет сохранять их целостность: в таком виде бумаги будет сложно подменить, что очень актуально на сегодня.

  1. Бухгалтера многих организаций переходят на работу с бухгалтерскими программами. Их не нужно дублировать на бумаге.

    Для этого существует онлайн-бухгалтерия.
    Документы в электронном виде подписанные цифровой подписью имеют такое же юридическое значение, как и бумажные (например, счета-фактуры).
  2. Иногда допускается применение степлера для прошивки документов.

    Идеальный вариант — использование специального оборудования.

  3. Но, несмотря на простоту работы с документацией в цифровом формате, с привычной бумажной документацией нам еще долго придется иметь дело, причем, подготовка некоторых документов требуется уже сейчас.

Делопроизводственная документация имеет разное значение. Отличаются документы по толщине дела, форме листов.ВниманиеДописываем здесь же должность, фамилию, имя и отчество того, кто заверяет документы.Правильно прошитый документ: тыльная сторона Правильно прошитый документ: лицевая сторона

  1. Наносим клей и накладываем этот лист на то место, где находится узелок и сходятся нитки. Короткие концы ниток выводим за листик, чтобы они свободно свисали. Заверяющий документы ставит подпись. Если есть печать или она необходима на документе, то ставим печать.

Здесь следует не просто подписаться или поставить печать, а сделать это так, чтобы часть подписи и печати вышли за границу наклеенного листика.Прошивание документов в 3 дырки вручную: схема

  1. С помощью шила делаем три отверстия.

Если этих материалов под рукой не оказалось, можно воспользоваться обычными суровыми нитками.

Если листы прошивают хлопчатобумажной швейной нитью, ее складывают в несколько раз, чтобы крепление было более надежным. Полезная статья: Читайте о том, где и как секретарю закупать канцтовары Иногда при выборе ниток, можно увидеть в названии аббревиатуру «ЛШ».Например, нить лавсановая для прошивки документов ЛШ-210.

Полезная статья: Читайте о том, где и как секретарю закупать канцтовары Иногда при выборе ниток, можно увидеть в названии аббревиатуру «ЛШ».Например, нить лавсановая для прошивки документов ЛШ-210. Это обозначение вида нити и ее линейная плотность. Такая маркировка означает, что нить изготовлена из полиэфирных волокон и имеет плотность 210 текс.Такие нитки устойчивы к кислоте, органическим растворителям, большинству слабых щелочей, микроорганизмам и плесени, повышенной влажности, перепадам температур.

Они долговечны и удобны в использовании.Наклейки для прошивки документов Наклейки необходимы для того, чтобы закрепить нить на обратной стороне подшивки.Иногда рекомендуют для того, чтобы дело не «развалилось», и не испортился титульный лист, приклеить полосы из картона в месте прошивания спереди и сзади.

Через эти полоски и пройдет нить. Длина нитки зависит от стопки, стандартный размер – около 70 см. Алгоритм прошивки на 3 дырки:

  • Пропустите иглу через среднее отверстие, оставив на обратной стороне конец нитки.
  • Продеваем иглу в нижнее отверстие, выводя нить на титульную сторону.
  • Снова пускаем нить в среднее отверстие.
  • Теперь вдеваем нить в верхнюю дырку. Оба конца нити оказались на обратной стороне дела.
  • Нить прошла через все дырки, теперь можно завязать на обратной стороне документа крепкий узел из двух концов нитки. Оставлять нужно 5-6 см. На узел наклеивается заверительная надпись.

Когда сшивание завершено, иголку с ниткой вводят в центральное отверстие и выводят на заднюю сторону собранных вместе документов.

Оставшийся конец нитки нужно завязать узелком.Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками Как прошивать документацию ниткой Подготовка принадлежностей:

  1. печати организации
  2. документов, которые необходимо прошить
  3. иглы с нитью подходящей толщины
  4. клея канцелярского
  5. шило или другой инструмент для проделывания проколов в бумаге

Прошиваем документ в 3 этапа:

  1. Готовим бумаги для прошивки.

Также прошивают тендерную документацию и дела перед передачей в архив.

Узнайте больше о документальном и архивном фонде организации Можно выделить несколько основных видов документации, которые принято сшивать:

  1. Архивные (включенные в дела для передачи в архив);
  2. Кадровые (приказы личного и общего состава, штатное расписание);
  3. Направляемые на проверку (бумаги, направляемые в контролирующие органы: налоговую, ПФР);
  4. Входящая и исходящая корреспонденция делопроизводителя;
  5. Бухгалтерские (авансовые отчеты, товарные накладные, счета-фактуры, кассовые книги, оборотные ведомости, акты выполненных работ, путевые листы, ведомости на заработную плату);
  6. Нотариально удостоверенные копии и переводы;

Среди исключений можно выделить документацию, передаваемую в налоговую службу.Источник: http://dtpstory.ru/kak-numerovat-listy-pri-sshivanii/В делопроизводстве многоструктурного предприятия, локальные файлы нуждаются в систематизации.

До того, как передать файлы на проверку или на хранение в архив, используется специальная прошивка для скрепления актов, накладных, приказов.Подшивка документации позволяет защититься от возможной подмены важных бумаг, поскольку изъять листы не нарушив целостность прошивки практически невозможно.В данной статье мы рассмотрим, как правильно прошивать документы по ГОСТу, фото образцов прошивки и различные тонкости этого процесса.Для того, чтобы сшить документы или один многолистовой документ, потребуется шило, иголка, нитки, канцелярский клей и чистый лист бумагиВедение предпринимательской деятельности подразумевает создание многих локальных документов, которые будут использоваться в пределах компании.

Рано или поздно, в бухгалтерском отделе скапливается достаточное количество бумаг, нуждающихся в систематизации. Часть локальных документов передается на хранение в архив, а другие предоставляются проверяющим органам.

Согласно установленным правилам, многие из документов организации подлежат прошивке при помощи специальных ниток.Источник: http://allelets48.ru/kak-pravilno-numerovat-dokumenty-pri-podshivke/

  1. 5.1 Прошнуровать, прошить документы
  2. 9 Фото и инструкция, как правильно прошивать документы по ГОСТу
  3. 6 Прошивка документов. Процедура и советы
  4. 2 Как правильно сшивать ниткой и нумеровать документы в делопроизводстве: правила ГОСТ. Как правильно прошить ниткой и пронумеровать документ, тетрадь учета, журнал, договор, папку с документами для налоговой, архива: образец
  5. 8 Нумерация листов при прошивке документов — Юридический справочник
  6. 4 При сшивке документов считается ли последний пустой лист
  7. 7 Как правильно прошить и пронумеровать журнал образец — Управление персоналом
  8. 5 Как считать листы при сшивании
    • 5.1 Прошнуровать, прошить документы
  9. 1 Как нумеровать листы при сшивании
  10. 3 Руководство как прошивать и заверять документы

Нумерация листов Сложите дело в необходимой последовательности, после этого приступайте к его нумерации.

Делается она простым карандашом.

Основное правило – нумеруются не страницы, а листы документа. Номер ставится в верхнем правом углу каждого листа с помощью арабских цифр.

Цифры не должны касаться текста. При этом опись не входит в общую нумерацию листов. Давайте остановимся на некоторых моментах нумерации:

  1. Если в подшиваемом документе присутствуют письма, то сперва нумеруется сам конверт, потом все вложенные в конверт листы.
  2. В случае если документ имеет довольно большой объем (больше 250 листов), то его разбивают на соответствующие тома. Каждый новый том имеет самостоятельную нумерацию.
  3. В деле могут находиться документы, имеющие собственную нумерацию страниц, такие как периодические издания и др.

Необходимо проколоть отверстия дыроколом и приступать к сшиванию.

Инструкция:

  1. Нити в самом конце выводятся сзади. Там делается узел и клеится отрезок бумаги для штампа
  2. Необходимо чтобы отверстия были на расстоянии 3 см от левого края
  3. Необходимо, чтобы между отверстиями не было не прошитых мест
  4. Нить вводится с тыльной стороны и выводится снова назад через другое отверстие
  5. Расстояние между дырочками должно быть одинаковым

Как прошить папку с 4 дырками: схема Можно ли и как правильно, с какой стороны скреплять документы степлером?

Об этом посмотрите видео.Особенности нумерации и сшивания дел в делопроизводстве.Делопроизводство — сложный процесс, требующий внимания и постоянного придерживания действующих нормативных документов. Соответственно чтобы сдать документы в архив на хранение, их необходимо правильно сшить, изготовив опись.Необходимо чтобы сверху документа была обложка и титульный лист.

Он может быть изготовлен как из картона, так и обычной бумаги.

Картонная обложка обязательна только в том случае, если документы сдаются на срок более 25 лет. В остальных случаях достаточно листа.Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке?Касательно нумерации, то тут имеется некоторые особенности.

Прежде всего нумеруется не с обложки, а с самого начала дела. При этом сама опись документа не нумеруется.

Также в случае дополнений допускается буквенная нумерация. Например 5а. Самое интересное, что цифры нужно ставить в правом верхнем уголке. Стоит отметить, что нумеруются не страницы, а листы.Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке?Существует масса правил по сшиванию документов.

Не разрешено документацию скреплять степлером. Используется цыганская игла и толстые нитки.

Можно предварительно делать отверстия дыроколом, а потом сшивать нитью.При том нити начала и конца связываются, а кончики оставляют достаточно длинными.

Часто приклеивают клочок бумаги с надписью названия организации или ее штампом. Также указывается количество листов и дата нумерации.Для этих целей применяется тонкий шпагат. Особых требований к качеству ниток нет.

Часто применяют суровые нити или лавсановую ленту.Какими нитками сшивать документы?О том как сшить документы на уголок, смотрите в видео.Это один из самых простых вариантов.

Для этого необходимо наметить три дырки. В среднем расстоянии между отверстиями должно быть не больше 3 см.

Разметку страницы выполните линейкой.Инструкция:

  1. Сложите документы один на один. После этого при помощи линейки отмерьте одинаковое расстояние с концом и в центре поставьте точку
  2. От этой точки отмерьте в каждую сторону 3 см
  3. Подробнее можно увидеть на схеме
  4. После этого свяжите начало и конец шпагата, приклейте кусочек бумаги и поставьте штамп
  5. Необходимо, чтобы нить оплетала бумагу со всех сторон дырочек
  6. При помощи шила сделайте отверстия и прошейте нитками

Как прошить документы в 3 дырки вручную: схемаТакой вариант используется в делах с большим количеством листов. Необходимо проколоть отверстия дыроколом и приступать к сшиванию.Инструкция:

  1. Необходимо чтобы отверстия были на расстоянии 3 см от левого края
  2. Нить вводится с тыльной стороны и выводится снова назад через другое отверстие
  3. Нити в самом конце выводятся сзади. Там делается узел и клеится отрезок бумаги для штампа
  4. Расстояние между дырочками должно быть одинаковым
  5. Необходимо, чтобы между отверстиями не было не прошитых мест

Источник: http://vlad1.ru/numeratsiya-listov-pri-proshivke-dokumentov/Нумерование листов, последующая сшивка документов, довольно важное и ответственное дело.

К нумеровке прибегают бухгалтера, юристы, нотариусы. Она важна для ИП, государственных учреждений, предприятий. Однако сегодня, в силу новых технологий и компьютеризации всех отраслей, документирование становится больше электронным.

Но стоит отметить, что и бумажные носители все еще актуальны, востребованы при обращении во многие государственные инстанции.Прежде чем говорить о нумерации страниц, давайте разберемся, какие документы необходимо нумеровать для сшивания.Ознакомлению предоставлен не полный список документов, которые подлежат нумерованию. Начиная с 2013 года нет четко оговоренных правил по нумерованию документации для не государственных предприятий и частных предпринимателей/ИП. Поэтому, нумероваться и подшиваться может значительно больше количество документации.Правила нумерации страниц документов:

  1. Проставленная цифра не должна находить на текст, либо слишком близко приближаться к нему.
  2. Нумерование проводят простым карандашом.
  3. Цифры положено проставлять на верху страницы. Для этого выделяется правый угол.
  4. Нумерации подлежит лист, а не страница целиком. Помним, документ имеет две стороны, следовательно, два разных листа.
  5. На листе положено ставить цифру в возрастающем порядке.

Прошивка документов требует внимательности и терпения.

Ведь листы нужно складывать так, чтобы при прошивке они не торчали в разные стороны.

  1. Поверх пачки с вложенной документацией необходимо приложить лист титул, на котором содержится вся информация о вложении.
  2. Поверх сшивки нужно расположить обложку, желательно из картона, если срок хранения ваших документов не менее 25 лет.
  3. Титульную страницу можно не прятать под картон, если срок хранения документов менее 25 лет.

Нумеровка листов начинается сразу после титульного описания.

  1. Следующий лист за титульным считается первым. Это значит, что в правом углу нужно ставить цифру «1»
  2. Нумерование проходит с одной или двух сторон документа!
  3. Нумеровка листов проходит по стандарту.

    Размещение цифр только справа, в верхней части угла.

Одна страница документа может иметь два листа, лицо обязательно четное, а тыльная часть не четная. Если же расположения текста с одной стороны, тогда нумеруют только одну сторону.

  1. Если пропущен лист, можно проставить номер с маленькой буквой.

Во время подшивку в общую пачку могут вкладываться разные документы: листы разных форматов, конверты и т.д.

  1. При вкладывании конверта с содержимым последовательность следующая. Сначала нумеруют конверт, затем поочередно вложенные в него листы.
  2. При вкладывании в основную пачку для прошивки листов большего формата чем А 4, нужно проставить нумерацию согласно стандарту.

    Затем левую сторону согнуть к подшивке.Помним, лист должен складываться и разворачивать по первому же требованию.

  3. При вкладывании мелких листов, чеков, квитанций, необходимо провести опись этих документов.

    После их крепят вместе с описью. Нумерации подлежит опись.

В одну пачку допустимо вложить до 250 листов, не более. Титул/опись можно приклеить к твердой обложке.

  1. Сшивание производят в той же последовательности, что и нумерацию.
  2. Листочек/фиксатор обязательное условие. На нем прописывают количество пронумерованных страниц в пачке, проставляют дату и подпись.
  3. Прошивку выполняют дважды, после чего завязывают узелок, хвостики приклеивают чистым прямоугольным листочком/фиксатором.

Подготовленная и прошнурованная ранее папка с документацией нумеруется так же, как и та, которая только готовится к прошивке.

  1. Если обнаружено повторение одного номерного знака, к нему прибавляются буквы, например а, б.
  2. Так же поступают и с обложкой.
  3. Если требуется приложить опись, твердую обложку, их крепят к основной прошивке в те же дырочки. После завязывают узелок, заклеивают его прямоугольным листиком/фиксатором.
  4. Если в уже сшитой пачке документов описи нет, ее нужно сформировать.
  5. При проведении повторного нумерования, старые порядковые номера нужно зачеркнуть. Рядом с ним прописываются новые номера.

    Лист/фиксатор в конце нужно привести в негодность, перечеркнув карандашом.

    Новый фиксатор приклеить рядом, прописав на нем все изменения вместе с должностным лицом.

  6. Последовательность нумерации начинается с листа следующего за описью.
  7. Если в папке обнаружено пропущенные листы, им необходимо присвоить номер предыдущие с прибавленной буквой, например а, б.
  8. Если в сшитой папке допущены ошибки, а она состоит из нескольких вложений, тогда проводят повторную нумерацию. При этом вложения не разделяются, а составляют одну целую папку.
  9. Если обнаружен пропуск, например, 27,29.

    Тогда в конце на фиксаторе нужно это прописать, к примеру: пропущено номер 28,30,45.

  10. Если подшитые документы в папке уже с нумерацией, и она в правильной последовательности, без ошибок, менять ее не нужно.

Все, что будет выявлено и невозможно исправить, обязательно прописывается в конце на фиксаторе.

Все изменения могут не вместиться. В таком случае допускается описание на всей последней странице.

  1. После нумеровки сшитых ранее документов, на новой расшифровке следует написать: «Произведено нумерацию/перенумерацию. Ставят дату, количество пронумерованных листов, подпись, фамилию ответственного лица».

На сегодняшний день нет закона или положения, которые регламентируют правила комплектования документации для подшивки. Существуют положения ведомственных структур, которые устанавливают правила подачи документов в определенных отраслях.Все три положения говорят о едином порядке нумеровки и сшивания/шнуровки документов.

Внимательно следуя этим инструкциям, вы сможете избежать многих ошибок.На архивирование идет документация юридических и государственных предприятий, ИП, через год.

Могут быть отклонения от правил, если делопроизводство не завершилось. По завершению определенного срока, сшитая документация сдается в архивы. Архивы могут быть государственными, региональными, муниципальными.Если не предусмотрено иное, документация хранится в архиве:Правила подачи сшитых документов в архив:При сдаче документации папка должна иметь твердую обложку.

Обложка из простого картона не принимается, это должен быть особенный, безкислотный. На ней нужно указать аббревиатуру предприятия, подразделений, обозначить дело, прописать дату начала и завершения, сколько листов, длительность сохранности документации.Если сшитая документация хранится меньше 25 лет, обложку можно не цеплять. В таком случае достаточно одной описи.Правила нумерования документов для сдачи в архив:

  1. Нумерование идет по стандарту, начиная со следующего листа за титульным описанием.
  2. Все остальные правила остаются без изменений, согласно ГОСТу.
  3. Если есть дополнительные вложения, их можно провести с тем же числом, добавляя букву.
  1. На прямоугольном листике нужно указать, сколько листов пронумеровано.

    Обязательно прописать цифрами и прописью.

  2. Дополнительно описать какие документы вложены, может есть ветхие или порванные.
  3. Инициалы сотрудника нумеровавшего документы в подшивке. Обязательно дату и подпись.
  4. После завершения нумерования обязательно проклеить узелок и хвостики нитки.
  5. Мокрый оттиск штампа предприятия или ИП.

Важно!

Оттиск должен быть размещен таким образом, чтобы он разместился и на прямоугольной наклейке и на листе рядом. Это же касается и подписи лица оформлявшего данную документацию.Нумеровать документацию нужно только по ГОСТу. Данные правила действуют для всех субъектов предпринимательской деятельности, предприятий, государственных учреждений.

  1. Нумерование начинается со следующего листа за титульным.
  2. Номера не находят на текст.
  3. Проставление номеров только в правом углу.
  4. Последующие правила читать в разделе «Правильное нумерование для архива». Нумерацию и сшивания документов проводят один раз. Правильная последовательность действий поможет избежать ошибок, внесению правок при передаче документов в архив.

Правильного сшивания бумаг есть несколько способов.

Единственное что следует исключить в работе, так это степлер. Он категорически запрещен.

  1. Принимаются в архиве папки сшитые ниткой, банковским шпагатом, лавсановой лентой.
  2. Отверстия под нитку/шпагат можно проделать дыроколом и только с левого края.

Технология шитья/шнуровки:

  1. Документация, которая хранится свыше 10 лет, шнуруется на 5 проколов.

    Фиксирующая наклейка на тыльной стороне только папирусная.

  2. Приклеивание наклейки только клеем: силикатный, ПВА, сухой карандаш, значения не имеет. Готовые покупные наклейки не пригодны для использования.
  3. Расстояние между проколами стандартно 3 см. Отмеряют его от середины листа.
  4. Шнуровать нужно минимум два раза.

    Шнуровка обязательно пересекается между собой.

    После завязывания узелка поверх клеится листик/фиксатор прямоугольной формы, приблизительно 3 на 4 см.

  5. Документация, которая хранится до 10 лет, может шнуроваться через 3-4 прокола.

    Фиксирующая наклейка на обычной офисной бумаге.

  6. Завершающий этап после шнуровки подпись, штамп, опись на листике/фиксаторе.

Для нумеровки выделяют только верхнюю часть листа, угол.с правой стороны. Номера пишутся только простым карандашом.

  1. Таких правил придерживаются при нумеровке всей документации.
  2. Под исключение попадают чертежные схемы, фото, части иллюстративных документов. Их положено нумеровать с тыльной стороны, в верхней части ближе к левому углу.

Полное описания правил нумерации документов для подшивки с последующей сдачей в архив.