Как написать протокол собрания

Как написать протокол собрания

Как составить протокол совещания


20 Февраля 2021 в 12:41 Протокол собрания — это документ, в котором фиксируется информация о присутствующих лицах, поставленных вопросах, ходе ведения обсуждения и принятых решениях. Связанные статьи Оглавление Если вы обнаружили в тексте ошибку, сообщите нам об этом, выделив ее и нажав Ctrl+Enter в word у руководителя (краткая форма) (для заполнения) (стенографическая форма) Протокол является подтверждением факта проведения собрания и доказательством принятых на нем решений и озвученной информации.

В ряде случаев такая документальная фиксация является обязательной и предусматривается законом, так как полученный документ является основанием для совершения последующих действий. Например, протокол собрания участников (учредителей) ООО при его создании, который впоследствии предоставляется в налоговую инспекцию для регистрации юридического лица. Для обычной текущей хозяйственной деятельности любого предприятия нет императива по протоколированию каждой встречи, но во избежание недоразумений, особенно если планируется принятие решений или назначение ответственных лиц, рекомендуем хотя бы кратко зафиксировать ход события.

Обязанность по ведению протокола обычно возлагается на секретаря в организации либо в процессе проведения встречи назначается иной сотрудник, о чем вносится информация в протокол.

Выделяют три формы документа:

  1. краткая. В тексте отражаются только поставленные вопросы и принятые по ним решения;
  2. стенографическая. Полностью воспроизводит то, что озвучивалось на собрании.
  3. полная. Кроме информации по повестке и итогам голосования, включает в общем виде высказанные мнения и состоявшиеся выступления;

Для всех форм предусматривается наличие в тексте:

  1. даты, места, времени проведения мероприятия;
  2. информации о присутствующих лицах, председателе и секретаре.
  3. названия документа;

Общество с ограниченной ответственностью «Clubtk.ru» ПРОТОКОЛ № 12 аппаратного совещания у руководителя г. Санкт-Петербург «01» февраля 2021 г.

Присутствовали: 1. Генеральный директор — Воронов Андрей Викторович.

2. Главный бухгалтер — Смирнова Валентина Федоровна. 3. Секретарь-делопроизводитель — Петрова Мария Степановна. 4. Начальник юридического управления — Федоров Федор Федорович.

5. Начальник отдела продаж — Сидоров Петр Петрович. 6. Начальник отдела кадров — Иванов Иван Иванович. Председатель собрания: Воронов Андрей Викторович.

Секретарь собрания: Петрова Мария Степановна.

Повестка дня: Выплата премий за январь 2021 г. Слушали: 1. Сидорова Петра Петровича, который отметил, что по итогам работы за январь 2021 было заключено 22 договора поставки на общую сумму 3 млн руб. По состоянию на 01.02.2021 покупателями по всем заключенным договорам оплачено 2,5 млн руб.

Таким образом, сотрудниками перевыполнен план продаж на январь на 120%. Учитывая, что денежные средства по заключенным в январе договорам поставки практически полностью выплачены, предлагается поощрить работников отдела премией в повышенном размере.

2. Главного бухгалтера, Смирнову Валентину Федоровну, которая озвучила, что по итогам работы за январь имеется возможность выплаты премии в повышенном размере сотрудникам отдела продаж, но общий размер премиальных выплат за январь для всех работников Общества не должен превышать 595 000 рублей. Исходя из установленных приказом генерального директора стандартных размеров премий, предлагается сотрудникам отдела продаж выплатить премии каждому в двойном размере, остальным работникам общества — в стандартном.

Решили: 1. Подготовить приказ по премиям по итогам января 2021 г.

Срок исполнения: до 05.02.2021. Ответственный: Иванов Иван Иванович.

2. Сотрудникам отдела продаж осуществить выплату в двойном размере, остальным работникам — в стандартном размере. Срок исполнения: до 10.02.2021. Ответственный: Смирнова Валентина Федоровна.

Председатель ________________ Воронов Андрей Викторович Секретарь _______________ Петрова Мария Степановна Унифицированной формы нет.

Понимание в общих чертах, как правильно составить протокол совещания, дает .

Документ предусматривает:

  1. повестку собрания;
  2. наименование организации, используйте фирменный бланк или обычный лист А4;
  3. список присутствующих лиц;
  4. данные председателя и секретаря;
  5. голосование, если оно проводилось;
  6. название, место составления, номер и дата документа. Датой указывается дата проведения собрания;
  7. общие выводы по итогам мероприятия, если требуется.

Текст излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «решили»), если документ составлен более чем на 1 странице, то вторая и последующие страницы нумеруются. Для единообразия документов допускается утвердить бланк распорядительным актом организации.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, . Используйте эти инструкции бесплатно. Автор: Краткий курс по охране труда: как работать после изменений Пять емких и полезных уроков по ОТ. Дадим инструкции с учетом последних изменений — сможете сразу применять их, чтобы наладить охрану труда в организации. В конце пришлем чек-листы для самопроверки.

В конце пришлем чек-листы для самопроверки. Это бесплатно. Отказаться от писем можно в любой момент.

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь с и и даете согласие на использование файлов cookie и передачу своих персональных данных сайту clubtk.ru * Подписаться Как пишется «исполняющий обязанности» сокращенно — и.о. Формулировку используют, когда должность вакантна.

Но если работник временно замещает отсутствующего сотрудника, используется иная аббревиатура. 24 Февраля 2021 в 12:43 Уничтожение документов с истекшими сроками хранения — это утилизация деловых бумаг, потерявших свою ценность по истечению времени.

26 Января 2021 в 13:51 Сроки хранения документов в архиве организации — от 5 до 75 лет. Такая разница обусловлена требованиями законодательства и различной ценностью информации. 27 Ноября 2021 в 16:55 ГОСТ по делопроизводству и документообороту — это свод правил по оформлению организационно-распорядительных документов.

С 01.07.2018 вступил в силу новый национальный стандарт, который является добровольным, но большинство работодателей все же собираются привести свой документооборот к измененным стандартам. Расскажем, каков порядок работы с документацией, чем отличаются новые требования, как выглядит инструкция по кадровому делопроизводству по новому ГОСТу.

09 Июля 2021 в 16:31 Общие требования к текстовым документам ГОСТ 2.105-95 и ГОСТ Р 2.105-2019 — это свод правил, призванный стандартизировать форму заполнения конструкторской документации.

Они содержат нормы, которым должны подчиняться структура и состав текстов в сфере строительства, приборостроения и машиностроения.

13 Июня 2021 в 12:13 04 Марта 2021 15 Февраля 2021 25 Декабря 2021 07 Декабря 2021 29 Февраля 2021 ИЗБРАННОЕ Эта функция доступна только зарегистрированным пользователям НЕТ, СПАСИБО

Протоколы заседаний: составление и оформление

Протокол как отражение коллегиального способа принятия решений Протокол заседания применяется для документирования деятельности коллегиальных и совещательных органов (коллегий, советов, комиссий, собраний, совещаний и др.), как постоянных, так и временных. Нередко протоколы заседаний ведутся на деловых встречах, переговорах для фиксации достигнутых сторонами договоренностей или иных выработанных совместно условий.

Протокол заседания – документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных или совещательных органов. Протокол заседания отражает деятельность по совместной выработке и принятию управленческих решений.

Коллегиальному решению, как правило, подлежат наиболее важные и принципиальные вопросы в деятельности организации, требующие коллективного, совместного обсуждения и принятия решения. Коллегиальный способ принятия решения используется в деятельности практически любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы и характера деятельности, например в организациях, имеющих форму акционерного общества, на основе коллегиальности действуют общее собрание акционеров, совет директоров (наблюдательный совет), правление, ревизионная комиссия, счетная комиссия.

Кроме того, в любой организации при единоличном исполнительном органе, например при генеральном директоре, могут создаваться дирекции, советы, комиссии для совместного обсуждения и решения различных вопросов деятельности организации.

Как правило, заседанию предшествует большая подготовительная работа: подготовка повестки дня заседания, информирование членов коллегиального органа и других заинтересованных лиц, подготовка в соответствии с повесткой дня материалов для рассмотрения на заседании (как правило, это справка по вопросу или тезисы выступления и проект решения), их копирование и рассылка всем участникам заседания для предварительного ознакомления, подготовка помещения для проведения заседания и др. Заседанию коллегиального органа предшествует регистрация участников, которая может проводиться в разных формах: от записи фамилий присутствующих непосредственно в черновик протокола (если число участников заседания не превышает 15 человек), составления списка присутствующих на заседании членов коллегиального органа и приглашенных с указанием всех необходимых сведений о них (должность, место работы) до регистрации участников с помощью технических средств.

При проведении заседаний общих собраний акционеров акционерных обществ список присутствующих на заседании акционеров и доверенных лиц должен заверяться подписью председателя собрания.

Доверенные лица могут быть включены в список присутствующих только при предъявлении доверенности на право представлять интересы акционера.

Регистрация присутствующих на заседании – чрезвычайно важный момент, поскольку решения коллегиального органа обладает юридической силой лишь при наличии кворума, а также в том случае, если все участники заседания обладают достаточными полномочиями для участия в голосовании по принимаемым решениям.

Протокол составляется на основании стенограммы заседания, звукозаписи заседания или на основании черновых рукописных записей, которые ведутся во время заседания, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.). Если заседание стенографировалось или велась звукозапись, после заседания стенограмма расшифровывается, сверяется со звукозаписью и оформляется (такие записи называют стенограммами или стенографическими протоколами). Расшифровка стенограмм или звукозаписей заседания проводится либо по частям во время самого заседания, либо сразу после заседания, но в любом случае время, которое отводится на оформление стенограммы и протокола заседания, не должно превышать 3-5 дней со дня, когда проводилось заседание.

Если ход заседания записывался на магнитофон или диктофон, после расшифровки записи, составления и оформления стенограммы и (или) протокола кассета со звукозаписью в течение установленного срока (как правило, в течение двух недель) хранится в подразделении, обеспечивающем звукозапись заседаний, а затем размагничивается.

Это время необходимо для снятия возможных вопросов и уточнения текста протокола. По решению руководителя коллегиального органа звукозапись заседания может быть оформлена для долговременного архивного хранения.

С точки зрения полноты отражения хода заседания различаются полные и краткие протоколы.

Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступивших и тему выступления.

Какой именно следует вести протокол в каждом конкретном случае, устанавливается в регламенте работы коллегиального органа или решается председателем коллегиального органа.

Протокол заседания оформляются на стандартных листах бумаги формата А4. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), дата документа, регистрационный номер, место составления документа, заголовок к тексту, подписи. Оформление реквизитов протокола должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов». Датой протокола является дата события (заседания, совещания). Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом: 05.02.2005 или 05 февраля 2005 г.

Регистрационным номером протокола является порядковый номер заседания в течение календарного года или в течение срока действия выборного органа.

При регистрации протоколов специальные регистрационно-учетные формы (журнал, картотека) не ведутся, каждому новому протоколу присваивается порядковый номер, следующий за номером протокола, подшитого в дело последним. Место составления протокола указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением.

Наименование места составления документа можно не указывать, если наименование территории входит в название организации: Московская городская Дума, Законодательное Собрание Тверской области. Заголовок к тексту является обязательным реквизитом протокола.

Он должен быть грамматически согласован с наименованием вида документа: ПРОТОКОЛ (чего?) заседания комиссии по переоценке основных фондов ПРОТОКОЛ (чего?) заседания дирекции Текст протокола состоит из двух частей – вводной и основной. Вводная часть оформляется идентично в полной и краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц, повестка дня.

Фамилии членов коллегиального органа или лиц, участвующих в заседании с правом голоса, перечисляются по алфавиту без указания должностей.

Если указывается общее количество присутствующих, дается их обобщенное название и делается отметка о наличии списка регистрации: Присутствовали: члены Научно-технического совета в количестве 25 чел. (список прилагается). Лица, не являющиеся членами коллегиального органа и приглашаемые на заседание в качестве экспертов в обсуждаемых вопросах или заинтересованных лиц, перечисляются после слова «Приглашенные:», также по алфавиту, но с указанием их должностей и места работы, если они являются представителями других организаций.

В повестке дня заседания указывается вопрос или вопросы, являющиеся предметом рассмотрения на заседании, должность и фамилия докладчика. Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются по степени их сложности, важности и в порядке обсуждения. Вопросы повестки дня строятся по формуле «о чем?»: Повестка дня: 1.

О формировании сметы расходов фирмы на 2005 г.

Доклад финансового директора Мовчана С.А.

2. О подготовке рекламной кампании сезона «Весна-Лето-2005» Доклад зав.

отделом рекламы Сомовой Н.Н. Вопросы повестки дня должны формулироваться точно и ясно, отражать суть обсуждаемых вопросов.

Не рекомендуется включать в повестку дня пункт «Разное». Текст основной части протокола состоит из отдельных разделов по количеству вопросов повестки дня, каждый из которых строится по схеме: 1. СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: РЕШИЛИ: (или: ПОСТАНОВИЛИ:) Эти ключевые для протокола слова печатаются прописными буквами и с красной строки.

СЛУШАЛИ: ВЫСТУПИЛИ: РЕШИЛИ: (или: ПОСТАНОВИЛИ:) Эти ключевые для протокола слова печатаются прописными буквами и с красной строки.

Разделы нумеруются арабскими цифрами в соответствии с повесткой дня. После слова «СЛУШАЛИ:» в именительном падеже указывается фамилия докладчика и в форме 3-го лица единственного числа или с предлогом «о» излагается содержание доклада. Если имеется текст доклада, после фамилии докладчика делается отметка: (Текст доклада прилагается).

В разделе «ВЫСТУПИЛИ:» последовательно указывают фамилии лиц, принявших участие в обсуждении доклада, и формулируются высказанные ими мнения.

Фамилии выступивших и содержание их выступлений записываются так же, как выступление основного докладчика в предыдущей части протокола. При необходимости в этом же разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику, и его ответы по следующей форме: Вопрос: Если будет принято решение об эмиссии акций общества, предусматривается ли выпуск привилегированных акций?

Ответ: Нет, будут выпущены только обыкновенные акции.

Фамилия лица, задавшего вопрос, может не указываться. В разделе «РЕШИЛИ:» («ПОСТАНОВИЛИ:») записывается принятое решение, кратко, точно, лаконично – так, чтобы не возникало двоякого толкования. Принятые решения формулируются в предписывающей форме: «Утвердить.», «Предусмотреть.», «Внести изменения.».

По одному вопросу может быть принято несколько решений, в этом случае они нумеруются арабскими цифрами.

При необходимости наряду с решением указываются результаты голосования: количество голосов «за», «против», «воздержавшихся», а также, если голосование было тайным, – количество выданных бюллетеней, полученных в результате голосования и признанных недействительными. Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу.

Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.

Если протоколом утверждается какой-либо документ, он должен прилагаться к протоколу и иметь гриф утверждения, например: УТВЕРЖДЕНО Советом директоров ОАО «Росток» (протокол от 11.02.2005 № 2) Подписи председателя и секретаря заседания завершают оформление протокола.

Подписывается один экземпляр протокола.

Слева проставляется подпись председателя, справа — секретаря. В соответствии с действующим законодательством в отдельных случаях протоколы заседаний подписываются только председателем (председательствующим) на заседании.

Законодательством также предусмотрены случаи подписания протоколов всеми членами органа, принимающего решения. Например, Федеральным законом «Об акционерных обществах» (далее — Закон) предусмотрено (ст.

68), что протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета) общества подписывается председательствующим на заседании, который несет ответственность за правильность составления протокола. Что же касается оформления протокола заседания общего собрания акционеров, то закон вообще не оговаривает порядка его подписания, в ст. 63 Закона установлено лишь, какие сведения указываются в протоколе: — место и время проведения общего собрания акционеров; — общее количество голосов, которыми обладают акционеры – владельцы голосующих акций общества; — количество голосов, которыми обладают акционеры, принимающие участие в собрании; — председатель (президиум) и секретарь собрания, повестка дня собрания.

В Законе также указывается, что в протоколе общего собрания акционеров общества должны содержаться основные положения выступлений, вопросы, поставленные на голосование, и итоги голосования по ним, решения, принятые собранием. Сокращенный вариант оформления протокола Допускается сокращенный вариант оформления протокола, при котором слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) не печатаются.

После цифры, обозначающей номер вопроса в повестке дня, излагается содержание вопроса (пункт повестки дня). Последняя строка содержания вопроса подчеркивается, и под чертой печатаются фамилии докладчика и выступивших в обсуждении (первой указывается фамилия основного докладчика, а затем фамилии выступивших – в порядке их выступления).

После указания фамилий при необходимости кратко излагается суть рассматриваемого вопроса, а ниже – решение (постановление). Для информирования заинтересованных организаций и лиц о принятых решениях, а также в целях подтверждения принятых решений могут оформляться выписки из протокола. Выписка из протокола – документ, представляющий собой копию части протокола.

В выписке воспроизводится вводная часть протокола (реквизиты бланка, сведения о председателе, секретаре, присутствовавших), вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и часть текста, отражающая рассмотрение вопроса и принятые по нему решения. Подписями председателя и секретаря выписка не удостоверяется.

Для придания юридической силы выписке из протокола используется реквизит «Отметка о заверении копии», оформляемый секретарем.

Если выписка из документа выдается для представления в другую организацию, она заверяется печатью организации.

Оформление протокола заседания

Ответьте, пожалуйста, на два вопроса относительно оформления ­протокола заседания / собрания:

  • Если в повестку дня включается вопрос информативного характера, например, «О ходе строительства…», то:
    1. Необходимо ли выносить какое-либо решение типа: «Принять ­к сведению». Или можно вопрос оставить без постановляющей части?
    2. Нужно ли такие вопросы вообще включать в повестку дня?
  • Всегда ли в протоколе необходимо хотя бы кратко приводить содержание выступлений в ходе обсуждения вопроса, требующего принятия решения, или можно просто указать: «Проведено обсуждение…» и далее ­«Постановили (решили)»?
  • На вопрос отвечает Брызгалова К.М., эксперт журналаОтвет на первый вопрос читателя содержится в самом определении протокола как вида документа: протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов, т.е.

    процесс принятия управленческих решений и сами решения. Итак, протокол содержит запись хода обсуждения вопросов и принятия решений по ним. Если делается обычный доклад информационного характера, который не подлежит обсуждению и по нему не принимается никаких решений,то нет смысла включать его в виде отдельного пункта в повестку дня.

    Тогда и решение типа «Принять к сведению» записывать в протоколе не потребуется.Если вопрос читателя следует понимать как вопрос о том, допустимо ли в принципе писать формулировку «Принять к сведению» в качестве принятого решения, то ответ на него будет утвердительным.

    Да, допустимо. Ведь даже в образце оформления краткого протокола, который приведен в приложении № 10 к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, такая формулировка принятого решения присутствует (см. Пример 2). Но в реальной практике управленческой деятельности «голое информирование» встречается крайне редко. Да и ход строительства требует постоянного контроля.

    Как минимум по итогам такого доклада может быть принято решение о назначении следующей даты информирования о ходе строительст­ва, например, через месяц на следующем заседании или в виде письменного отчета, предоставленного конкретным должностным лицам.Итак, вопрос «О ходе строительства…» может носить не только информативный характер. В зависимости от хода строительства присутствующие на заседании / собрании могут:

    1. либо принять решение о необходимости экстренных мер для выправления ситуации, о сдвиге сроков, об изменении плана работ и т.д.,
    2. а также назначить дату и форму следующей «контрольной точки».
    3. либо одобрить его (если все идет по заранее намеченному плану),

    Получается, что по итогам доклада о ходе строительства коллегиальное решение все-таки принимается.

    Тогда его формулировку и нужно ­зафиксировать в протоколе в части «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)».

    Ответить на второй вопросчитателя нам помогут правила оформления протокола, которые содержатся в Типовой инструкции по делопроизводст­ву в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536).Текст протокола состоит из двух частей:

    1. вводной и
    2. основной.

    Образец полного протоколам. в Примере 1.Во вводной части указываются председатель, секретарь и присутствующие (приглашенные).

    Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня – перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование ­начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается от границы левого поля. Основная часть протокола состоит из разделов в соответствии с пунктами повестки дня.

    Текст каждого раздела строится по схеме: «СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)».В части «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии и инициалы всех выступивших по данному вопросу и краткое содержание их выступлений. Содержание выступления может быть оформлено отдельно, тогда в протоколе делается сноска «текст выступления прилагается» (см. раздел 2 протокола из Примера 1).Если выступлений и обсуждений не было, то часть «ВЫСТУПИЛИ» просто не включается; тогда этот раздел протокола будет состоять только из двух частей: «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» (см.

    раздел 1 протокола из Примера 1).Пример 1 В практике делопроизводства применяется также краткий протокол, когда не требуется подробная запись хода обсуждения вопросов. Его форму мы привели в Примере 2.В таком протоколе указывают только:

    1. список присутствующих,
    2. рассматриваемые вопросы и
    3. принятые решения.

    Для начала посмотрим, как Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти предписывает оформлять краткую форму протокола.

    При этом напомним, что положения данного документа являются обязательными лишь для федеральных органов исполнительной власти.

    Остальные организации могут по собственному желанию заимствовать для себя формы документов и технологии работы, описанные в Типовой инструкции.Фрагмент документаТиповая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г.

    № 5362.7.3.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей.

    Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

    1. Заместитель Министра культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации
    2. заместители Руководителя Федерального архивного агентства Российской Федерации.

    Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения.

    Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога «О» («Об»), печатается центрованно размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса.

    Фамилии ­печатаются через 1 межстрочный интервал.Затем указывается принятое по вопросу решение.

    Отметим, что в предыдущей Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Рос­архива от 27.11.2000 г.

    № 68 и в настоящее время утратившей силу, не было положений, посвященных краткому протоколу.

    Т.е. раньше оформление кратких протоколов не регламентировалось на федеральном уровне, поэтому они оформлялись в соответствии с инструкцией по делопроизводству конкретной организации. А инструкции по делопроизводству организаций в свою очередь составлялись на основе практического опыта, который был изложен в любом учебнике по делопроизводству.В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, действующей сейчас (утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г.

    № 536), появился пункт 2.7.3.4, посвященный краткому протоколу. Поэтому инструкции по делопроизводству, разрабатываемые федеральными органами исполнительной власти, должны содержать такие же требования к оформлению краткого протокола. При этом отметим, что в требованиях, изложенных в пункте 2.7.3.4 Типовой инструкции, существуют «инновации в оформлении», которые не характерны для общепринятой практики оформления кратких протоколов.
    При этом отметим, что в требованиях, изложенных в пункте 2.7.3.4 Типовой инструкции, существуют «инновации в оформлении», которые не характерны для общепринятой практики оформления кратких протоколов.

    К ним в первую очередь можно отнести:

    1. оформление информации о присутствующих;
    2. правила оформления основной части.
    3. исключение из вводной части повестки дня;
    4. центрирование наименования вопроса и подчеркивание его одной чертой ниже последней строки;

    Для наглядности покажем приложение № 10 к действующей Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, которое содержит образец оформления краткого протокола:Пример 2 Журнал Теги: 5850 9750 ₽ –40%

    Как организовать совещание и вести протокол

    Одна из священных обязанностей секретаря – подготовка собраний, совещаний и заседаний, которые инициируют руководители разных уровней.

    В большинстве случаев секретарь также ведет протоколы подобных мероприятий. В статье расскажем, как сделать эти процессы более эффективными. Чтобы начать разговор о протоколе, прежде всего нужно остановиться на подготовке совещаний.

    Перед подобным мероприятием важно продумать повестку дня, определить состав участников, ознакомиться с докладами всех выступающих и другими материалами.

    Всё это потребует дополнительных усилий, зато в результате вести протокол будет значительно проще. По различным исследованиям на совещания может тратиться от 10 до 50 % рабочего времени руководителя организации и других сотрудников.

    Чтобы уменьшить временные затраты, инициаторам, организаторам и участникам совещаний нужно помнить о следующих правилах: • Обсуждайте на совещании только вопросы, которые невозможно решить в рабочем порядке.

    • Ограничивайте количество участников совещаний.

    Оно прямо пропорционально продолжительности мероприятия. Если длительность совещания, в котором участвуют 5 сотрудников, составляет 1 час, то при количестве участников от 10 оно, скорее всего, будет длиться 2 часа и более. • Информационные материалы для совещания готовьте заранее.

    Расчеты, аналитические справки, таблицы, графики, сводки, фото- и видеоматериалы, презентации, образцы изделий, заключения экспертиз должны предоставлять профильные специалисты.

    А вот проверять готовность материалов обязан секретарь совещания. Поэтому за день-два до мероприятия следует: а) с помощью ответственных лиц, которые будут выступать с докладами, составить перечень всех информационных материалов; б) получить от ответственных лиц материалы, выполненные в электронном виде (например, презентации, пояснительные записки и т.д.); в) получить от ответственных лиц распечатанные тезисы и тексты докладов.

    • По каждому вопросу назначьте одного ответственного сотрудника, даже когда исполнить поручение должна группа лиц.

    • Не тратьте время на изобличение виновных. Помните, что главная задача каждого совещания – обсудить повестку дня и принять по ней решения. Это перечень вопросов, которые планируется обсудить на совещании. Их определяет председатель совещания. Однако секретарь также может участвовать в этом процессе.

    Однако секретарь также может участвовать в этом процессе. При разработке повестки дня используйте следующие рекомендации:

    1. Слишком широкие темы совещаний разбивайте на несколько подтем. При необходимости по каждой подтеме ответственные лица могут провести подготовительные совещания.

    Например, намеченное на конец месяца совещание на тему «О выполнении плановых показателей цехами основного производства» должно предваряться серией мелких совещаний в цехах: «О выполнении плана литейным цехом», «О выполнении плана заготовительным цехом», «О выполнении плана механическим цехом», «О выполнении плана сборочным цехом». Или совещание на тему «О внедрении ERP-системы на предприятии» должно предваряться несколькими совещаниями: «О проблемах внедрения ERP-системы в производстве», «Об обеспечении связи ERP-системы и 1С в бухгалтерии», «О техническом обеспечении ERP-системы и переносе данных» и т.д.

    1. Выносите на повестку дня равноценные по значимости вопросы, объединенные общей тематикой. Например, обеспечение транспортом, порядок сдачи на склад, отгрузки и вывоза готовой продукции с территории предприятия.

    На повестку дня можно вынести и более широкий круг проблем, связанных между собой. Например, среди них могут быть: • приобретение новой поточной линии; • технологическая подготовка производства; • внесение изменений в конструкторскую и технологическую документацию в связи с приобретением нового оборудования; • модернизация производственных корпусов и разработка привязок станков; • материально-техническое обеспечение производства. В то же время реконструкцию заводской проходной или организацию электронных расчетов по пропуску в заводской столовой на этом совещании обсуждать явно не стоит.

    Понятно, что секретарь не всегда может влиять на содержание повестки дня.

    Совещание собирает руководитель, он же очерчивает круг вопросов. И если руководитель включает в повестку дня одного совещания закупку новой поточной линии для производства литья и организацию весеннего субботника по уборке территории, то переубедить его, возможно, и не удастся. Но со своей стороны можно предложить вынести обсуждение организации субботника на другое совещание, например, объединив его с вопросом покраски фасада здания или с проведением торжеств по случаю дня рождения организации.

    1. Составляйте повестку дня только из тех вопросов, которые входят в компетенцию и зону ответственности участников совещания. Например, бесполезно будет обсуждать вопросы снабжения в отсутствие начальника службы снабжения.
    2. Включайте в повестку дня отчет по заданиям и поручениям, данным на прошлом совещании, если совещания объединены общей темой и составом участников. Будьте готовы к тому, что, даже если такого пункта в повестке дня нет, председатель может своей властью его ввести. Поэтому лучше заранее распечатайте список поручений — он должен быть у председателя, ответственного лица и секретаря.
    3. Ограничивайте количество тем и вопросов повестки дня. Их должно быть столько, сколько под силу эффективно обсудить и решить за отведенный период времени. Например, за 1 час совещания можно обсудить от 1 до 5 вопросов, в зависимости от масштабности обсуждаемых тем и от качества подготовки совещания.

    Общие требования к участникам мероприятия: • компетентность и заинтересованность в вопросах, вынесенных на повестку дня; • достаточно высокая должность для того, чтобы принимать решения и давать поручения подчиненным по итогам совещания. Состав участников в течение мероприятия может меняться. Если на повестке дня есть темы, которые затрагивают всех участников совещания, и вопросы, которые относятся только к некоторым из них, то вначале следует обсуждать общие вопросы.

    Рекомендуем прочесть:  Брюгге куда сходить что посмотреть

    По завершении этой части совещания сотрудников, не занятых в дальнейшем обсуждении, можно отпустить. Проинформируйте всех участников совещания о дате, времени, месте его проведения, теме мероприятия. Сообщить о совещании можно с помощью телефонного звонка, sms-сообщения, электронного письма (с уведомлением о доставке и прочтении), личного обхода.

    Если кого-то из участников нет на рабочем месте по разным причинам (ежегодный отпуск, временная нетрудоспособность, командировка и т.д.), необходимо выяснить причину отсутствия и напомнить сотруднику, который замещает отсутствующего согласно схеме замещения, что он должен присутствовать на совещании. Полезно будет также занести в календарь на своем компьютере всплывающую подсказку вроде

    «напомнить заместителю, что он должен присутствовать на планерке»

    . Сведения о том, кто и когда предупрежден о совещании, можно занести в таблицу (Пример 1).

    ПРИМЕР 1 Оповещение участников совещания Совещание состоится 24.06.2017 в 11:00 в кабинете директора по снабжению.

    Тема: Заключение договоров с поставщиками на второе полугодие 2017 года. Обязательно подготовьте схему рассадки участников совещания, если на нем будут присутствовать: • высшие чиновники (города, области, края, республики, федерации); • владельцы транснациональных корпораций и холдингов и т.д.; • представители организаций-партнеров.

    Секретарю по возможности отводится место за отдельным столом рядом со столом председателя (Пример 2). Пример 2 Схема рассадки На столах напротив соответствующих мест необходимо расставить именные карточки с должностью и (или) Ф.И.О. каждого участника. Самый простой вариант – это лист бумаги, сложенный «домиком» (рис.

    1) Рис. 1. Именная карточка для участника совещания В особо ответственных случаях необходимо подготовить бейджи (нагрудные карточки), на которых следует указать: • Ф.И.О.

    участников; • их должности; • наименование организации, которую представляет каждый участник; • населенный пункт, в котором находится указанная организация. На бейдже также могут быть: • логотип организации, которую представляет участник; • логотип (эмблема) мероприятия (совещания, конференции и др.).

    Можно использовать бейджи со шнурком или прищепкой.

    Они продаются в магазинах канцелярских и офисных товаров. Разработать вкладыши с текстом можно самостоятельно, затем распечатать на принтере, разрезать ножницами и вложить в бейджи (рис. 2). Рис. 2. Вкладыш для бейджа, разработанный самостоятельно Если на подготовку выделено достаточно средств, то карточки-вкладыши можно заказать в организации, которая предоставляет полиграфические услуги.

    А для обычных внутренних совещаний бейджи вообще не понадобятся. На различные виды совещаний отводится разное количество времени. Например, утренняя планерка может занять примерно полчаса, а межрегиональное совещание по определенной проблеме – целый день.

    Продолжительность совещания нужно планировать заранее. Время начала и окончания мероприятия должны знать все его участники. Это поможет работать быстро и эффективно, чтобы не засиживаться допоздна.

    Если продолжительность совещания превышает астрономический час (60 минут), то необходимо делать перерывы через каждый академический час (45 минут). На особо длительных мероприятиях могут быть предусмотрены паузы, в рамках которых участникам предлагают закуски (бутерброды, фрукты, сладости) и напитки (чай, кофе, соки, минеральную воду и т.д.).

    Когда уровень совещания невысок, а рядом с залом, где проходит встреча, есть кулер, кофемашина и одноразовая посуда для посетителей офиса, то участники совещания вполне смогут сами налить себе кофе, чай или воду. Бутылки с водой и стаканы можно заранее поставить на столах, за которыми сидят участники совещания, – тогда они смогут утолить жажду не только в перерыве, а в любой момент.

    Еду на столы лучше не ставить.

    Будет неловко, если кто-то из участников уронит на деловые бумаги бутерброд или прольет кофе.

    Накрывать стол с закусками и напитками лучше в отдельном помещении. Этим обычно занимается секретарь, но только если он не ведет протокол. Когда секретарь не может покинуть зал во время совещания, организовать перерыв должен другой сотрудник, назначенный за это ответственным. Или, как вариант, секретарь готовит все для кофе-пауз до начала совещания.

    Или, как вариант, секретарь готовит все для кофе-пауз до начала совещания. На расширенных совещаниях без помощников, как правило, не обойтись.

    Продолжительность мероприятия должна быть регламентирована. За соблюдением этого правила следит председатель совещания.

    Составляя программу совещания, обязательно учитывайте время, необходимое для выступления каждого докладчика и обсуждения каждого вопроса.

    Чтобы рассчитать продолжительность совещания: • Уточните у председателя регламент каждого выступления.

    • Запланируйте перерывы, если это необходимо.

    • Сложите на калькуляторе все временные отрезки и к полученной сумме прибавьте 20 %. О том, сколько времени может занять совещание, необходимо сообщить председателю. Если он согласится с этой цифрой, регламент нужно довести до сведения всех участников, если нет – придется внести коррективы и вновь доложить председателю.

    После согласования повестка дня с временными ограничениями рассылается всем участникам совещания (Пример 3).

    ПРИМЕР 3 Повестка дня с временными ограничениями Протокол документируют как деятельность постоянно действующих коллегиальных органов (комиссий, комитетов, советов и др.), так и временных коллегиальных органов – различных собраний, совещаний, семинаров и конференций. Словарь видов и разновидностей современной управленческой документации. – Росархив, ВНИИДАД. – М., 2014.

    Выделяют следующие виды протоколов: • Краткий протокол – документ, в котором фиксируют Ф.И.О. и должности участников совещания, его тему, основные вопросы, краткое содержание докладов, принятые решения, список задач для каждого ответственного лица. Такой протокол, как правило, ведут на оперативных совещаниях.

    • Полный протокол, кроме всего вышеперечисленного, включает подробные записи всех выступлений, мнений, поправок и иных нюансов обсуждения. Этот документ позволяет восстановить подробную картину совещания. Форму ведения протокола выбирает председатель совещания или руководитель предприятия.

    Тексты выступлений и другие материалы, которые готовят к совещанию, оформляют в виде приложений.

    На них необходимо сделать ссылки в тексте протокола. Ответственность за то, насколько правильно и полно зафиксирован ход совещания, несет секретарь. Эту ответственность нельзя недооценивать, поскольку протокол – единственный документ, где отражены все выступления, обсуждения, комментарии и принятые решения, которые должны быть исполнены.

    В ходе совещания его участники могут что-то не расслышать, не успеть записать.

    Это будет легко восстановить, обратившись к протоколу.

    Чтобы вести протокол было проще, до начала совещания: • Выберите для себя место в зале, где будет проходить мероприятие. С него должно быть видно всех участников в лицо, хорошо слышны выступления председателя, докладчиков и «реплики из зала» (см. схему рассадки в Примере 2). • Положите на свой стол список участников совещания с указанием Ф.И.О.

    и должностей, а также схему рассадки. Перед началом совещания нелишним будет внимательно изучить, кто где сидит, а потом заглядывать в схему по мере надобности. • Запаситесь канцелярскими принадлежностями.

    Возьмите с собой 2–3 ручки, 2 карандаша, 2 ластика. • Проверьте, работает ли оргтехника и другие приборы: часы, диктофон, видеокамера (при их наличии).

    Не забудьте шнур питания и запасные батарейки или аккумуляторы. Перед совещанием освежите в памяти основные тезисы всех докладов. Помимо материалов, подготовленных к совещанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.), протокол составляют на основе звукозаписи, видеозаписи, стенограммы или черновых рукописных записей, которые ведутся во время совещания.

    Как вести черновые записи? 1.

    Подготовьте листы для черновика протокола – их количество зависит от объема повестки дня. На первом листе напишите дату совещания, его тему, номер протокола, список участников, повестку дня (Пример 4). ПРИМЕР 4 Черновик протокола совещания.

    Лист № 1 Вопросы, вынесенные на обсуждение, напишите на отдельных чистых листах, оставив достаточно места для записей: Лист № 2:

    «О состоянии работы по заключению договоров поставок цветного и черного металла»

    .

    Доклад Прохорова П.Д.; Лист № 3: … (заполняется в ходе совещания); Лист № 4: «О транспортном обеспечении поставок». Доклад Медведева В.Ю.; Лист № 5: … (заполняется в ходе совещания); Лист № 6:

    «О состоянии расчетов по заключенным и исполненным договорам закупки сырья и материалов»

    .

    Доклад Фоминой К.Д.; Лист № 7: … (заполняется в ходе совещания); Лист № 8: «О заключении договоров с ООО «Аметист» о поставках стали и сплавов в ОАО «ЭСПЗ».

    Предложения Телегина И.И.; Лист № 9: … (заполняется в ходе совещания). 2. Проверьте, все ли участники совещания присутствуют. Отсутствующих вычеркните в черновом варианте протокола карандашом – возможно, они опаздывают.

    Причины неявок и опозданий выясните после совещания.

    Время прихода тех, кто опоздал, фиксируйте прямо в тексте протокола в скобках: В этом случае будет точно известно, кто из присутствующих и что именно пропустил в ходе совещания. 3. Заполните пункт «СЛУШАЛИ». На первом листе черновика и на листах с соответствующими названиями докладов последовательно фиксируйте Ф.И.О.

    и должности ораторов, темы выступлений и их краткое содержание. Фиксировать нужно только основную информацию: даты, цифры, факты.

    Впоследствии сверьте записи с предоставленными текстами выступлений (тезисами). Если обнаружите расхождения, сообщите об этом председателю совещания. 4. Впишите пункт «ВЫСТУПИЛИ» (при необходимости).

    Этот пункт заполняют, когда ход выступления ораторов прерывается комментариями, вопросами и возражениями других участников. В полном протоколе каждую подобную реплику надлежит сразу же фиксировать, особенно если она сопровождается фразой: «Прошу занести в протокол».

    Например: Дело в том, что любое высказывание может изменить ход совещания, и впоследствии бывает необходимо выделить момент, когда и в связи с чем это произошло. В кратком протоколе комментарии обычно не фиксируют.

    Исключением являются случаи, когда в них содержится важная информация, которая влияет на решения по определенному вопросу. Например, если после тезиса доклада:

    «В течение месяца автотранспортный отдел неоднократно срывал сроки отгрузки готовой продукции потребителям»

    – прозвучит фраза начальника автотранспортного отдела: «У меня не вышел на работу водитель Петров, а у ЗИЛа спущено колесо», то ее заносить в протокол не нужно. А если в качестве возражения начальник АТО скажет: «Я разработал график перевозок и отгрузок на следующий квартал с учетом устранения отставания, допущенного в минувшем квартале.

    Прошу председателя и докладчика ознакомиться и приобщить его к протоколу» – это нужно обязательно занести в протокол и приложить к протоколу сам график. 5. Оформите пункт «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). В этой части протокола коротко и точно запишите принятое решение.

    Его формулировка должна быть понятной, без двоякого толкования. Решения оформляют в предписывающей форме: «Обязать…», «Выполнить…», «Изготовить…» и т.д. Если по какому-либо вопросу было принято несколько решений, то их нумеруют арабскими цифрами через точку, например «1.1»; «1.2» и т.д., где первая цифра – порядковый номер обсуждаемого вопроса в повестке дня, вторая цифра – номер принятого решения по данному вопросу.

    Например, для совещания на тему строительства нового здания склада этот пункт может выглядеть так: Если перед принятием решения проводится голосование, то наряду с решением нужно указать количество голосов «за», «против» и «воздержался». Голосование может быть открытым или тайным – с использованием специальных программ или бюллетеней.

    Чистовой вариант протокола составляет секретарь в течение 2–3 дней с момента проведения совещания (этот срок должен быть утвержден в инструкции по делопроизводству). Его оформляют на общем бланке организации или на специально утвержденном бланке протокола (этот вариант предпочтительнее) . Бланк протокол(Пример 5) можно разработать и утвердить отдельным приказом или включить его в состав инструкции по делопроизводству.

    Состав реквизитов соответствует ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

    ПРИМЕР 5 Бланк протокола Оформление некоторых реквизитов имеет свои особенности:

    1. Дата документа – реквизит 11. Если совещание длится несколько дней, то в документе необходимо указать временные границы:
    1. Заголовок к тексту – реквизит 18. Для протоколов постоянно действующих коллегиальных органов Заголовок к тексту состоит из названия коллегиального органа:

    В иных случаях в Заголовке к тексту следует указывать тему совещания:

    1. Текст документа – реквизит 20 – состоит из вводной и основной частей.

    Во вводной части указывают: • Ф.И.О. председателя и секретаря совещания; • после слова «ПРИСУТСТВОВАЛИ» – Ф.И.О.

    сотрудников организации, которые присутствовали на совещании (в алфавитном порядке).

    Если на совещании присутствовали лица из других организаций, то их перечисляют отдельно после слова «ПРИГЛАШЕННЫЕ» (в алфавитном порядке, с указанием должности и организации); • повестку дня – вопросы, которые обсуждались на совещании.

    Их формулируют с предлогом «о» («об»). В основной части указывают (по каждому докладу): • после слова «СЛУШАЛИ» в винительном падеже («кого?») – Ф.И.О. оратора, тезисы его доклада или ссылку на представленные материалы (приложение).

    Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер в соответствии с пунктом повестки дня; • после слова «ВЫСТУПИЛИ» – Ф.И.О.

    выступавших и высказанные ими предложения и замечания к докладу; • после слова «ПОСТАНОВИЛИ» – решения по докладу.

    Их формулируют в предписывающей форме: «Подготовить.», «Предусмотреть.», «Проинформировать.». После составления протокола секретарь подписывает его и передает на подпись председателю.

    Затем протокол необходимо зарегистрировать в журнале (реестре) регистрации и учета протоколов (Пример 6).

    Нумерация протоколов сквозная в пределах одного календарного года. С началом каждого нового года нумерация начинается с «1». Должности в журнале указывать не обязательно.

    Их всегда можно уточнить, открыв сам протокол.

    Порядковый номер учетной записи может не соответствовать номеру протокола (см. Пример 6). Это происходит из-за того, что в некоторых ситуациях протоколы приходится регистрировать задним числом, тогда к их номерам добавляют: • дроби; • дефисы; • буквенные индексы.

    После регистрации таких протоколов нумерация сдвигается. ПРИМЕР 6 Фрагмент журнала регистрации и учета протоколов Копии полностью оформленного и подписанного протокола рассылают под роспись ответственным исполнителям. Одновременно с рассылкой поставленные задачи заносят в журнал учета поручений, который может вестись в MS Excel (Пример 7).

    ПРИМЕР 7 Фрагмент журнала учета поручений в MS Excel По мере исполнения поручений ответственные лица отчитываются перед председателем совещания (в данном случае – перед директором). Руководитель может отменить какие-либо поручения или продлить срок их исполнения – об этом надлежит делать пометки в журнале учета поручений (см.

    столбец «Срок исполнения» Примера 7). Как видим, протокол совещания является важнейшим документом, позволяющим решать производственные и организационные вопросы, возникающие в процессе работы предприятия.