Документы ооо в какой архив

Документы ооо в какой архив

Документы ооо в какой архив

Передача документов ликвидируемого ООО в архив


› › › › Ликвидация ООО нередкое мероприятие, которое требует подготовки обязательной документации, предоставления ее в соответствующие ведомства, а также . Процесс передачи итоговой документации в архив очень громоздкий и трудоемкий. Дело в том, что список документации, которую следует передать на хранение очень значительный. В него входят бумаги:

  1. документы об и подрядным фирмам;
  2. другие документы, которые оформляются во время проведения процедуры ликвидации.
  3. сверка взаиморасчетов с ИФНС и внебюджетными фондами;
  4. акт по передаче основных средств предприятия;
  5. завершающие расчеты с наемными сотрудниками;

Следует также упомянуть о том, какие документы сдаются в архив при ликвидации дополнительно.

В архив следует направить внутренние бухгалтерские документы и бумаги, касающиеся личных данных работников и их трудоустройства.

К таким относятся:

  1. неполученные .
  2. приказы, должностные инструкции, личные дела работников, , личные карточки, характеристики и журналы регистрации;
  3. лицевые счета по расчетам, акты о несчастных случаях;

По требованию архивного хранилища фирма должна передать пакет необходимых бумаг, к примеру, оригиналы учредительных документов, включая .

Сдача документов в архив при ликвидации предприятия и основные положения, регулирующие организацию сохранности подобной документации, прописаны в основных правилах работы архивов компаний. Прежде всего следует отметить, что в случае ликвидации фирмы не все бумаги должны быть отданы на хранение. При наличии преемника, большая часть документации передается на хранение именно ему.

Такое положение прописано в основных правилах работы архивов фирм. В этом же документе указано, что организацией хранения и передачей документации занимается ликвидационная комиссия. Образец оформления реестра документов, передаваемых в архив можно посмотреть и скачать здесь: [].

В какой архив сдавать документы при ликвидации, зависит от вида документации.

К примеру, бумаги, касающиеся личных данных учредителей и работников фирмы, передаются в госархив. Является ли документация источником комплектации хранилища, можно узнать у ответственного органа управления архивом. Чаще всего госархив наполняется за счет документов крупных предприятий и ведомств.

Если у фирмы нет вышестоящей организации или правопреемника, то бумаги направляются в архивное хранилище документации по личному составу.

Чтобы получить необходимые сведения, представитель предприятия должен обратиться в архивный орган, действующий в пределах региона.

Перед встречей с архивистом следует определиться с такими моментами:

  1. рассчитать число дел, подлежащих передаче в хранилище, отдельно по каждой группе: для постоянного хранения сроком от 10 лет и для временного размещения – до 10 лет, а также бумаги по личному составу.
  2. определить крайние даты, которые будут формировать архивный фонд компании;

Передача документации начинается после компании в виде внесения изменений в ЕГРЮЛ.

Порядок проведения мероприятия устанавливается вышеуказанными правилами.

Передача документов в архив при ликвидации ООО является обязательной процедурой и имеет ряд особенностей:

  • В случае ликвидации фирмы, документация передается преемнику, вышестоящему органу или в госархив.
  • Бумаги, связанные с кадровым составом фирмы, обязаны храниться в специальном хранилище.
  • Передача документации должна начаться после того, как ликвидация будет завершена и пройдет официальную регистрацию в ИФНС.

Вам понадобятся следующие образцы документов:

Особенности архивирования документов в организации

3742 Содержание страницы Документы организации, относящиеся к прошедшим календарным периодам, подлежат хранению.

Основной документ, регулирующий создание и работу архивов, – ФЗ №125 от 22/10/04 г. Его положения касаются не только архивов как отдельных организаций, но и архивов внутри организации. Кроме того, работник архива обязан знать нормативную базу по каждому виду документов для архивации, сроки их хранения.
Кроме того, работник архива обязан знать нормативную базу по каждому виду документов для архивации, сроки их хранения.

Как правило, такая информация указывается на титульном листе дела. Например, документы по личному составу должны, согласно ФЗ, храниться 50 лет, а созданные ранее 2003 года – еще больше, до 75 лет.

Управленческие документы архивируются и хранятся согласно «Перечню», утв.

Минкультом РФ (пр. №558 от 25.08.10 г.). Среди них есть документы, которые следует хранить постоянно.

Вопрос: Можно ли учесть в составе расходов при исчислении налога на прибыль расходы на архивацию документов взаимозависимой организации на основании трехстороннего соглашения с архивной организацией и этой взаимозависимой организацией? Существуют и особенности работы с налоговыми, бухгалтерскими документами, отраженные в ФЗ №402, НК РФ).

Существуют и особенности работы с налоговыми, бухгалтерскими документами, отраженные в ФЗ №402, НК РФ).

Архив как структурное подразделение создается обычно в средних и крупных организациях, со значительным документооборотом. Его статус будет определяться принятым «Положением об архиве», локальным актом компании, где отражаются и порядок архивирования, и персональная ответственность отдельных должностных лиц. Как построить ? В процессе архивирования следует учитывать такие организационные моменты:

  1. если график передачи дел в архив нарушается, работники этой структуры обязаны информировать о факте нарушения руководство компании.
  2. структурные подразделения обязаны передавать на хранение документы в соответствии со сроками, установленными федеральным законодательством;
  3. если документы уже подшиты в дело сотрудниками подразделения, оно должно быть составлено методически правильно;
  4. документы должны поступать в архив из подразделений по описи (или заменяющему ее документу);

Какой установлен ?

Архивирование проводится с целью оптимизации процедуры хранения документов, и в связи с этим в настоящее время все чаще фирмы предпочитают иметь электронную версию своего архива. Следует, однако, иметь в виду, что многие документы имеют силу только в бумажном виде, поэтому электронную архивацию можно считать лишь удобным дополнением к обычным бумажным делам.

Архивируют документы поэтапно:

  • Сортируют документы на те, что можно уничтожить законным порядком, как не имеющие ценности, и те, с которыми предстоит работать дальше.
  • Составляется опись содержания каждого дела, список документов, находящихся в папке.
  • Подготовка состоит в анализе имеющейся документной массы, выявляются ее особенности. Например, визуально можно определить, все ли документы нуждаются в дополнительных сшивах, каков объем предстоящей работы и т.д.
  • Систематизируют и сшивают документы по их типам (бухгалтерские, управленческие, кадровые). Неподшитые документы объединяются и сшиваются в дела. Как правило, на сшиве ставятся печать фирмы и подпись ответственного за сшив лица.
  • Составляются каталоги дел по типам, и следует отправка их на хранение.

Рекомендуется составление номенклатуры дел по форме, состоящей из следующих данных:

  1. примечания (например, различного рода планы: реконструкции, рекламной компании) могут иметь лишь электронный формат, об этом делается пометка.
  2. индекс дела (присвоенный делу условный номер, первая часть которого, как правило, – код подразделения, откуда оно поступило);
  3. заголовок;
  4. срок хранения и указание на устанавливающую его норму закона;
  5. число единиц хранения;

«Положением об архиве» фирмы, иными ЛНА может быть предусмотрено, что работы, вплоть до систематизации и составления описи папки, возложены на сотрудников подразделений, а сотрудники архива лишь принимают дела по передаточному документу, проверяют, корректно ли они оформлены, сверяют состав документов со списком их на папке. Далее дело возвращается на доработку либо принимается к сшиву.

Если нужно скопировать или отсканировать отдельные элементы дел, это тоже компетенция работника архива. Передача завершается подписью на акте о том, что документы переданы на хранение.

Небольшие компании, организации зачастую не могут себе позволить иметь отдельный архив: помещение, штатных сотрудников. Тогда вся работа по архивированию ложится на плечи одного человека.

Как правило, это секретарь. Сотрудник на такой должности, в отличие от специалистов архивного дела, может быть незнаком со всем многообразием нормативных документов в указанной области (это касается и работников организации, для которых труд в архивном структурном подразделении в новинку).

Прежде всего, рекомендуем изучить:

  1. документ №263 от 05/09/85 г., изданный еще Главархивом СССР, но до сих пор имеющий силу как обязательный;
  2. одобренные 06/02/02 г. коллегией Росархива правила работы архивов организаций, рекомендательный документ.

В них указано, как архивировать и хранить документы фирмы.

Секретарь, обрабатывающий ежедневно и текущий документооборот, в начале архивирования должен разделить документы на две категории:

  1. срок архивирования которых уже наступил, делопроизводством они завершены;
  2. текущие документы, используемые в работе.

На помощь могут прийти работники различных отделов фирмы: бухгалтерии, экономической службы и пр. Каждый из них может корректно сформировать ту или иную папку (дело), разложить в ней материалы в должной последовательности, составить их список, озаглавить дело в соответствии с содержанием.

На основе проведенной работы секретарь может сформировать номенклатуру дел физлица. Привлечение сторонних организаций, которые проводят архивацию за плату, целесообразно в нескольких случаях:

  1. объем документации к архивированию большой, силами работников компании без ущерба для производственных, управленческих процессов сделать это невозможно;
  2. организация создает электронный архив, кроме большого объема работы проблемой может стать потеря времени на освоение работниками нового ПО;
  3. документы передаются на сторону, например, на хранение в госархив, и требуется повышенный уровень компетентности специалистов.

Важно!

Нарушение правил архивного дела – административное правонарушение. КоАП (ст. 13.25) предусматривает штрафы: на ответственное лицо — 2,5-5 тыс.руб., на юрлицо — 200-300 тыс.руб.

  • При передаче дел в сторонний архив, большом объеме архивируемых документов целесообразно воспользоваться услугами специальной фирмы.
  • За неисполнение норм федерального архивного законодательства КоАП предусматривает штрафы до 300 тыс. руб. на организацию.
  • Архивирование документов в организации могут проводить специалисты ее архива. Если организация небольшая, архивированием занимаются секретарь и представители подразделений фирмы.

Срок хранения документов после ликвидации ООО

→ → → Добавить в «Нужное» Обновление: 2 августа 2017 г. В процессе процедуры ликвидации может накопиться большой объем документов.

Документы после ликвидации ООО нельзя просто уничтожить или выбросить. Что с ними делать, расскажем в этой статье. Перечень документов, которые остаются после прекращения деятельности общества, зависит от многих факторов: как долго существовала фирма, были ли у неё сотрудники, каким видом занималась компания и др.
Перечень документов, которые остаются после прекращения деятельности общества, зависит от многих факторов: как долго существовала фирма, были ли у неё сотрудники, каким видом занималась компания и др.

Чаще всего все после ликвидации остаются:

  1. отчётность перед госорганами (налоговая, статистическая);
  2. учредительные документы и др.
  3. договоры с контрагентами;
  4. корреспонденция;
  5. документы по личному составу;

Законодательство возлагает ответственность за хранение документов после ликвидации ООО на ликвидационную комиссию (ликвидатора).

Именно на них (него) возложена обязанность по подготовке всей документации и передаче её для хранения в надлежащую организацию (учреждение). Какие документы нужно хранить и как долго, можно узнать из следующих актов:

  1. документов для госструктур (утв. Главархивом СССР от 15.08.1988);
  2. для акционерных обществ сроки хранения определены в , утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс.
  3. документов в производственной и научно-технической деятельности организаций (утв. Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 N 1182);
  4. документов для госорганов (утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558);

Для начала нужно выяснить, был ли у общества, которое ликвидировано, договор с государственной архивной службой.

Если такой договор был, то документы передаются в архив. Если общество не заключало с госархивом договор, то архив обязан принять на хранение только те документы, которые касаются личного состава работников организации.

Председателем ликвидационной комиссии (ликвидатором) или, если ООО ликвидируется через банкротство, конкурсным управляющим должно быть определено место хранения документов. Например, документы (которые не подлежат обязательной передаче в архив) можно передать на хранение по акту одному из участников общества.

Документы, сроки хранения которых не установлены, не переданные в архив, целесообразно хранить 3 года (так как такой период установлен для исковой давности).

Другие документы, которые не содержат в себе какой-либо ценной информации и срок хранения которых подошёл к концу, могут быть по решению ликвидатора уничтожены. Документы ООО можно разделить на категории в зависимости от установленного срока их хранения:

  1. временного (менее 10 лет).
  2. длительного (более 50 лет);
  3. постоянного хранения;

К первой категории относятся документы, которые могут быть связаны с хозяйственной деятельностью организации.

Вторая группа включает историческую справку ООО и документацию по личному составу.

К документам, срок сохранности которых варьируется от 1 до 10 лет, отнесены документы, не содержащие важной информации. Сколько должен храниться конкретный документ, должен определить специалист. Например, можно создать комиссию, в состав которой можно привлечь работника из архива для определения точных сроков хранения оставшихся документов.

В соответствии с передаче в государственный архив в обязательном порядке подлежат документы:

  1. относящиеся к Архивному фонду РФ;
  2. по личному составу.
  3. период хранения которых ещё не истёк;

Перед сдачей документов в архив их нужно подготовить. Все документы нужно разделить по срокам хранения и разложить по папкам.

При формировании папок рекомендуется использовать номенклатуру дел предприятия.

Каждое дело не должно составлять больше 250 листов. Документы подшиваются в дело в единственном экземпляре. Бумаги подшиваются в хронологическом порядке.

Итак, для того, чтобы сдать документы, они должны быть:

  1. с обложкой по установленной форме.
  2. структурированы (по сроку хранения и хронологии);
  3. пронумерованы;
  4. с внутренней описью;
  5. подшиты;

Более полную информацию по теме вы можете найти в . Бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Также читайте:

Форум для бухгалтера: Поделиться:

Подписывайтесь на наш канал в

Хранение и уничтожение документов при ликвидации ООО

Главная|Статьи|Ликвидация| Ваши вопросы по теме: 0 В ходе предпринимательской деятельности оформляется большое количество документов — бухгалтерских, кадровых, технических. С прекращением юридического лица документация не утрачивает свое значение для третьих лиц, ее необходимо хранить определенное время. За уничтожение или недобросовестное хранение документации бывшие руководители и учредители ООО несут административную и уголовную ответственность.

Правовой центр «Аспект» систематизировал для вас положения приказов Министерства культуры Российской Федерации, Федерального закона об архивном деле и Основных правил работы архивов организаций, одобренных Коллегией Росархива.

  1. 1. Классификация документов по срокам хранения и видам регулирования
  2. 3. Порядок уничтожения документов при ликвидации ООО
  3. 2. Архивирование документов, подлежащих хранению после ликвидации ООО

1. Классификация документов по срокам хранения и видам регулирования Типовые управленческие документы, которые хранятся в архиве ООО к моменту ликвидации, принято разделять на следующие категории:

  1. локальные нормативные акты, касающиеся порядка функционирования компании;
  2. инвентаризационные документы;
  3. документы социально-бытовой направленности;
  4. административно-хозяйственная документация;
  5. маркетинговые исследования и внешние материалы, касающиеся компании;
  6. профсоюзная документация.
  7. взаимодействие со сторонними организациями;
  8. кадровая документация;
  9. бухгалтерская документация, отражающая запланированные и фактические результаты деятельности и расчет материальных показателей;

Важно: документы хранятся в оригиналах, а при отсутствии оригинала — в копиях.

Копии заверяются либо нотариально (при возможности сличения с оригиналом), либо руководителями организации, уполномоченными на подписание аналогичных документов.

Для всех документов определен срок хранения, при ликвидации юридического лица рассчитывается остаточный период хранения документов, и на этот срок они передаются в архивную организацию. Сколько хранить документы после ликвидации ООО?

  1. Документы вечного хранения сохраняются постоянно.
  2. Больше 10 лет хранятся долгосрочные документы.
  3. Меньше 10 лет хранятся временные документы.

Важно: срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом создания документа.

К временно хранящимся относятся документы:

  1. бухгалтерские, подтверждающие доходы и расходы, необходимые для расчета и уплаты налогов (хранятся 4 года, а документы о понесенных убытках — в течение всего срока уменьшения налоговой базы);
  2. документы налоговых агентов об уплате налога на доходы физических лиц (5 лет);
  3. аудиторские заключения (5 лет);
  4. отчетность в государственные внебюджетные фонды об уплате страховых взносов — электронные документы, форма 4-ФСС, расчетные квитанции (от 5 лет);
  5. транспортные (административные материалы по дорожно-транспортным происшествиям — 3 года, диагностические карты — 3 года, путевые листы — 5 лет);
  6. налоговые о получении инвестиционных льгот (6 лет либо на весь срок льготных ставок, если применяется налог на прибыль организаций);
  7. квитанции о принятии наличных денег и идентифицирующие личность документы (5 лет в целях противодействия легализации и отмыванию денежных средств).
  8. нотариально заверенные документы по передаче имущества с НДС, включая бумажный и электронный журналы учета и книгу продаж (4 года и более);
  9. таможенные (5 лет после совершения контрольных операций);
  10. по банкротству — отчеты арбитражных управляющих (5 лет) и электронные протоколы результатов торгов (10 лет);
  11. касающиеся акцизов (3 года — журналы учета акцизных и специальных марок, 4 года — сведения об авансовых платежах, 5 лет — о поступлении и нанесении федеральных специальных марок);

Документы с усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью хранятся 4 года.

Звуковые и видеодокументы хранятся 3 года с момента записи, а фотографии — 5 лет с момента съемки.

Длительное время хранятся документы:

  1. по труду и занятости (аттестационные заключения, акты и журналы регистрации несчастных случаев на производстве, материалы расследований по ним — 45 лет; акты о случаях профессиональных заболеваний — 75 лет);
  2. по капитальному строительству (общие и специальные журналы учета строительных работ, документы по реконструкции и капитальному ремонту — 20 лет);
  3. по радиационной безопасности (карточки учета индивидуальных доз облучения персонала — 50 лет).

Действует различие по кадровым документам, оформленным до и после 01.01.2003 года. Первые хранятся 75 лет, а вторые всего 50 лет.

2. Архивирование документов, подлежащих хранению после ликвидации ООО Хранение документов после ликвидации ООО может осуществляться в нескольких видах архивов и разными способами. Самый популярный способ архивирования документов при ликвидации ООО — формирование бумажных складов.

Рекламные компании и творческие объединения оставляют после себя аудиовизуальные архивы. Документы, имеющие общественную ценность, научную или техническую, сдаются в соответствующие государственные архивы. Современным способом сохранения значимой информации при ликвидации ООО является сдача документов в архив на электронных носителях.

Архивы, принимающие документы на хранение от закрывшихся компаний, бывают государственные и частные.

Государственные архивы хранят значимые документы бесплатно, а частные архивы хранят любые документы, но на платной основе.

Архивный фонд Российской Федерации принимает на хранение документы:

  1. касающиеся важных событий;
  2. созданные в важном историческом месте или в значимый период времени;
  3. составленные выдающейся в какой-либо сфере личностью;
  4. содержащие уникальную информацию.
  5. имеющие важное политическое или научное значение;

Сдаваемые в Архивный фонд документы должны обладать целостностью, позволяющей их использовать. Документальный фонд компании передается в архив, сгруппированный следующим образом:

  1. в зависимости от особенностей документооборота входящая и исходящая документация могут храниться отдельно или формировать тематическую переписку
  2. сначала объединяются документы одного отдела, потом всей компании;
  3. документы отделов разделяются по видам, определенным степенью их важности;
  4. внутри документов одного подразделения устанавливается хронологический порядок;

При передаче на хранение для каждой группы документов составляется перечень с указанием порядковых номеров и последовательности нахождения бумаг в папке или коробке: это позволит использовать их в будущем при возникновении необходимости. При передаче в ходе ликвидации ООО документов в частный архив составляется договор, который от лица компании подписывается ликвидатором или арбитражным управляющим.

В договоре указываются перечень передаваемых документов и сроки их хранения.

Хранение осуществляется на возмездной основе, может включать в себя только нахождение документов в архиве до истечения предусмотренного в законодательстве срока или дополнительные услуги по подготовке архива. Кадровые документы длительного срока хранения передаются в государственный архив. За нарушение порядка передачи документов на хранение в архив при ликвидации ООО ответственные лица могут быть привлечены к административной ответственности: штрафу до 300 тысяч рублей (ст.

13.25 КоАП РФ). 3. Порядок уничтожения документов при ликвидации ООО Что делать с документами после ликвидации ООО? Если они не относятся к документам, подлежащим хранению, либо их срок хранения истек, документы после ликвидации ООО уничтожаются.

Для определения документов, подлежащих уничтожению при ликвидации ООО, организовывается экспертная комиссия с участием руководителей юридического лица (директора, учредителей, ликвидатора, арбитражного управляющего). Перечень уничтожаемых документов указывается в приложении к решению об уничтожении.

Важно: это касается только документов, чьи сроки хранения установлены в нормативных актах. Внутренняя переписка, какая-либо внешняя справочная информация и другие документы, не влияющие на чьи-либо права и обязанности, могут уничтожаться без составления описей и актов о выделении документов к уничтожению. При наличии собственного оборудования, позволяющего уничтожить документы без возможности восстановления (должна соблюдаться конфиденциальность информации), компания может уничтожить документы самостоятельно.

Оборудование может быть арендовано, либо услуга может быть оказана на мобильной станции утилизации бумаг. В случае уничтожения документов вне места нахождения юридического лица составляется акт передачи документов на переработку. Акты относятся к документам постоянного хранения.

Умышленное повреждение или уничтожение подлежащих хранению официальных документов является уголовным преступлением и может повлечь для ответственного лица штраф до 200 тысяч рублей или даже лишение свободы на срок до одного года (ст.

325 УК РФ). Основной нормативный документ:

  1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Решаете вопрос о хранении и уничтожении документов при ликвидации ООО?

Обратитесь за помощью к Правовому центру «Аспект»: мы поможем закрыть юридическое лицо быстро и без лишних расходов. Читайте также:

Ликвидация организации: что делать с кадровыми документами

Вы здесь Опубликовано 2012-03-31 14:58 пользователем Кадровик и HR По состоянию на: 10.12.2010Журнал: Справочник кадровикаГод: 2011Автор: Гущина Инна Александровна Тема: Документы кадровой службы, Архив, По инициативе работодателя, Оформление прекращения трудового договора Рубрика: Кадровое делопроизводство

    Шаблоны документов

      Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив Договор на оказание услуг архивными учреждениями

    Нормативные документы

      Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (извлечение) Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) (извлечение)

    Справочные материалы

      Примерный договор между архивным учреждением и организацией

Что значит для кадровика ликвидация компании? Поиск нового места работы? В большинстве случаев.

Три-четыре тяжелых месяца процедуры увольнения коллег, с которыми проработал не один день? К сожалению, да. А еще огромная работа с документами, которые были созданы в компании за столько лет.

Нет, рассуждения типа «все сжечь и дело с концом» мы даже не обсуждаем.

Среди наших читателей подобного рода «кадровиков» нет.

Мы в этом уверены. И все же ликвидация компании – процедура, которую проходишь не каждый день, а от того, насколько грамотно будут подготовлены и переданы в архив документы кадровой службы, нередко зависит будущее человека, его пенсия.

Как не ошибиться, какие документы необходимо сохранить и куда следует обращаться?

Надеемся, этот материал вам поможет. Документы по личному составу ликвидируемой организации должны поступать на хранение в соответствующий архив. А это значит, что основная цель работы с документами в процессе ликвидации — обеспечить их сохранность.

При этом документы должны сдаваться в архив в упорядоченном состоянии. И вот уже в процессе такой подготовки может возникнуть необходимость уничтожить документы, не подлежащие хранению.

Итак, с целями и задачами мы определились.

Теперь перейдем к правилам передачи документов на архивное хранение.

СОХРАННОСТЬ ДОКУМЕНТОВ Напомним, что после принятия в установленном порядке решения о ликвидации юридического лица создается конкурсная комиссия или назначается конкурсный управляющий.

Именно эти органы принимают меры по обеспечению сохранности архивных документов постоянного хранения и документов по личному составу и отвечают за организацию процесса сбора и упорядочения документов, передачи их на хранение или уничтожение. В состав ликвидационной комиссии в связи с этим может быть включен сотрудник архива, который и будет контролировать работы по подготовке и передаче документов на хранение.

В какой архив следует передавать кадровые документы при ликвидации организации? Обратите внимание! За все действия, совершаемые с документами ликвидируемой организации, отвечает ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий НА № 2‘2005Согласно Федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» основные правила для ликвидируемых организаций, у которых отсутствует правопреемник, предлагают два алгоритма действий. Вариант 1. Передача архива ликвидируемого предприятия в вышестоящую организацию.

Вариант 2. Передача архива ликвидируемого предприятия в соответствующий государственный (муниципальный) архив. Если у организации нет вышестоящей организации, следует передать документы в один из специализированных архивов (центров) документов по личному составу.

Такие центры созданы в некоторых субъектах РФ.

Цитируем документ . 8. При ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. . 10. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.

Статья 23 Федерального закона от 2210.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» Например, в Москве подобные архивы были созданы на основании постановления Правительства Москвы от 01.02.2000 № 81 «О создании архивов административных округов».

25 декабря 2007 г. Правительство Москвы приняло постановление № 1123-ПП, которым — в целях улучшения условий сохранности и активизации использования документов о трудовой деятельности работников организаций города — в структуре Главного архивного управления г. Москвы на базе архивов кадровой документации административных округов создан Центральный архив документов о трудовой деятельности граждан г. Москвы. Однако следует отметить, что такие архивы или центры в нашей стране пока созданы далеко не везде.

В случае отсутствия такого центра функции архивов документов по личному составу возложены на соответствующие государственные (муниципальные) архивы. Мы провели процедуру увольнения почти всех работников.

Сейчас в организации работают только руководитель, бухгалтер, юрист и я, кадровик.

Куда нужно обратиться по поводу передачи архивных документов по личному составу?

В период ликвидации для решения вопроса о передаче архивных документов необходимо обратиться в соответствующий орган управления архивным делом, действующий на территории вашего субъекта РФ. Итак, при ликвидации организации документы передаются в вышестоящую организацию.

В случае ее отсутствия — на хранение в государственный или муниципальный архив. Перед передачей дел в обязательном порядке производится проверка наличия документов, а также их научно-техническая обработка.

Об этом мы еще поговорим, а пока давайте определимся, какие документы подлежат передаче на архивное хранение, а какие — нет. В государственный (муниципальный) архив передаются:1.

Документы постоянного хранения.2. Документы по личному составу со сроком хранения 75 лет.3.

Документы временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли. Обратите внимание! Полную таблицу документов по личному составу со сроками хранения см.

на сайте HR-Portal При этом негосударственные организации должны передавать свои документы в архив по договору.

Документы с неистекшими сроками временного хранения принимаются архивами при наличии свободных площадей и на платной основе. НА № 12‘2010Сроки хранения документов определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв.

приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень).

Например, коллективные договоры, личные дела руководителей организации, списки членов руководящих и исполнительных органов организации должны храниться постоянно.

Некоторые документы по личному составу, имеющие долговременный срок хранения (75 лет), представлены в таблице 1.

Документы по личному составу временного хранения приведены в таблице 2.

Таблица 1 Документы по личному составу, имеющие долговременный срок хранения Таблица 2 Документы по личному составу, имеющие временный срок хранения

ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ Как мы уже отмечали, прежде чем сдавать документы в архив, их следует подготовить к такой передаче, поскольку Основными правилами работы архивов организации, одобренными Росархивом 06.02.2002 (далее — Основные правила), определено (п.

9.3): документы

«передаются. в государственный архив в упорядоченном состоянии»

. Подготовка архивных документов, в т.

ч. документов по личному составу, к передаче в архив осуществляется за счет средств ликвидируемой организации. Для этого в смету расходов включается статья, предусматривающая расходы на экспертизу ценности и обработку документов, если такие расходы запланированы.

Обратите внимание: упорядочение документов к передаче в архив может производиться собственными силами организации или с помощью специалистов архивных учреждений.

В последнем случае председатель ликвидационной комиссии или конкурсный управляющий заключают с архивным учреждением договор на оказание услуг по экспертизе ценности и упорядочению документов. Что подразумевается под фразой

«подготовить документы по личному составу для передачи в государственный архив»

? Какие конкретно действия необходимо выполнить?

В Основных правилах (подп. 3.7.23) описан порядок систематизации дел по личному составу. Подготовка к передаче на государственное или муниципальное хранение включает ряд процедур. Процедура 1. Проведение экспертизы ценности документов.

Экспертиза ценности — это отбор документов для дальнейшего хранения. Она проводится путем полистного просмотра дел. Обратите внимание! Проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел не допускается При проведении экспертизы из дела должны изыматься лишние экземпляры документов, проверяется правильность оформления документов дела.

Процедура 2. Оформление дел. При оформлении производится систематизация документов в деле, подшивка или переплет дела, нумерация его листов, составление листа — заверителя дела и внутренней описи документов дела (при необходимости).

Рассмотрим некоторые особенности оформления дел по личному составу. Приказы по личному составу необходимо формировать так, чтобы каждое дело ограничивалось только приказами, изданными в рамках одного года.

Внутри дела (года) приказы должны быть систематизированы в хронологическом порядке.

При этом приказы по личному составу, имеющие разные сроки хранения, должны формироваться в отдельные дела. Следует помнить, что на государственное (муниципальное) хранение отбираются те приказы, которые имеют срок хранения 75 лет. Приказы по личному составу, имеющие срок хранения 5 лет, будут включаться в акт о выделении к уничтожению дел, если срок их хранения истек.

Личное дело ведется несколько лет (и учитывается в архивном деле по дате увольнения сотрудника). Основанием для завершения личного дела является наличие в нем соответствующих документов об увольнении. Документы, которые сотрудник заполняет до приема на работу (личный листок и автобиография), должны располагаться в начале дела; затем — копии документов об образовании, направления на работу, характеристики, рекомендательные письма и т.

п. И только после них — по хронологии дат — должны располагаться документы, отражающие вопросы приема, внутреннего перемещения (перевода) и увольнения сотрудника (его личное заявление, копии или экземпляры приказов и т.

п.). Особое внимание необходимо обращать на соответствие внутренней описи документов личного дела, составленной работником кадровой службы, фактическому содержанию дела.

Обязательным условием приема документов на архивное хранение является наличие личных карточек работников.

Ведь если в делопроизводстве кадровой службы предприятия личные дела не велись, личные карточки являются единственным видом документов, где фиксируются личные данные о сотрудниках. Кроме того, если личные карточки заполнялись правильно, они могут быть очень удобным справочным материалом для поиска необходимых данных при выполнении запросов граждан и организаций.

Личные карточки формируются по годам увольнений сотрудников (как и личные дела), систематизируются по алфавиту фамилий, имен и отчеств сотрудников; при необходимости — внутри конкретных годов делятся на тома. При наличии нескольких личных карточек, заведенных на одного и того же работника, архивы обычно требуют формирования в дело всех имеющихся карточек.

Лицевые счета по заработной плате уникальны тем, что только в них содержатся сведения о размерах заработной платы и прочих выплатах. В случае отсутствия на предприятии лицевых счетов на архивное хранение вместо них могут быть приняты расчетно-платежные ведомости или налоговые карточки. В кадровой службе предприятия могут храниться невостребованные трудовые книжки и другие личные документы: дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства, которые в свое время по разным причинам не получили уволенные сотрудники.

В соответствии со ст. 664 Перечня данные документы подлежат хранению в срок «до востребования», а невостребованные — 75 лет. На основании этой статьи Перечня все невостребованные трудовые книжки должны быть переданы на архивное хранение. После проведения процедуры ликвидации компании в составе документов, которые необходимо передать в архив, остались невостребованные подлинники личных документов работников.

Есть ли какие-либо особенности в их подготовке для передачи в архив?

Невостребованные подлинные личные документы не должны подвергаться традиционному переплету, т.

е. нитками в четыре прокола. Они формируются в картонные папки с завязками. Обычно не рекомендуется использовать папки с покрытием из очень темного материала или материала, на который трудно поставить архивные штампы и оформить обложку.

На каждое дело (том) необходимо составить внутреннюю опись. Процедура 3. Составление описей и научно-справочного аппарата к ним.

По результатам экспертизы ценности и упорядочения документов составляются:• описи дел постоянного хранения;• описи дел по личному составу временного (75 лет) хранения;• описи дел временного (до 10 лет) хранения. В зависимости от объема, состава документов, сроков их хранения, а также в целях облегчения поиска необходимых сведений, могут составляться отдельные описи на дела по личному составу. Например, могут создаваться отдельные описи на дела по личному составу:• приказы;• личные дела уволенных работников;• личные карточки уволенных работников.

Совет При оформлении дел к передаче в архив обратитесь за консультацией к специалистам того архивного учреждения, в которое будете сдавать документы Обратите внимание: необходимые рекомендации относительно особенностей составления заголовков дел, оформления описи и другие следует получить у специалистов архива, в который будут поступать документы, так как в Основных правилах учтено далеко не все. Описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу временного хранения (75 лет), описи дел временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, представляются на утверждение и согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архива, а затем утверждаются конкурсным управляющим или председателем ликвидационной комиссии.

Далее дела связываются в связки или формируются в архивные коробки — в зависимости от того, какие требования будут на этот счет у принимающей стороны. ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ Ликвидируемые негосударственные организации передают свои документы на государственное (муниципальное) хранение по договору.

В таком договоре закрепляются обязательства сторон, состав передаваемых документов, порядок и сроки передачи документов на хранение и др. Прием-передача документов на хранение проводится сотрудниками государственного (муниципального) архива и представителем ликвидируемой организации. В процессе такой передачи проверяется наличие дел, указанных в описях.

Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, в котором фиксируется количество, техническое состояние передаваемых дел, отмечается отсутствие дел (приложение 1). Такой акт составляется в двух экземплярах и утверждается руководителем архивного учреждения и председателем ликвидационной комиссии (конкурсным управляющим).

Один экземпляр описей и один экземпляр акта приема-передачи документов на хранение в государственный (муниципальный) архив передаются председателю ликвидационной комиссии или конкурсному управляющему.

УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ЛИКВИДИРУЕМОЙ ОРГАНИЗАЦИИ Еще раз напомним, что, прежде чем приступить к уничтожению документов, сначала необходимо обработать дела, составить, утвердить и согласовать описи дел по личному составу. Только после этого можно переходить к уничтожению документов. Документы ликвидируемой организации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются в общем порядке, установленном в пп.

2.4.1-2.4.7 Основных правил. На эти документы составляется акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению приложение 2). Обратите внимание! По общему правилу нельзя уничтожать документы, срок хранения которых к моменту ликвидации организации еще не истек Что касается документов с неистекшими сроками хранения, то, если они не представляют какой-либо ценности для налоговых, правоохранительных, судебных и других органов, их уничтожение в принципе возможно.

При этом следует учитывать, что уничтожение документов с неистекшими сроками временного хранения проводится только по решению соответствующего органа исполнительной власти субъекта РФ или муниципального образования и оформляется актом с приложением описи уничтожаемых документов.

Дела, подлежащие уничтожению, после утверждения и согласования описей дел с архивным органом передаются на переработку (утилизацию) в специальные пункты вторсырья с оформлением приемо-сдаточной накладной, в которой указаны дата и вес бумажной макулатуры. Кстати сказать О договорах с архивными учреждениями Архивные учреждения осуществляют работу, в т. ч. по комплектованию государственных архивов документами, экспертизе их ценности, контролю за организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий, независимо от их организационно-правовой формы.

Например, государственные и муниципальные архивы оказывают организациям методическую и практическую помощь в подготовке документов к передаче на государственное хранение, которая состоит в следующем:• ознакомление с состоянием документов;• проверка правильности формирования дел;• помощь в оформлении и систематизации дел;• составление описей дел;• консультирование исполнителей по подготовке дел к передаче на государственное хранение, о порядке рассмотрения и утверждения описи на ЭПК.

При проведении работ по приему дел, в т.

ч. документов по личному составу, на государственное хранение, архивные учреждения выполняют следующую техническую работу:• сопоставляют заголовки, архивные шифры, крайние даты документов в описях и на обложках дел;• оформляют передачу дел на государственное хранение по установленной форме;• размещают дела на стеллажах;• делают отметки о размещении дел в топографических указателях. Также архивные учреждения проводят экспертизу ценности документов и оказывают помощь в составлении актов об уничтожении дел, не подлежащих хранению. Все эти работы архивные учреждения проводят на возмездной основе в соответствии с заключенными с организациями договорами.

В настоящее время продолжают действовать:1. Примерный договор между учреждением государственной архивной службы РСФСР и организацией, предприятием о взаимоотношениях и сотрудничестве в области архивного дела и делопроизводства (письмо Роскомархива от 6.12.1991 № 4/1003).2.

Рекомендованная форма договора о передаче документов на хранение в государственный архив (одобрена решением ЦЭПК при Росархиве, протокол от 15.03.1995 № 1). Формы этих договоров см. на сайте HR-Portal. Каждый государственный или муниципальный архив использует при этом свои формы для заключения соответствующих договоров.

Например, это может быть договор на оказание услуг с архивным учреждением (приложение 3). Что касается цены на такие услуги, то она договорная и рассчитывается архивным учреждением в зависимости от объема работы. Порядок определения платы за оказание услуг (выполнение работ), относящихся к основным видам деятельности федерального бюджетного учреждения, подведомственного Росархиву, для граждан и юридических лиц утвержден приказом Росархива от 30.08.2010 № 65-А.